Бывают ситуации, когда нужно сделать сложную работу: прочитать большой объём информации перед экзаменом, подготовить отчет, провести аналитический анализ и т.д. И как только мозг понимает, какая сложная задача ему предстоит, он сразу же начинает отвлекать своего хозяина разными делами: срочно надо погладить или покормить кота, удалить ненужные фото, убраться на рабочем столе, ответить на сообщение и т.д. А потом оказывается, что откладывать больше некуда, ведь кот не сделает нужную работу. Тогда приходиться включать турбо режим и поскорее выполнять важные задачи. А ведь можно было обойтись без такого напряжения и вовремя лечь спать.
Почему мозг так себя ведёт и как его переучить, мы расскажем ниже.
Не бывает сложных задач, бывают плохо сформулированные
Всё дело в том, что мозг достаточно ленив и любит находиться в режиме энергосбережения. А на интеллектуальную работу приходится тратить много ресурсов, особенно, если она выглядит сложной, и вообще непонятно, как её выполнять. Поэтому наша задача – обвести мозг вокруг пальца, чтобы он решил, что работа предстоит пустяковая и много сил тратить не придется.
С чего начать:
- Разбиваем большой объём работы на кусочки: вместо того, чтобы читать за один вечер книгу целиком, ставим себе задачу читать по несколько глав в день;
- Обязательно ставим галочку и вычеркиваем из списка задач прочитанную главу — вот это мозгу очень нравится. Когда он понимает, что сделал дело, то он-мы получаем положительные эмоции и вот этими положительными эмоциями продолжаем его радовать дальше;
- Четко и кратко формулируем цель. Например: сделать годовой отчет по производству с расчетами и макетом;
- Затем разбиваем цель на простые и понятные задачи, которые можно выполнить за один подход. Описываем порядок действий от и до: найти информацию, созвониться с исполнителем, приобрести необходимые материалы и т.д. Желательно указывать примерное время, которое потребуется для каждого действия;
- Поэтапно выполняем и вычеркиваем сделанное;
- Если в процессе появляются новые задачи, то тоже вносим их в список и выделяем на них время;
- Не стремимся выполнить максимум задач за день. Ресурс нашего мозга ограничен, и за день он может качественно выполнить всего 3-5 задач. Поэтому, если предстоит большой объём работы, лучше разбить задачи по дням.
Если мозг чётко понимает, как делать предстоящее действие, он не сильно против него возражает.
Выработать в себе полезную привычку всё записывать в виде задач можно специальной практикой планирования. Это поможет заранее знать, что предстоит делать и что когда сдавать. Пошаговый план действий с дедлайнами облегчает мозгу жизнь.
Плюсы планирования предстоящей работы
“Правильное планирование повышает желание выполнять работу и увеличивает вероятность создания успешной системы.“
Из курса Школы Системного Менеджмента
Осознание того, что все текущие и будущие дела находятся под контролем, помогает чувствовать себя спокойнее и увереннее.
Начать стоит с планирования дня и распределения времени для работы, отдыха, личных дел. Личные задачи можно записывать отдельно от рабочих, но лучше все-таки видеть план целиком, чтобы понимать сколько свободного времени остается. Можно выделять ячейки или строки разными цветами, чтобы видеть сколько времени займут личные и рабочие дела.
Много полезного можно почерпнуть из книги “Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса” Дэвида Аллена
Для выполнения любой задачи требуется оценить затраты на нее времени и ресурсов. Сколько времени у вас обычно уходит на такие же или подобные задачи? Когда вы наиболее продуктивны? Когда вы можете выделить время, чтобы вас ничего не отвлекало?
Сложные и интеллектуально затратные дела лучше планировать на первую половину дня, пока у мозга ещё достаточно сил и энергии.
Чтобы облегчить мозгу задачу, желательно убедиться, что вы обладаете всеми необходимыми для выполнения данной задачи ресурсами. И здесь речь идет не только о физическом здоровье или времени. Ресурсы также включают в себя:
- Финансы;
- Физическое или эмоциональное состояние;
- Квалификацию и уровень знаний в конкретной области;
- Технологии и инструменты для работы;
- Другое (необходимая информация, исполнители и т.д.).
Чтобы освободить свой мозг от лишней информации и ничего не забыть, можно “выгружать” задачи на внешний носитель. Дела на каждый день можно записывать на обычный листок бумаги и вешать на видное место, а проекты на неделю, месяц или год вносить в бумажный или электронный планер.
Вот еще некоторые рекомендации по планированию:
-
Начинайте вырабатывать привычку планировать сначала на неделю и постепенно увеличивайте срок;
-
Отдельно выделяйте цветом ячейки, в которых запланированы встречи с другими людьми, которых вы не можете подвести;
-
На свой приоритетный проект можно не выделять специальные ячейки в календаре, а заниматься им в любое свободное время;
-
Не старайтесь забить все пространство календаря задачами — он должен “дышать”;
-
Каждое утро ставьте новые задачи и вечером вычеркивайте сделанное;
-
Во время планирования дня часы, отведенные на активную работу, можно разбить на несколько частей, чтобы не перегружать мозг и давать ему передышку;
Когда начинаете заниматься работой, то лучше отключить все гаджеты и оповещения, чтобы не отвлекаться.
Планирование значительно упрощает жизнь, потому что помогает договориться с мозгом.
И это только лишь одна из многочисленных практик, у каждой из которых есть свои принципы, способы и закономерности. Этим практикам обучают в Школе системного менеджмента, где теоретические знания сразу же применяют в жизни и в работе, чтобы затраченное на обучение время принесло плоды как можно быстрее.