Определите, что из реально выполняемых работ можно:
- Не делать?
- Делегировать?
- Ускорить их выполнение (автоматизировать, сделать иначе)?
Не делать нужно объемную работу, связанную с личным общением с персоналом. Например, заменить личные встречи на звонки. Не все конечно ответят, т.к. работают на производстве, за станками, но с личным общением дела обстоят не лучше. Делегирую переговоры с руководителями цехов менеджерам другого отдела. К моему сожалению не все берутся за это, т.ч. делегировать полностью эту задачу пока не могу. Автоматизировать нужно работу с экспортом/обновлением информации с портала и сетевых дисков: списки, таблицы. Так ускорится и обработка. Для этого придется инвестировать несколько часов в поиск и просмотр видеоинструкций.
Посмотрите на свой список проектов. Есть ли среди них те, которые сейчас неактуальны и только отъедают время? Можем ли их:
- Убрать
- Отложить
- Ускорить завершение?
Как убрать рабочие проекты не знаю. Они и так часто меняются по инициативе руководства. Задаются ими же. Откладываю новые личные проекты, по крайней мере до тех пор, пока не посчитаю примерные затраты. Ускорить завершение можно "досугового" проекта - пройти 3 часть "Ведьмака" и успокоиться (прошел и успокоился на время, высвободил время)
Ожидаемое время выполнения задач на день / неделю не должно сильно превышать вашу среднюю дневную / недельную продуктивную мощность.
Превышения случаются редко. Причем, без понимания скрытых задач, в первую очередь жертвую инвестиционной мощностью. Я же не могу пожертвовать чем-то, на что не могу непосредственно навести внимание. И получается, что коллегам помогаю, а себе нет. Теперь лучше понимаю, почему начинать день нужно с инвестирования. Что бы ни случилось в течение дня, какая бы срочная задача не возникла, я уже посвятил время новому мастерству.
Попробуйте пожить по-новому и оцените результаты.
Стал записывать задачи перед их выполнением. Отметил, что много задач из операционки перешли в разряд планирования.