(текст ниже - мое мышление письмом, показывающее внутренний ход мыслей, поэтому где-то могут быть повторения и шероховатости повествования)
Вчера у меня случился ступор с заданиями по отслеживанию скрытой работы. Отчасти это произошло, потому что я столкнулся с необходимостью как-то изменить привычный режим работы с таск-трекером, а это непростая и болезненная для меня тема, потому что за годы неудачных попыток и экспериментов с разными подходами я кое-как нашел устраивающий меня вариант, и менять его было уже просто страшно.
Сегодня я решил снова попробовать подступиться к этому заданию, но уже с другим настроем и с использованием мышления письмом для заземления.
План был следующий:
- первым делом заземлить описание, чтобы понять, какие изменения в физическом мире должны произойти от выполнения
- на основе этого заземления выбрать/создать метод для выполнения, который не ломал мы мой существующий подход, но помогал бы достичь нужных изменений
- спланировать работу, которую я буду вести по этому методу
- оформить первую версию описания всего этого хотя бы в каком-то черновом виде и отправить на проверку
Итак, сначала заземляемся по схеме:
Обеспечьте безопасность общения: признавать реальность должно быть безопасно для вас и окружающих**. Это предварительное условие, без которого заземление невозможно. Проверьте, что люди, с которыми вы общаетесь, понимают само наличие проблемы, и не пытаются уклониться от её обсуждения.
Как раз принял для себя решение, что сейчас не буду сразу вносить ломающих изменений, которые сломают работающий для меня подход.
Опишите, что (какие объекты) должно измениться в физическом мире после того, как задача будет реализована. Явно пропишите: с точки зрения какой роли вы будете смотреть на ситуацию. Альтернативно: опишите, что вас смущает, что у вас “дребезжит”, то есть, распишите нынешнюю ситуацию/контекст с выбранной точки зрения/viewpoint.
Первый объект здесь я сам. У меня должны измениться навыки планирования и управления нагрузкой (должно появиться новое мастерство в виде физических изменений в мозгу).
Второй объект - мой экзокортекс (как набор из разного софта на разных физических машинах, которыми я пользуюсь через свой ноутбук). В нем должны появиться какие-то новые данные/инструменты/еще что-то, что поможет мне с реализацией новых навыков.
Но именно системы, над которыми я работаю, сейчас изменяться никак не должны. Они явно за пределами контекста этого задания.
- Выделите в описании агентов, которые будут теперь действовать иначе. Назовите эти иные действия. Назовите результаты этих действий: какие объекты изменят состояния (с точки зрения выбранной роли), назовите создаваемые артефакты. Проверьте, назвали ли вы все объекты из пункта 1?
Агент здесь снова я сам.
В роли исполнителя работ я должен перестать хвататься за работу без плана.
В роли операционного менеджера я должен начать проводить сессии планирования в начале дня и анализ плана в конце дня, чтобы управлять нагрузкой и работать над самыми важными задачами.
- Распишите, каким образом/способом/методом вы будете проверять, что в физическом мире произошли нужные вам изменения. Какие замеры вы будете делать, чтобы увидеть, что изменения реальны, что вы будете измерять?
У меня должны появиться запланированные ритуалы утром/вечером. Я смогу раз в неделю проверять, какой баланс у меня был по скрытым/плановым/лишним/непредвиденным работам, которые я буду фиксировать в своем экзокортексе.
- При каких условиях результат возможно получить? А при каких невозможно?
Необходимые условия:
- настроенный экзокортекс
- дисциплинированное поведение
- достаточный уровень мотивации, чтобы поддерживать эту дисциплину
- Какие сигналы могут вам указать заранее на то, что делается что-то не то?
Тот самый дребезг, который я буду ощущать при работе по новому методу
Описание существующих инструментов и подходов
- В обсидиане есть задачи (плагин obsidian-tasks), которые раскиданы по разного рода проектам-заметкам.
- Проекты бывают как действительно проектами со сроками окончания и ожидаемым результатом, так и просто объединяющей заметкой типо “процессы команды” или “пипл-менеджмент”, где лежат повторяющиеся задачи, которые просто надо делать регулярно.
- У каждой задачи можно выставить приоритет
- Часть задач имеет установленную точную дату выполнения (например, задачи на контроль выполнения какой-то делегированной работы или просто привязанные к дате), часть задач имеет дедлайн выполнения, часть просто лежит в очереди, отсортированной по приоритету.
- Зная, что до очереди я часто вообще не дохожу, я часто использую workaround, присваивая задачам псевдо-точные даты и дедлайны, чтобы все же хоть когда -то их сделать.
- также в обсидиане есть ежедневные заметки, в которых по шаблону подтягиваются из всех проектов задачи, запланированные на день (с дедлайном или точной датой в этот день)
- В jira лежат описания рабочих проектов и задачи по ним (в основном на написание кода и другую инженерную работу), у задач есть приоритеты, задачи обычно добавляются в 2-недельный спринт для выполнения (это я пока поменять не могу)
- В календаре лежат запланированные на день встречи и слоты под утренние сессии резидентуры
- Есть еще отложенные сообщения в слаке, но я стараюсь использовать их только в спешке, чтобы не забыть вернуться, а потом разбирать и переносить в какой-то из трех инструментов выше
И так у меня есть несколько экзокортексов, описывающих некий план работ: личные, инвестиционные и менеджерские задачи в обсидиане, инженерные задачи в jira, встречи и тайм-слоты в календаре.
Кроме того, теперь добавился 4-й инструмент экзокортекса - гугл-таблица с хронометражем времени.
Как мне изменить метод работы, чтобы добиться нужных изменений
Как уже писал, я боюсь сильно менять существующий подход, поэтому решил достроить элементы метода поверх уже существующих.
Планирование утром
Я планирую каждое утро до начала работы (включая учебные сессии) проводить сессию планирования, на которой буду смотреть на 3 источника: список задач в obsidian, список задач в jira, встречи и таймслоты в календаре:
- Сперва буду проходить по календарю и отменять все встречи, на которых мое присутствие необязательно/совсем не нужно.
- Затем вычислю доступное рабочее время, свободное от встреч. К каждому времени встречи прибавлю дополнительные 10 минут для перерыва.
- Затем посмотрю в свой список задач на спринт в джире, на задачи с датой на сегодня и на общий список задач с приоритетом в obsidian. Выберу из этого списка несколько задач с наивысшим приоритетом, оценю примерно требуемое время и запланирую на день - выделю слот в календаре.
- Оставлю как минимум 20% капасити (потом подберу нужный буфер эмпирически), осознавая что стихийные и скрытые работы обязательно появятся
- если пойму, что есть очень важные задачи, которые сегодня надо бы сделать, но нет капасити, еще раз подумаю, можно ли убрать или перенести какие-то встречи
Что надо сделать, чтобы сессии планирования работали:
- отказаться от workaround с добавлением ложных дедлайнов/точных дат в обсидиане для задач
- заземлять описание задач: для каждой задачи должен быть понятен метод и хотя бы примерная оценка
- это заземление - тоже отдельная работа, которую надо планировать, но я пока не решил, когда и в каком виде
- определиться с приоритетом для разных источников задач: здесь я пока планирую считать, что задачи в джире начинают иметь больший вес ближе к концу спринта (чтобы точно успеть их выполнить), т.к. обычно я планирую на себя лишь самую необходимую инженерную работу, которую мне точно надо сделать за этот спринт (если уже добавил в спринт, значит делегировать сейчас некому и решение уже принято) либо планирую на себя задачи развития, которые тоже очень желательно не откладывать (например, написать код в новом сервисе, чтобы иметь возможность заземляться при описании задач и оценке работы команды).
В течение дня
Буду стараться следовать плану в календаре.
Если что-то пойдет не по плану (стихийные, непредвиденные, скрытые работы), то буду вносить их в план.
Вечерний анализ
В конце рабочего дня (по слоту в календаре) буду проводить анализ дня: смотреть, сколько плановых задач выполнено, насколько точен был план, сколько было скрытой работы, сколько появилось стихийных и непредвиденных задач.
Краткий итог буду вносить в таблицу хронометража в гугл-таблицах, поскольку они уже пошарены наставникам и их будет удобно обсуждать.
Что сделано уже сейчас
Сейчас я уже добавил себе тайм-слоты в календарь под утренние сессии планирования и вечерний анализ