Как тратить всего 25 минут на подготовку к каждому дню и быть уверенным, что ничего не упустил? На этот вопрос отвечаю в это статье. Обзор дня весьма компактная процедура. Ежедневно я трачу всего от 20 минут до получаса на обзор. При этом каждый день мне достаточно пройти 4 шага, чтобы полностью подготовить себя к продуктивному дню. Вот эти 4 шага:
- Самолидерство
- Собранность на уровне день
- Обзор задач
- Планирование дня
- Контроль.
Когда я начал применять подход GTD Девида Алена из книги “Как привести дела в порядок” я быстро пришёл к выводу, что шести уровневая система Алена осталась без одного важного шага, или уровня. Этот уровень я назвал “Обзор дня”. С чего собственно начинается каждый наш новый день? У кого-то с кофе, у кого-то с пробежки, кто-то любит уединиться в комнате из кафеля, однако как я понял это всё лишь фон для важной процедуры, фон для практики - собрать свои мысли о дне предстоящем.
Не знаю как вышло, и почему Ален не описал этот уровень в книге, но мне пришлось самому для себя разработать подход, разработать алгоритм или чек-лист, которому я следую как минимум 5 дней в неделю, часто 6 дней, однако каюсь, иногда пропускаю. Но я думаю пропустить иногда день, это не страшно если сама система постоянно работает и обновляется.
В основе всего что будет описано ниже лежит несколько базовых подходов. Во-первых это [[GTD НЖД| GTD]] от Девида Алена, как он это описывает в своей книге «Как привести дела в порядок ». Во-вторых, это системный подход, которому обучает «Школа системного менеджмента». Однако сам подход, который я разрабатываю и использую, я бы не назвал калькой чего бы то не было. Каждый инструмент описываемый мной - результат адаптации, приземления общих подходов на специфику моей деятельности.
В качестве программы, в которой веду собственную базу знаний, а также использую как планировщик задач и моделлер я выбрал Obsidian. Почему выбрал именно её, читайте в других постах моего блога.
В этом посте я опишу как я обновляю свою систему ежедневно, для того, чтобы выгрузить из головы всё лишнее, и быть уверенным, что мой экзокортекс содержит актуальную на сегодняшний день информацию, о моих задачах, работах. Я не буду писать о стратегировании или планировании на уровне неделя или тем более месяц. В этой статье я рассматриваю именно день, именно ежедневную рутину по подготовке себя и своего экзокортекса к новому дню.
Какие плагины Obsidian использую
В рамках обзора дня я остановился на следующих плагинах для Obsidian:
- Calendar
- Periodic notes
- Шаблоны
- Dataview
- Outliner и Task
- Pomodoro Timer
Из чего состоит обзор дня
Целью обзора дня, как процесса, задачи является актуализировать информацию, которая автоматически собирается в специальной заметке “
Today”. О том, что это за заметка “ Today” и из каких разделах она состоит я писал вот в этой статье.
Итак с чего всё начинается. Каждое утро я открываю Obsidian и запускаю Pomodoro Timer на задачи “Обзор дня”, после этого создаю ежедневную заметку с помощью плагина Calendar. Это достаточно просто и удобно:
- Плагин открывается в правой панели Obsidian в виде календаря.
- Ты щелкаешь по текущему дню недели и Obsidian автоматически создаёт заметку на основе шаблона. Шаблон для ежедневной заметки у меня так и называется: “Шаблон обзора дня”.
- после этого ты начинаешь поэтапно заполнять заметку “Обзор дня” на текущий день.
- все созданные когда-либо обзоры сохраняются в отдельную папку “Daily”, в качестве имени файла - дата дня, на которую был сделан обзор. Кроме этого, в плагине Calendar дата каждого дня, на который ты сделал обзор, становится ссылкой, щёлкая по которой открывается заметка обзора дня за выбранную дату.
Структура заметки с обзором дня представляет собой чек-лист, который я прохожу последовательно от начала и до конца. Этот ритуал я всегда провожу перед началом дня.
Хочу обратить внимание, что гибкость Obsidian и специфика разработки собственной системы позволяет постоянно адаптировать, изменять шаблон обзора дня. За последний год мой шаблон “обзор дня” существенно менялся раза 3, а небольшие изменения происходят постоянно. Некоторые изменения приживаются, от некоторых отказываюсь, одним словом “Практика – критерий истины”.
И так, структура обзора дня. В самом начале у меня есть ссылка на заметку “Моё идеальное начало дня” в ней я однажды описал как я вижу самое приятное, удобное начало дня. Это просто напоминание, на случай когда всё валится из рук, или хочется отвлечься от рутины. Когда сама мысль о делах заставляет неохотно шевелиться мыслям в голове. Как раз в такие моменты просто прочитать о том, что можно сделать, чтобы стало приятней и лучше, сильно помогает поймать ритм, войти в поток нового дня. Опять же, по мере обнаружения приятных практик начала дня, эта заметка обновляется или переписывается.
Самолидерство
Следующим пунктом идёт “Самолидерство”. Согласно методологии “Школы системного мышления” лидерство – это набор практик, которые позволяют уговорить, заставить встать кого-то в нужную роль. В рамках обзора дня приходится быть лидером в отношении самого себя. Ты сам заставляешь, уговариваешь, ставишь самого себя в нужную роль: экономиста, менеджера, программиста, отца, мужа и т.д. И только после этого ты готов к продуктивному решению задач, выполнению работ.
Я думаю содержание этого раздела во многом зависит от характера, типа личности каждого человека. В отношении себя я точно знаю, что мне обязательно, нужен этап лидерства, а точнее сказать самолидерства. Более подробно о лидерстве я пишу в других постах моего блога. С практической стороны этот этап у меня выглядит как практика “Утренних страниц” из книги “Путь художника” Джулии Кэмерон. Часто мне необходимо выплеснуть мысли из головы в виде простого текста. В результате мысли упорядочиваются, появляется чёткая картинка предстоящего дня.
Кроме этого, в случае стресса, или ощущения тревоги этап лидерства, помогает справится с эмоциями и перейти к последовательному решению проблем, которые стали причинами эмоций. Ну или просто увидеть, что на самом деле стрессовать причин нет.
Также, результаты такого письма я часто оформляю как отдельные мимолётные заметки в Obsidian, для дальнейшей проработки как результат рефлексий для стадии стратегирования, или идей для текущих проектов или постов.
Таким образом этап “Самолидерство” обзора дня выступает как этап рефлексии, прислушаться к мыслям в собственной голове, дать выговориться своему подсознанию, чтобы оно успокоилось и позволило спокойно перейти к медленному мышлению S2 по Канеману.
Обычно этот этап занимает у меня минут 10-15.
Собранность на уровне “день”
После этапа самолидерства идёт пункт “Собранность на уровне день”. Он состоит из двух подразделов:
- Обзор задач, целевых систем, стейкхолдеров
- Планирование дня
Обзор работ
Начинаю с раздела “Обзор задач”. Задача этого этапа написать наброски, или теги дел, которые крутятся в голове на момент обзора. Для этого я использую простой список to-do. Тут помогают плагины Outliner и Task. Здесь нет ни какой автоматизации. Я просто понял, что это удобно сначала записать дела из головы в виде простого списка.
Начинать день с того, что ты выписываешь дела, которые у тебя в голове эту идею я прочитал в книге J.D. Meier “30 дней достижения результата” (если не ошибаюсь) лет 10 назад. Одно время я активно пользовался программой написанной по его идеям. А последние несколько лет список to-do в MS Office стал похож один в один с той программой.
После фиксации дел из головы, я открываю календарь на своём Mac и дополняю список заметок о делах запланированными встречами. Как предлагает GTD Девида Алена в календаре должны быть только мероприятия, о времени которых, вы договорились с кем-либо. Других дел в нём не должно быть. Я решил строго придерживаться этой идеи и сейчас она мне очень нравится. Использую календарь по умолчанию от Apple, его достаточно, и работает он из коробки как на Mac, так и на iPhone.
После календаря выписываю, если есть, задачи из стандартной программы от Apple “Напоминания”. В ней я отражаю задачи, которые “прилетели” в тот момент, когда я не за компьютером.
На подготовку этого списка уходит от 2 до 5 минут.
После создания общего списка дел из головы, календаря и “Напоминаний”, я начинаю фиксировать их в моём экзокортексе Obsidian. Нюанс тут в том, что часть дел из головы уже как правило в Обсидиане, были уже запланированы. Вытащить их из головы часто важно просто с эмоциональной, психологической точки зрения. Записал их и мозг успокаивается и начинает думать о другом. Об этом упоминает J.D. Meier в своей книге.
Однако, часто из головы, после сна, приходят и неожиданные решения текущих проблем, эврика, озарения. Эти неожиданные решения, необходимо учесть в виде:
- задач по проектам
- звонков
- или идей на будущее
Поэтому следующим шагом я проверяю каждое дело из списка: есть ли оно в моём экзокортексе или его там нет, оно новое. Для этого я во втором окне Obsidian открываю страницу [[ Today]] и смотрю есть ли среди запланированных на сегодня задач те, что я зафиксировал в простом списке. Если эта задача уже есть, я просто ставлю галочку в списке и понимаю, что я уже думал об этом, и время для задачи уже выделено, задача уже есть в Obsidian. И успокаиваешься 
Если же я вижу что дело новое, и оно не запланировано на сегодня я проверяю, а не запланировано ли оно на другой день. Для этого использую автоматический отчёт [[Приоритетные проекты с задачами]]. В нём собираются все приоритетные проекты и задачи по ним. Если оно там есть, то успокаиваешься
Если дела нет в Obsidian, я добавляю его. Если это задача по проекту я добавляю его как новую заметку по шаблону “Задача проекта”. Соответственно если это звонок, то ставлю тег звонка. Непосредственно о структуре каждого типа заметок я пишу в других постах моего блога. В этой статье лишь обращаю внимание, что важно перенести данные из простого списка в Obsidian с соблюдением структуры данных, которая позволяет автоматически обрабатывать их в таблицах. Напрем в заметке [[ Today]]. После того как добавил задачи… успокаиваешься
Таким образом на этапе “Обзор задач” мы обновляем списки наших дел, добавляем к ним задачи, дела которые соответствуют текущей ситуации нового дня. Что в принципе и соответствует методологии GTD.
На этот этап уходит не больше 5 минут.
Планирование дня
После того, как мы обновили списки дел на предстоящий день, переходим к планированию дел на сегодня. Тут важно свериться с теми ресурсами которыми мы сегодня обладаем. Располагаем ли мы достаточным временем чтобы сегодня сделать все запланированные работы. Этот этап состоит из трёх шагов:
- Доступное время моего дня
- Внимание на сегодня
- Контроль
Доступное время моего дня
На первом шаге я делаю простую оценку ресурсов текущего дня. Перед началом рабочего дня я оцениваю сколько рабочего времени у меня есть сегодня. Всё это я оформил в виде простой таблицы. При этом актуальные на сегодня данные я заполняю исходя из тех условий в которых нахожусь на момент заполнения таблицы, а плановые данные у меня заполнены в шаблоне заранее. В этом помогает однажды заполненное расписание. Вот пример заполненной таблицы:
Хочу обратить внимание на несколько интересных моментов:
1. оценка времени ведётся в разрезе слотов времени. Что это такое и для чего я их выделил, я подробно описал в другом посте моего блога. Тут лишь скажу в общих чертах. Каждый день нам приходится учитывать свой календарь, запланированные встречи, поездки, совещания всё это накладывается на наше расписание. Ну или в конце концов я просто могу приступить к повседневным задачам позже чем обычно, просто могу проспать :).
При этом время суток, когда я максимально производителен остаётся неизменным. Например, у меня это первая половина дня. Поэтому я выделяю большой слот времени в начале дня, и планирую на это время какие-то объёмные работы, задачи, например, написание статьи. В свою очередь мелкие или рутинные задачи я планирую на менее производительное время. В моём случае это время сразу после обеда “Рабочий день 1”.
2. Плановое время я просчитал заранее, в отдельной заметке. Подробнее о том как это сделать и зачем, я пишу в другой статье моего блога. Тут обращаю ваше внимание, что для удобства этот показатель у меня рассчитан как в часах, так и в помидорах. Под помидорами я имею ввиду принцип Pomodoro Франческо Чарилло. Это удобно при оценки того объёма работ, который я могу успеть сегодня. Рассчитанные однажды плановые показатели остаются неизменные достаточно долго, пока моё расписание не изменится в связи с какими-то принципиальными изменениями в моём окружении.
В итоговых строчках таблицы я считаю суммы времени которые у меня сегодня есть.
На этот этап у меня уходит 1-2 минуты.
Внимание на сегодня
К этому моменту в Obsidian собралась вся необходимая информация:
- мы завели весь перечень задач, который нужно сделать.
- мы определили объём доступного времени для выполнения задач.
Однако остаётся один нюанс. Список дел на сегодня не согласован с фактическим временем, которым мы располагаем. Дело в том, мы могли вчера не выполнить некоторые задачи, которые рассчитывали завершить вчера, поэтому они автоматически встанут к выполнению сегодня. Или проснувшись с утра вы поняли, что нужно сделать дополнительную задачу, добавили её на предыдущем этапе “Обзор работ,…” но время на её выполнение оказалось существенным.
Если мы не будем согласовывать доступное время и список запланированных задач каждый день, то вся автоматизация в Obsidian превратится в автоматизированный хаос. Задачи на сегодня будут скапливаться. Объём работ по количеству времени будет превышать доступное на сегодня. И в конце концов вы забросите эту практику. Честно признаюсь я около месяца жил и страдал от этого недочёта в системе. 
Смысл этого этапа “разгрести Авдееву конюшню” из первого раздела. Все работы, которые я не успел завершить когда-то я перераспределяю на сегодня и следующие дни. Если этого периодически не делать, то все незавершенные задачи скапливаются в отчёте “ Today”. Очень быстро расписание на сегодня превращается в неисполнимый список задач. И ты перестаёшь хотеть туда заглядывать. Поэтому я каждое утро проверяю и перераспределяю просроченные задачи.
Второй важный момент, это сверить ресурсы времени доступные сегодня с запланированными делами. На предыдущем этапе мы определили доступное время на сегодня. При этом отчёт “Работы на неделю” содержит информацию о плановом количестве необходимого времени на каждую работу, а также общее количество времени на каждый день недели. Цель – это удостовериться, что на сегодня не запланировано дел больше, чем количество часов, которые у нас есть. Если оказывается, что сегодня времени недостаточно на все работы, я перераспределяю задачи на другие дни недели.
После этого проверяем, срочность и важность работ на сегодня. Может быть сменились приоритеты в проектах или на сегодняшний день.
Если произошли какие-либо изменения, свалились незапланированные работы, то также я редактирую список работ и ещё раз оцениваю, какие я сегодня делать не буду, пропущу, перенесу на другой день.
После этих манипуляций сверяем, сколько времени у нас получилось на сегодня в таблице “Ресурс времени на сегодня” и в таблице запланированных дел на сегодня. Если ресурса не хватает, повторяем редактирование списка дел на сегодня.
После этого смотрю в таблицу “Делегированных задач”, тех о которых договорился с другими людьми, что они их сделают. Если какие-либо делегированные задачи требуют волшебного пенделя, дополнительно планирую на сегодня звонок исполнителю.
В самом конце выбираю какую работу я буду исполнять сегодня первой. Тут всё зависит от “горящих” проектов. Если всё в плановом режиме, то с утра планирую несрочные важные дела. Если сформировался аврал, то планирую в первую очередь его разбор. Но опять же многое зависит от ситуации. Для меня главное навести на это внимание и принять решение, что буду делать первым.
Этот этап занимает от 1 до 10 минут.
Контроль
Последним этапом является контроль списка запланированных на сегодня задач. Тут всё очень просто. Есть три пункта для проверки всех моих дел на сегодня. Я смотрю на отчёт “ Today” и проверяю:
- Есть ли дела из группы важные и не срочные, связанные с развитием?
- Есть ли действия для поддержания тела?
- Есть ли действия для наличия денег?
Контрольные вопросы, которые позволяют свериться с важными направлениями в моей текущей жизни, запланировал ли я хотя бы по одному шагу в этих направлениях. Тут нет ни какой автоматизации. Я просто проставляю галочки, или не проставляю. Список этих вопросов может меняться, и для каждого человека он может быть свой.
На это уходит менее 1 минуты.
Вывод
Таким образом, на весь обзор дня у меня уходит от 20 до 40 минут. Думаю это не так много, для того чтобы собраться и подготовиться к продуктивной работе на весь день.