Система управления временем, проектами и собой на декабрь 2021

Решил зафиксировать для истории текущий набор инструментов экзокортекса и то, как я к нему пришёл.

Сейчас использую:

— таск-менеджер для дел/задач и списков,

— Фокус-ту-ду для учёта инвестирования времени и ведения проектов,

— Обсидиан для мышления письмом,

— чеклист со списком привычек,

— календарь в телефоне для напоминаний о событиях.

Планирую завести отдельное приложение для слотов времени.

Главное изменение этого года, после которого система более-менее заработала, — начал использовать разные программы для работы с разными сущностями: задачами, проектами, постами, привычками, встречами. До этого интуитивно хотелось всё делать в одном, максимум — в двух, местах. Потом прочитал в книге Дорофеева, которую упоминал Анатолий Левенчук, что вся информация делится на проекты, задачи, встречи и справочную информацию. У каждого класса свои сценарии работы, поэтому совершенно нормально и даже желательно, когда для работы с каждым из них используется свой инструмент.

Получается, самый важный этап — внедрение хорошей ментальной модели («картины мира» в терминах Системного саморазвития). До этого модели в голове вообще не было, поэтому пытался что-то делать по наитию и как получится. Книга дала основу, которую я доработал под себя: расширил список объектов. Это и дало результат: когда в голове уложилась и заработала модель, мозг начал делить всю информацию на классы, стала очевидна необходимость использовать разные инструменты.

Следующее важное изменение — стал разделять задачи и практики и вести проекты в Фокус-ту-ду, а не в таск-менеджере. Понял, что в проектах главное — не задачи, а практики, то есть регулярное инвестирование времени. Поэтому за тем, чтобы проекты выполнялись, эффективнее следить с помощью таймера. Задачи лишь служат указателями на дороге и чекпойнтами на таймлайне. Но успех проекта в первую очередь складывается из вложенного времени (как мне кажется сегодня). Метафора: проект это сосуд, задачи — его стенки, а наполняется он временем. Проект состоит потраченного времени, а задачи придают ему форму. Следить нужно за вливанием времени, иначе сосуд будет пустым. (Речь про задачи как этапы выполнения проекта, а не те задачи, которые проект должен решать)

Поэтому таск-менеджер стал хранилищем списков и напоминалок, а список проектов и практик по ним живёт в Фокус-ту-ду. Да, у меня не настолько сложные проекты, чтобы ветвить их. Они чаще всего одномерные и состоят из большого количества однотипных задач. Например, когда я решил завести Цеттелькастен, то понял, что для сначала нужно научиться слепому набору на клавиатуре. Это типичный личный проект, для успеха в котором нужно просто регулярно тратить время на выполнение одной и той же практики. Так я и делал в течение месяца, пока «целевая система» не была построена.

Это всё касается личных проектов, над которыми работаю только я. Рабочие проекты, которые делаются в команде, живут в Асане, но и веду их не я, а работодатель.

Заметки пишу в Обсидиане, храню в облаке.

Ещё понял, что не нужно пытаться создать идеальную систему с нуля, чтобы потом пользоваться ей всю жизнь. Нужно менять инструменты и модели. Работающий экзокортекс можно построить только эволюционно.

Так, например, на днях завёл новый инструмент: чеклист привычек. Понял, что мне удобнее иметь перед глазами список ежедневно выполняемых практик в отрыве от проектов, частью которых они являются. Возможно, через месяц станет очевидно, что инструмент плохой и мне не подходит, тогда откажусь от него и буду тестировать другие модели.

Согласен с автором. Прихожу к мнению, что для разных сущностей, нужны разные инструменты. Сначала хотел все дела вести в одном инструменте, но фактически получается, что в разных. Календарь в outlook, список дел - todoist, задачи по работе - Trello.

Отличный пост, спасибо большое!
Супер, что уже удалось разделить практики и работы) чуть детальнее различие разбирается в главе 10 курса ССМ.
Но вы правы – выполнение практик в течение каких-то единиц физического времени (это и есть работы, которые измеряются в задачах) двигают проект. Нет выполнения практик – нет продвижения состояния систем обеспечения/создания.

Экзокортексы разные – это более чем ок) да, конечно, сущности разные, и потому разные инструменты могут с ними помочь лучше управиться. И да, эволюционная смена – тоже нормально) я сейчас меняю один Focus To-Do на связку из нескольких инструментов. Главным образом потому, что мне не хватает интеграций (не связывается с Zapier / Intergromat, календарем).
Инструменты рано или поздно захочется связать – как минимум моделлер проектов (например, Coda.io) и таск-трекер. И тут хорошо бы сразу выбирать те инструменты, которые интегрировать с другими можно – или с которых легко слезть / перейти на другие.
Например, с Focus To-Do мне достаточно легко слезть, тк основная информация по проектам (те же практики) у меня в Coda.io (моделлере). А задачи нарезать по практикам довольно быстро в любом таск-трекере.

Хочу добавить, на мой взгляд, очень важное. “Картину мира” не стоит держать в голове, иначе есть риск, что сам не знаешь, какая у тебя картина мира :). Поэтому описание актуального экзокортекса имеет смысл обновлять хотя бы пару раз в год.

Спасибо за дополнение! Не знал, что в книге есть про различие практик и работ. Приятно самому до чего-то дойти, а потом увидеть это в литературе, хоть и уходит больше времени на изобретение велосипедов))

Не знаю, дойду ли я когда-нибудь до проектов такой сложности, что потребуется Кода.ио (хотя хотелось бы, иначе зачем я здесь :slight_smile:, но буду иметь в виду.

Спасибо! Хорошее дополнение. Да, для описания актуальный картин мира и рефлексии есть Обсидиан, заметки оттуда иногда превращаются в публичные посты.