Хаос возникает, когда многое идет не по плану. Если внеплановых ситуаций немного и они случаются редко, мы можем с ними справиться. Но если их много и они постоянны, то мы живем и работаем в состоянии стресса, часто чувствуя себя как взмыленная лошадь.
Причины хаоса можно разделить на внешние и внутренние. Первые – связаны с окружением, а вторые – с личным мастерством, в том числе с плохо поставленным творческим конвейером. На внешние факторы мы почти не можем повлиять и тогда большинство к ним пытается адаптироваться. Однако, принимая активную позицию, мы можем обращаться в места, откуда исходят внешние для нас проблемы, и помогать коллегам, подчиненным и даже руководителям наладить правильную работу.
По сути, именно об этом наша основная программа, которая начинается с курса «Рациональная работа». Такое смелое поведение — это деятельность настоящего директора по развитию, который может инициировать системные изменения даже на уровне руководства компании. В рамках нулевого семестра речь идет о внутренних причинах хаоса, связанных с плохой организацией личного творческого конвейера. В этом посте я хочу описать часть этого процесса, которая поможет быстро справиться с большинством проявлений хаоса.
Представьте себе рабочий день (аналогично можно рассматривать личные проекты и жизнь в целом). Если все идет по плану, вы выполняете заранее запланированные задачи. У каждого человека и коллектива есть своя ритмичность и плановость, связанные с оперативками, обедом, встречами и т.д.
Однако часто в течение дня возникают незапланированные ситуации. Обычно человек, следуя своей интуиции, стремится взяться за новое. Ученые утверждают, что новая информация для любого животного более приоритетна при прочих равных условиях, поскольку предыдущая информация не привела к проблемам, а вот с новой все еще неясно. У некоторых людей, особенно у молодых руководителей, которые часто получают команды сверху, такое поведение проявляется в гипертрофированной форме.
Важно заметить такое поведение и выработать новую привычку, в том числе использовать практики творческого конвейера. Когда вы получаете новую задачу или информацию для принятия решения, постарайтесь не спешить с действиями. Определите задачу по одной из следующих категорий:
-
Это задача, которую можно выполнить быстро (в течение 2-5 минут), и у вас есть время на ее выполнение. В этом случае просто выполните ее сразу, не записывая. Это срочная задача, которую даже не надо записывать.
-
Это задача, которая должна быть выполнена сегодня или на этой неделе (до плановой сессии стратегирования). Запишите ее в план работ на неделю. Я обычно веду этот план в трекере Focus To-Do и стараюсь не заходить в Coda в течение недели, где у меня проходит сессия стратегирования (планирования) со списком задач по проектам. В Coda стоит заходить только на сессии стратегирования или когда разбираю заметки среди недели. Это срочная задача, которую необходимо записать в план работ на эту неделю.
-
Это не срочная задача, которую можно отложить до сессии стратегирования. Запишите ее в мимолетные заметки для дальнейшего разбора на сессии стратегирования, в рамках которой вы сформируете список задач на ближайшую неделю. А пока продолжайте выполнять свой план работ на день. Например, я в рамках практики стратегирования составляю список задач на неделю в coda, а потом в рамках практики планирования формирую план работ и бюджет времени на ближайшую неделю и каждый день недели.
В итоге в течение дня необходимо следить за возникающими обстоятельствами и своими мыслями, которые возникают вне плановых работ. И если это внеплановое не является срочной задачей (работой), то все запишите свои мысли по этому поводу в исчезающие заметки, которые потом обязательно необходимо разобрать во время сессии стратегирования.
В процессе разбора обратите внимание, что мысли в исчезающих заметках могут быть: инсайтами по общему кругозору, идеями по работе, задачами или просто какой временной информацией. Разбирая исчезающие заметки вы далее переносите и обогащаете свои первоначальные мысли в другие экзокортексы и у вас появляются другие рабочие продукты.
Таким образом, если сюрпризов в течение дня довольно много, то это может означать:
• вы плохо стратегируете, планируете и в целом, плохо поставлен творческий конвейер;
• вы неправильно работаете с внеплановыми задачами в течение дня, и для этого написан данный пост;
• в вашей компании плохо организованы практика стратегирования и планирования или существует непродуктивная корпоративная культура, и здесь либо увольняться (хотя везде примерно одно и то же), либо становиться директором по развитию.
Но если мои рекомендации не работают или их можно улучшить, пожалуйста, дайте мне знать.