Убедитесь, что у вас есть список рабочих проектов, желательно - с приоритетами.
Список рабочих проектов есть. но в нем явно не определены приоритеты. считается, что все все должны успеть сделать в срок. традиции.
Сформируйте очередь задач на выполнение, начав с запланированных задач по рабочим проектам, в соответствии с той системой приоритетов, которая у вас есть. Обязательно заносите приоритеты в таблицу.
Начал в отдельном файле ежедневно создавать список задач над которыми необходимо в течение дня выполнить работы. задачи которые прилетают сбоку или возникают неожиданно, оформляю согласно мини-чек-листа. Приоритеты в таблице отмечаются.
Скрытые, стихийные и непредвиденные задачи тоже добавляете в очередь по мере их обнаружения. Нет задачи в очереди – она не выполняется и не включается в хронометраж (для рабочих задач).
стихийные задачи добавляются в список выполняемых задач в течение дня. но она не сразу берется в работу, а после того как будет завершена текущая задача, которая была в работе.
В конце дня / начале следующего подводите итог: сколько задач вы внесли в очередь, сколько начали, сколько выполнили. Сколько оказались скрытыми, то есть были внесены в план уже после того, как вы начали их выполнять?
ежедневно в конце дня выполняется анализ и вычисления сколько задач было выполнено, сколько задач возникло незапланированно
В конце дня / начале следующего подводите итог по таблице хронометража: Сколько времени выполнялись скрытые задачи в среднем? Сколько часов от вашей продуктивной (или продуктивной + инвестиционной) мощности они занимают? Какой процент времени от продуктивного или продуктивного + инвестиционного времени они занимают? Сколько времени остаётся на плановые задачи (плановая нагрузка)? Попробуйте публиковать эту статистику каждый день.
статистика собирается, но пока она не точная, т.к. процессы только налаживаются, необходимые привычки нарабатываются. навык еще не стабилен.
По окончании первой недели опишите результат. Опубликуйте пост в Aisystant (для проходящих резидентуру с наставниками) либо в клубе МИМ.
После того как вы выполните задание сами, его можно дать вашим сотрудникам.
в результате первой недели внимание начало замечать, что есть разные типы задач. начал более менее стабильно отражать все выполненные задачи в списке задач и проставлять время выполнения. остаются задачи, которые добавляются в список уже после того как они выполнены, из-за инерции мышления. работа в этом направлении ведется. необходимо сломать старые привычки сразу изучать материалы по новой задаче, даже если старая еще находится в активной работе. для решения этой задачи требуется время и внимание. стабильное количество касаний к этому вопросу в течение дня. идеально, если касания к этому вопросу будут такие же частые и легкие как касания к телефону для проверки сообщений. вот это идеал к которому надо стремиться.