Об экзокортексе
Первая попытка организовать очередь задач и проектов в Excel привела к выявлению проектов, текущих задач по ним и их приоритизации. По списку удобно было понимать, что на самом деле не так ценно и не так срочно в противоположность “набросанным” стикерам в Miro, которые показывают только запланированную очередь выполнения. Стало понятно, что нужно делать в первую очередь.
Но использование Excel уже для учета для меня оказалось сопряжено с препятствиями, переключениями и т.д. Причина, видимо, не только в Excel, сколько в изменении метода работы с задачами и проектами, но я пенял поначалу на Excel.
В поисках альтернативы обнаружил, что Toggl, который я использовал для хронометаража, в версии 2.0 включил в себя планирование. Занес в него проекты и задачи, сделал две группы тегов по категории задачи/работы и происхождению задачи. Работами считаю запуски в хронометраже по задаче, иногда вписываю, что делал. Пока все бытовые и личные дела не привязаны к проектам и задачам, веду только рабочие проекты.
Всего на подбор инструментов вместе с Excel и настройки ушло 4 ч 45 мин.
Распределение времени дня
По предыдущему хронометражу посчитал 7 чистых рабочих часов. Перерывы и отвлечения замеченные учитывал ранее все, что отличается немного от описания в руководстве.
Разделил так
~20% (1,5 ч) - инвестиционное - R1-R4
~50% (3,5 ч) - продуктивное
~30% (2 ч) - стихийное или неприоритетные проекты
Сделал блоки в Toggl на инвестиционное, стихийное и отдельно задачами - продуктивное.
Использование времени
За три дня реальность получилась такая:
6,25 часа в день
Работы над задачами по их происхождению:
65% - плановые
28% - стихийные
7% - скрытые - на предыдущей неделе было 32%, связано и с новым периодом планирования, и с тем, что большая часть была аврально сделана раньше.
Уменьшение числа выполняемых работ
Перенести - Нашёл несколько, которые можно отложить (не влияющие на бизнес и не несущие рисков, если не будут сделаны даже в ближайший месяц) ещё во время приоритизации.
Делегировать - пока ничего, кроме того, что агенты уже сегодня сами делали рутинные коммиты с описаниями и запросы на слияние публиковали внутри моего исполнения задачи. Изменения в коде я, конечно же, смотрел.
Не делать - Не пошёл на встречу, где в я “необязательных” (раньше ходил) и отказался от встречи с заказчиком вместе с PO по триажу беклога, заранее подсветив PO проблемные моменты в задачах.
Результаты
Для меня очень хорошо работают отмеченные в календаре блоки времени на задачи. На подведение итогов дня и планирование следующего дня выделено полчаса и они пока используются полностью - довольно трудно поначалу.
Ещё из блоков легко пока выбивают внешние события вроде сломавшегося в один из дней интернет-соединения.
Приоритизация проектов дала “разрешение” и аргументы отказываться от срочных или менее важных запланированных задач.
Из побочных эффектов - в приоритизации нет проектов по личному и быту и здесь пока что ничего не делается нового, только на привычках тянутся регулярные дела.
Есть ощущение перегруза от постоянно принимаемых решений:
- В какую категорию отнести задачу и работу
- как учесть задачу или работу, как поименовать работу, которую хочется назвать по имени задачи
- как различить планирование задач и расстановку блоков времен
- как настроить экзокортекс, чтобы из него получить хоть какой-то полезный результат
- делать задачу повторяющейся или длительной
По мере приверженности даже текущей неидеальной процедуре эти решения всё меньше тратят ресурс и остаётся резерв для дальнейших изменений и “добавок” из упражнений резидентуры.