Как лидеру увеличить эффективность команды с помощью
системного подхода
В процессе масштабирования своего дела или производства огромную роль играет командная работа. И тогда встаёт важный вопрос: как найти и объединить людей, которые будут не только качественно выполнять свою работу, но и взаимодействовать с другими участниками команды. Только при слаженной работе и благоприятной атмосфере формируется единый рабочий механизм, который будет создавать продукты или услуги высшего класса.
Задача лидера состоит в том, чтобы обеспечить бесперебойный процесс работы. Он следит за тем, чтобы каждый сотрудник выполнял свою роль, был собранным и внимательным; помогает сотрудникам самосовершенствоваться и соблюдать корпоративную культуру. В результате, команда и компания постоянно растут и развиваются, а это главное условие для успешной бизнес-модели.
Люди организованы, когда ясны их полномочия по распоряжению трудом и капиталом в достижении какой-то цели (создании и развитии какой-то системы).
Из курса ШСМ
Если в коллективе не налажены организационные моменты и нет четкого регламента работы, каждый будет работать, как ему вздумается, что впоследствии снизит качество рабочих продуктов. Поэтому от работы лидера зависит успех всей системы. Если лидер знает и применяет системный подход в организации работы коллектива, то на выходе он получит успешное производство.
Уровни сложности лидерства
Сложность работы лидера зависит от количества людей, которые задействованы в рабочем процессе. Чем лучше организована их работа, тем качественнее результаты и наоборот. Поэтому работу лидера нельзя недооценивать.
Всего существует 3 уровня сложности лидерства:
1 - Личный уровень;
2 - Уровень организации;
3 - Уровень сообщества.
Личный уровень состоит из выстраивания работы с самим собой и убеждением себя заниматься полезным делом, вместо пустого времяпрепровождения. Здесь не требуется сближения с коллективом, работа выстраивается по стандартным правилам и графику.
Уровень организации более популярен среди современных людей и заключается в объединении нескольких лиц в группу или небольшой коллектив для выполнения определенной задачи. Основная задача лидера на этом уровне состоит в правильном распределении рабочих позиций между людьми, чтобы они выполняли свою работу эффективно, активно сотрудничая друг с другом. Важно донести до каждого человека, что они работают для достижения одного результата, поэтому было бы неплохо наладить сотрудничество и избегать личных эмоций, пытаясь конкурировать между собой.
Уровень сообщества немного сложнее, так как сотрудникам приходится выполнять не совсем свои рабочие роли. Например, стать на время клиентом собственной рабочей организации, чтобы проверить, как работает отдел продаж, сфера услуг и т.д… Это поможет выявить недочеты в рабочей цепочке. Лидеру нужно не просто донести до людей необходимость такого решения, но и суметь подготовить их.
“Хорошее управление состоит в том, чтобы показывать средним людям, как сделать работу превосходных людей” Джон Рокфеллер
Лидер или оргпроектировщик необходим, когда в коллективе работают несколько человек, особенно если компания развивается и масштабируется. И чем больше людей работает над одним конечным продуктом, тем внимательнее к ним нужно быть и вовремя корректировать их работу. Ведь у каждого человека есть своё виденье и понимание определенной задачи. Даже если руководитель дал определенное задание, все могут понять его по-разному, и сделать так, как они это видят и понимают. Лидеру желательно знать, как избежать такой ситуации, поэтому ниже мы расскажем об этих способах.
Способы донесения информации до коллектива
Если в процессе приготовления праздничного торта кулинар решит добавить растительное масло вместо сливочного, то вряд ли получится вкусное угощение. А всё потому, что он невнимательно прочитал рецепт и не понял, какое масло надо использовать. Вот и результат получился не совсем тот, который нужен.
В крупных коллективах, дела могут обстоять почти так же: если кто-то не так поймет свою задачу и выполнит работу не совсем верно, то нарушится цепочка рабочего процесса и в результате могут сильно сдвинуться сроки или пострадать качество продукта или услуги.
Чтобы у сотрудников появилась коллективная собранность и одинаковое понимание процесса, лидеру требуется создать атмосферу или организационную культуру, которая поможет каждому сотруднику четко понять, что от него требуется. Для этого создаётся документированное публичное описание каждого этапа работы для конкретной должности. Формат может быть любым: текст, аудио, видео, слайды, презентации, чек-лист. Главное, чтобы с ним удобно было ознакомиться. Так каждый сотрудник сможет не только видеть свои задачи, но и задачи других, чтобы понимать, как построена цепочка и как важно её не нарушать.
Например, если шеф-повар знает, что в конце недели ему должны предоставить отчёт о покупке необходимых продуктов, но по каким-то причинам этого не произошло, он начнёт бить тревогу уже в этот день. Ведь он понимает, что без этих отчётов он не сможет вовремя заказать продукты, а значит процесс работы даст сбой. Работа лидера как раз и заключается в том, чтобы смоделировать такую оргкультуру, которая разложит по полочкам процесс работы каждого сотрудника. В итоге должна получиться бесперебойная система, которую сложно будет кому-то нарушить.
Как это сделать:
Выделить основные задачи, которые регулярно выполняют сотрудники, в письменном виде:
Определить самый эффективный способ решения этих задач;
Зафиксировать его в публичном документе;
Поставить в известность сотрудников и обязать пользоваться им в процессе работы;
Контролировать новый процесс работы, чтобы отслеживать результат.
Без подробного документирования не получится проанализировать и внедрить новую рабочую практику. Поэтому, изначально лидеру надо обдумать все возможные нестыковки в рабочем процессе, их причины, а потом записать, как это можно исправить.
**
Качественная корпоративная культура или набор правил для сотрудников сам по себе не принесет результата, пока не будет выстроена грамотная организация рабочего процесса.
В системном подходе каждый сотрудник:
Имеет свои определенные полномочия;
Знает свою структуру подчинения;
Владеет информацией о необходимых ресурсах;
Умеет собираться и изучать новую информацию в короткие сроки;
Развивается и думает об успехе команды.
Сотрудничество в коллективе не сводится к тому, чтобы в обеденный перерыв дружно пить чай и весело беседовать. Эффективная коллективная работа будет выстроена тогда, когда все сотрудники сообща решают возникающие трудности и ищут выходы из сложных ситуаций. Работу коллектива можно назвать успешной, если сотрудники могут работать даже без присутствия и надзора лидера. Когда все четко знают и выполняют свои задачи и следят за работой других.
Невозможно стать лидером за один день и узнать все практики, которыми владеет успешный оргпроектировщик. В практиках лидерства есть много особенностей и подводных камней, поэтому лидерству тоже надо учиться. Можно читать книги, смотреть видео, а можно прийти в Школу системного менеджмента, где искусству лидерства посвящен целый курс. Грамотная работа лидера поможет создавать крупные и серьезные проекты, которые принесут пользу многим людям.