Для расчета затрачиваемое время распределено с учетом подхода полезности и цели выполняемых задач:
• ТО организма (сон, еда, личная гигиена);
• досуг и быт,
• продуктивное время (в работе задачи, направленнные на развитие навыков, обучение, административную работу, оперативная (текущие задачи), плановые задачи),
• лишние (бесполезные встречи (не влияют на работу подразделения), обсуждения вне запланированных задач, неактуальных на данный момент, решение задач, которые можно было делегировать)
• скрытые работы (неучтенные, незапланированные работы).
Для учета времени подготовила шаблон (таблицу в excel) для расчета рабочей мощности.
Так как уже начался процесс по обучению в СШМ, то сначала перестроила свое расписание: выделила время на обучение: время на изучение материалов, подготовку домашних заданий и обсуждение в рабочем чате практики применения изученных тем. Выделила на это в среднем 2, 5 часа в день. Посмотрела, какие проекты сейчас в работе. К началу обучения успели завершить несколько проектов. Сейчас в работе 3 проекта, что вполне нормально для полноценной организации работы. Предупредила членов своей команды об изменении в коммуникации (общение по вопросам в отведенные интервалы времени (оперативные встречи), делегировала им ответы на поступающие вопросы от коллег в рамках их компетенций (раньше могла сама отвечать), выделила специальное время в конце дня на пересмотр задач и их переприоритизацию с учетом меняющейся ситуации и поступающей информации от коллег из других подразделений. Не ставлю сейчас в план на день больше 2 задач, чтобы не копить незавершенку.
На примере двух дней посмотрела распределение текущих дел во времени, укрупненно выделила блоки задач для удобства ведения учета времени.
Недельный аудит времени показал, что на минимальное техническое обслуживание организма (сон 7 часов, гигиена утренняя и вечерняя (35-40 минут), еда (3 часа, перерывы технические в работе 30 мин (туалет, чай)) составляют примерно 11 часов (46%) от общего количества часов в сутки.
“Досуговая мощность” (досуг и быт) составляет чуть больше 5 часов в день. Учитывая мой характер работы (почти все процессы проходят за компьютером, недостаток движения), то большую часть времени досуга сейчас отвожу укреплению здоровья (финтес-тренировки, тренажерный зал, акваэробика, обучение плаванию, велосипедные прогулки). На это ежедневно уходит 2 - 2,5 часа, на быт - по сути время отдается по остаточному принципу (магазины - много времени не трачу, не люблю шопинги, уборка, домашние дела). С бытовыми делами получается время минимизировать, маленьких детей уже нет. Вместо походов в магазин использую сервисы по доставке, заказ товаров через интернет-магазины (проще и быстрее что-то выбрать). Небольшая часть досуга отводится личным увлечениям (руководелие), в среднем до часа в течение рабочей недели, на выходные добавляю 1- 2 часа. Больше, к сожалению, не получается. А хотелось бы!
К инвестиционному времени сейчас у меня относится обучение в школе СШМ. На это сейчас выделяется ежедневно, включая выходные дни, в среднем по 2,5 часа. Пришлось отложить некоторые планы по другим направлениям (изучение языков программирования для автоматизации подготовки отчетов), на это сейчас просто не остается времени. Планирую в будущем к этой теме вернуться.
Т.к. пришлось быстро переорганизовать свое рабочее время в связи с обучением в ШСМ, то сразу проанализировала, какие дела нужно убрать из рабочего расписания, на которые ранее могла потратить время ( отвечать на вопросы в чате, на которые могли бы ответить и члены моей команды, откликнуться на просьбу коллеги созвониться по какому-то вопросу, хотя можно было бы вопрос решить в короткой переписке), то за последнюю неделю таких процессов в работе у себя не зафиксировала. Стала более жестко контролировать свое расписание.
Для оптимизации работы выделила для определенных блоков задач интервалы (утреннее время - для изучения материалов по обучению в СШМ и выполнению заданий), окна “хаоса” - два раза в день просмотр почты и чатов, чтобы потом не отвлекаться на них при решении плановых задач, время на текущий операционный контроль задач, выполняемых командой ( в среднем 1 час в день), плановые задачи (работу по приоритетным задачам). По итогам недели в среднем в день получилось примерно 5 часов. Трудность, правда, состоит в том, что иногда перелимичиваю время на обучение, и тогда появляется аврал по следующим задачам. Несколько раз пришлось урезать обеденное время до 30 минут. Один раз даже сократила время на тренировку, чтобы доделать домашнее задание. Пока трудновато все успевать (большой темп в обучении – 2 сессии в неделю).
В течение недели на основе данных в Outlook, фитнес-часов по сну и тренировкам зафиксировала, как распределялось время по задачам и процессам (см. таблицу ниже)
Итого по расчету рабочей можности:
рабочая мощность (продуктивное, инвестиционное время, быт и досуг) составили 54 % от суточного времени, ТО организма - 46 %. Большая часть рабочей мощности приходится на досуг и быт (42 %), на втором месте - продуктивная работа (39 %) и 19 % - на инвестиционное время. В обычное время на обучение и развитие я трачу меньше времени. Но в этот раз приходится гораздо больше тратить времени, требуется время на осмысление и подготовку домашних заданий, а также обсуждение практики применения в рабочем чате после обучения.
