Убедитесь, что у вас есть список рабочих проектов, желательно - с приоритетами.
До этого задания была карта инициатив и проектов, которую сама собрала для работы. Карта раскладывает весь скоуп по двум осям — слой (что несущее из задач) и поток под давлением (где жжёт коммерчески) — и показывает, где эти оси сходятся - этим и занимаюсь.
Сейчас сформировала все таки очередь более строго. Расставила приоритеты.
Сформируйте очередь задач на выполнение, начав с запланированных задач по рабочим проектам, в соответствии с той системой приоритетов, которая у вас есть. Обязательно заносите приоритеты в таблицу.
Готово
Скрытые, стихийные и непредвиденные задачи тоже добавляете в очередь по мере их обнаружения. Нет задачи в очереди – она не выполняется и не включается в хронометраж (для рабочих задач).
Добавила и посчитала за пару дней, результат ниже.
В конце дня / начале следующего подводите итог: сколько задач вы внесли в очередь, сколько начали, сколько выполнили. Сколько оказались скрытыми, то есть были внесены в план уже после того, как вы начали их выполнять?
Собрала инструмент и отработала на нём один день. Ниже что сделано и что показал первый замер.
Что сделала по заданию
Список рабочих проектов с приоритетами у меня был, но лежал в трёх местах — в карте инициатив, в плане недели и в реестре рабочих продуктов. Свела в одно: в карте появился раздел «Очередь проектов» — плоский список из шестнадцати позиций с приоритетом и состоянием. Теперь роли разведены: карта отвечает, какие проекты и в каком порядке, план недели — что из них беру на неделю, реестр — что произведено.
Очередь задач завела прямо в таблице хронометража, а не отдельным файлом: два носителя означали бы двойной ввод и расхождение. У задачи есть проект, приоритет, плановый день, статус и отдельная отметка «внесена постфактум» — она и считает скрытые работы.
В хронометраж добавила колонку типа работы — плановая, скрытая, стихийная, непредвиденная. Сделала четыре значения, а не два: без выделения скрытых они попадают в стихийные, и получается утешительная картина «всё прилетает извне».
Первый день, 7 сентября
Задачи. В очередь внесено 8, начаты все 8, выполнено 7. Внесены постфактум — 3.
Время. Рабочего времени за день 7:40. Из них:
плановое — 5:13, это 68%;
непредвиденное — 1:30;
стихийное — 0:45;
скрытое — 0:12.
На плановые задачи ушло две трети рабочего времени. Ориентир из раздела — 75 на 25, то есть я чуть ниже, но в допустимом разбросе.
Скрытая работа за день одна — проверка заданий и ответов наставника, 12 минут. Она типовая: это контроль результатов, ровно первый из трёх источников скрытых работ, названных в разделе.
Что показал первый день
Очередь задач в конце дня заполнялась задним числом, потому что до сегодняшнего вечера её не существовало. Формально все восемь задач внесены постфактум. Отметила только три — те, которых не было в плане на понедельник. Остальные пять были запланированы, просто план жил в другом носителе, в плане недели.
Из этого главное наблюдение дня: у меня есть план недели и есть хронометраж, а между ними не было ничего, что связывает «что собиралась делать» с «что делала». Задание требует именно этой связи, и до него я её не замечала как пробел.
Второе — про классификацию. Работа по просьбе коллеги (45 минут, посмотреть инструмент, который собрали её подчинённые) попала у меня в категорию «лишняя», а по типу — стихийная. И тут категории спорят: лишнее по определению убирают, а работа была рабочая и результат отдала. Значит моя категория «лишняя» из замера и «лишние работы» из раздела — разные объекты: первая меряет способ траты времени, вторая — нужность самой работы. Часть лишних работ сидит внутри продуктивной категории, и прошлый недельный замер их не видел.
Что дальше
Веду очередь неделю, плановые задачи завожу утром до работы — иначе плановое время превращается в копию фактического и счётчик покажет ноль при любом хаосе. Статистику подвожу ежедневно, по итогам недели напишу результат.
В конце дня / начале следующего подводите итог по таблице хронометража: Сколько времени выполнялись скрытые задачи в среднем? Сколько часов от вашей продуктивной (или продуктивной + инвестиционной) мощности они занимают? Какой процент времени от продуктивного или продуктивного + инвестиционного времени они занимают? Сколько времени остаётся на плановые задачи (плановая нагрузка)? Попробуйте публиковать эту статистику каждый день.
Итог дня 09.09.
Задачи: внесено 10, начато 9, выполнено 7, внесены постфактум 2.
Время. Полезная работа 7:56 (продуктивная 6:15 + инвестиционная 1:41),
лишняя 1:57, рабочее окно 9:53.
Скрытые работы: один эпизод, 1:15 — переписки по работе и перенос встречи.
Это 15,8% продуктивного и инвестиционного времени (7:56).
За три дня скрытых два эпизода, в среднем по 0:43.
На плановые задачи ушло 6:29 — 81,7% полезного времени и 65,6% рабочего окна.
Что показал третий день. Лишняя работа минимальная за три дня (1:57 против 2:24
и 2:15), но доля плановой упала с 75,6% и 75,7% до 65,6%. Провал не в
прокрастинации, а во внеплановом полезном: 1:27 стихийной работы на разбор
пришедшего запроса и 1:15 скрытой на переписки. Ровно тот риск, который был
записан в план недели первым пунктом — сверхплановая работа съедает блоки, и она
полезная. Без разметки потоков день выглядел бы удачным: 7:56 полезной работы.
Мощность по трём дням: 7:44 в день.
По окончании первой недели опишите результат. Опубликуйте пост в Aisystant (для проходящих резидентуру с наставниками) либо в клубе МИМ.
После того как вы выполните задание сами, его можно дать вашим сотрудникам.
Неделю вела очередь задач: завожу их утром до начала работы, статистику подвожу ежедневно.
По инструменту картина такая. В очередь внесено 25 задач, начато 23, выполнено 21. Семь внесены постфактум — это 28%. Скрытых работ полтора часа в двух эпизодах, 3,9% от 37,4 часов продуктивного и инвестиционного времени. На плановые задачи ушло 29,4 часа, то есть 78,5% мощности.
Цифра 3,9% выглядела спокойной, и именно поэтому я решила проверить её по хронометражу. Нашла второй тайник.
В категории «Лишняя» за неделю накопилось 12 часов 54 минуты. Из них работой оказались 4 часа 34 минуты: разбор калькулятора премий, который собрала команда коллеги — 45 минут; корректировка скрипта по созданию папок клиента — 1 час 10 минут; разбор выгрузок из Битрикса по расхождению в дашборде — 1 час 15 минут; рабочая коммуникация с коллегами в офисе — 39 минут. У трёх из этих эпизодов в трекере проставлен проект. То есть я записала их как работу по конкретной инициативе и тут же отнесла к лишним. Реально лишнего за неделю 8 часов 20 минут, а не 12:54.
Вот различение, ради которого стоило проверять. Счётчик скрытых работ ловит один способ спрятаться — «не внесла в очередь». Есть второй: внесла, но не в ту категорию. Такая работа попадает в замер, числится в нём и при этом не считается работой. Инструмент её не видит по устройству — он сверяет очередь с фактом, а не категорию с содержанием. Если сложить оба тайника, скрытых работ за неделю примерно вчетверо больше, чем показал счётчик.
Неделя проверила ещё одну мою гипотезу. Я предполагала сильный перекос в стихийное: роль обслуживает чужие процессы, входящие от смежников идут непрерывно. Замер гипотезу не подтвердил. Плановая работа — 67,1%, стихийная — 15,9%, непредвиденная — 13,8%, скрытая — 3,3%. Две трети недели шли по плану.
И отдельное наблюдение о себе. Правило «лишняя означало не моя, а не бесполезная» я вывела на третий день недели, разбирая тот самый калькулятор премий. К трём последующим записям оно не применилось — я продолжила складывать туда рабочие эпизоды. Различение сформулировано, но в разметку не встроено, и потому не сработало ни разу.
Что меняю. В трекере нужна не одна категория «Лишняя», а две: «не моя работа» и «прокрастинация». Первая требует решения о границе роли, вторая — решения о себе. Пока они лежат в одной графе, ни одно из решений не принимается.