Пробираясь сквозь скрытые задачи и работы

“Хоть прячься, хоть не прячься — всё равно моя ты” Ляпис Трубецкой

Выявление скрытых работ и задач.

День 1

Записаных и выполненых задач - 23.
Из них 10 скрытых.

Выводы:

Помечал не все дела. Сегодня попробую делать больше пометок, завтра запишу результат.

В основном скрытые задачи возникали при включающихся ролей не во время по привычке. Например во время перерыва в роли ученика включилась роль менеджера, и вот я обрабатываю рабочий запрос в незапланированное время. При это проследил принцип домино, когда подошло время менеджера отвлекся на отдыхающего, ведь часть задач уже сделаны, что в результате отразилось на последующих задачах.
Решение: Выполнять работу в намеченное время, следить за ролями.

Так же соцсети выбивают из роли, могу “залипнуть” и это при том, что у меня структуированный телеграмм и все соцсети без уведомлений.
Решение: Стоит попробовать поделить “окна хаоса”, сделать их по 15 минут вместо 30 и чаще раскидать в течении дня.

День 2

Записаны и выполненых задач - 29.
Из них 9 “скрытых”.

Выводы:

Заметил, что часть “скрытых задач” возникает из-за отсутствия продуманого и описаного рабочего процесса. Самый приятный вид скрытых задач, приводит к детальному конструированию последующих задачи из этой категории.

Скрытые задачи так же могут возникать от человеческого фактора. В качестве примера выделю две ситуации.
Первая из категории “Форсмажор”, когда вдруг приходит срочная работа которую нет возможности делегировать. Например, у нас в доме ведется ремонт, и вчера выключили электричество не предупреждая. Так возникла задача переместиться к розетке в ближайшее кафе.
Вторая категория скрытых задач, происходит при вовлечение со стороны другого человека в задачу которая либо сейчас совсем не к месту, либо вообще не относится к ролям которые я исполняю.
Решение: Попробовать четче расставлять свои границы вопросами из серии “ почему ты думаешь, что это моя задача?” или “давай перенесем этот вопрос на такое время”.

Итого:

Скрытые задачи или работы составляют около 30% моей деятельности.
Заметил, что возникают скрытые работы из-за привычек, непродуманности, форсмажоров и от других людей.
При записи и акцентировании внимания на скрытые работы и задачи легче не допускать автоматических переключений возникающих по привычке.
Явный плюс от скрытых задач в том, что видно где может недоставать внимания или мышления.
Вовлечение в скрытые задачи и работы со стороны других людей хороший маркер для себя - хочу ли я сейчас это делать? когда я буду готов действовать из этой роли? В результате такого подхода будет интереснее принять участие в задаче ( уже и не скрытой получается ), что явно отразится на результате.

Анализ задачей и проектов.

Мой “туду” поделен на четыре категории:
Задачи, Проекты, Идеи, Связь ( встречи, созвоны).
Задачи поделены по срочности выполнения.

Итак, я просмотрел список задач и встреч ( 31 задача и 7 встреч ) и спрашивал себя:

Могу я это не делать? - 8 задач
Могу я это делегировать? - 4 задачи
Могу я ускорить выполнение этого? - 0

Итого: 12 задач будут перераспределены.

На момент осмотра в “Тудушнике” 25 проектов.

Убрать могу 3 проекта
Отложить могу 4 проекта
Ускорить завершение могу 5 проектов

Выводы:

Пока напрашивается только один вывод, часть деятельности стоит оптимизировать с учетом предложенных фильтров. Почаще спрашивать себя об актуальности той или иной задачи при занесении ее в список дел или проектов.

1 лайк

Павел, отличная работа!
Отлично, что отловили плавающие роли! Мозг иногда пытается подхакать деятельность не по делу)
Эффективнее работать с перерывами между ролями (перерывом / “окном хаоса”).

О, про соцсети поговорим еще)
можно себе установить на телефон one sec, а на Mac (ноут) – minus.app. В бесплатном режиме прерывают использование соцсетей)

Супер, что обнаружили плохо организованную работу! Она действительно вносит хаос, который приятно устранить после обнаружения. Это дает хорошую нелинейную отдачу и в плане продуктивности, и в плане удовлетворенности своей работой))

Смотрите, сколько-то форс-мажора (новых вводных) все равно будут в деятельности. Тут “отраслевым стандартом” для интеллектуальной работы выступает соотношение 75% плановой – 25% на новое. Это не жестко зафиксировано: при наличии встроенных “генераторов хаоса” (например, если ваше подразделение устраняет косяки других) процент внеплановой работы с новыми вводными может быть больше (есть клиент, у которого это 40%). А может быть и меньше. Цифра – примерная; если можете улучшить рабочие процессы и уменьшить число скрытых задач так, чтобы новые такие работы прилетали реже, и они составляли, например, 20% от деятельности – прекрасно)

По поводу запросов на вашу работу: вопросы “зачем это нужно? какие требования к результату? какие сроки” нередко остужают делегаторский пыл)))

Супер! Очень рекомендую уменьшить число проектов и больше внимания посвятить работе над 5-ю проектами. Расскажете потом о результатах)

3 лайка