Чеклист планирования работ / Personal Planning Canvas

Если в ходе выполнения задачи вы "застреваете", но не можете понять, почему, можно описать "схему задачи". В качестве такой схемы мы предлагаем чеклист планирования работ / Personal Planning Canvas:

  • Бесчеловечная часть
    • Понятно ли, ЧТО делать? Можно ли задачу выполнить за не более чем 2-3 часа? Не слишком ли она сложная? Декомпозируем на отдельные маленькие понятные задачи.
    • Понятно ли, КАК делать? Какие практики нужно применить, т.е. какие дисциплины и технологии?
    • Понятно ли, КОГДА делать? Выберите время, в которое вас никто не потревожит с вопросами, когда вы можете спокойно поработать (в транспорте, например, не стоит этим заниматься).
  • Человеческая часть
    • Нахожусь ли я в хорошем физическом состоянии, могу ли сделать задачу? Не хочется ли мне пить/есть/в туалет/спать? Нормально ли соображаю (недосып влияет)?
    • Какие эмоции я испытываю по поводу этой задачи? Если мне неприятно, могу ли я делегировать эту задачу целиком или частично или как-то поменять ее, чтобы она не вызывала такой боли? Как я могу облегчить для себя контекст?

Например, вы хотите написать пост в блог ШСМ. Для начала вы определяете, ЧТО вы будете делать, а именно – разбиваете задачу на несколько более мелких задач, в рамках которых вы выполняете разные практики:

  1. Задача «выбрать тему для поста», практика отбора тем для поста. Подумайте, о чем вы хотите рассказать другим, какой вопрос хотите задать, по какой идее хотите получить обратную связь. Если с ходу ничего не приходит в голову, поставьте себе задачу «выбрать из базы знаний наиболее подходящую заметку» (практика все та же – отбор тем для поста, а задач уже две).
  2. Задача «составить структуру поста», практика структурирования идеи / мысли. Поразмышляйте, как именно вы хотите раскрыть тему для других. Хотите ли вы выбрать утверждение из учебника «Введения», с которым не согласны, и описать, почему, привести примеры? Или наоборот, вычитали в учебнике идеи, которые в вашей жизни уже реализовались, и хотите переосмыслить прошлый опыт при помощи новых моделей курса? Или может, в ходе выполнения ДЗ вы столкнулись с проблемой, и теперь описываете, какую проблему встретили, как начали ее решать и на чем застряли, какого рода помощь хотели бы получить?
  3. Задача «выбрать примеры из жизни, которые буду приводить в посте», практика объяснения ваших идей на примерах. Чтобы лучше донести мысль и показать практическое применение ваших идей, нужно привести примеры. Самые интересные примеры в блоге ШСМ получаются, когда вы делитесь личным опытом применения практик собранности и описываете, что вам помогло, а что нет, что будете делать дальше. Комментариев к таким постам часто больше, плюс их авторы получают более развернутую обратную связь.
  4. Задача «написать пост», практика описания идеи. Когда пишете сложный пост, как, например, пост «Системное разбиение: 5 наиболее часто встречающихся ошибок на примере курса «Введение в системное мышление»[1], то задачу можно разбить на «составить структуру подраздела поста», «написать раздел поста» или «составить структуру подраздела «Первая ошибка», «описать подраздел «Первая ошибка», и так далее. Задач много, практика по-прежнему та же.
  5. Задача «опубликовать пост в блоге», практика публикации. Может включать в себя задачи «перенести пост из базы знаний в блог», «проверить пост на ошибки», «добавить теги к посту», «нажать на кнопку публикации».

Дальше вы решаете, КАК будете выполнять конкретные задачи. Например, нужно «составить структуру поста». Можно прочитать статью Максима Ильяхова про структуру поста и применить этот способ для вашего поста в блоге. Задействовать в задаче вы можете как вашу личную базу знаний в Notion / OneNote / Obsidian, так и приложение «Заметки» на телефоне, админку блога.

Потом определяете, КОГДА выполните задачу. Запланируйте себе слот времени в календаре, придите в выбранное время туда, где у вас рабочая обстановка, сядьте за стол, уберите отвлечения, закройте вкладки в браузере, попросите близких не отвлекать, чтобы написать пост.

Определите, в порядке ли ваша физиологическая база, способны ли вы сейчас решить задачу без отвлечений. Например, вы пишете пост и засыпаете прямо в процессе – лучше отложить его и пойти поспать. Или вам хочется есть – тогда лучше пойти и поесть, а потом уже писать.

Определите, какие чувства вы испытываете по поводу задачи, если есть какие-то проблемы. Может быть, вы чувствуете замешательство, потому что непонятно, о чем писать? Или вы беспокоитесь по поводу других дел, и поэтому отвлекаетесь? Можно воспользоваться дневником эмоций для этого. Определите, как будете справляться с этими чувствами: попробуете перенести пост на следующий день, выбрать тему полегче.

Чеклист планирования работ может помочь разобраться с задачей, которая «застряла». Также его можно применять для того, чтобы справиться с прокрастинацией: распишите задачу, которую постоянно откладываете, по чеклисту и определите, в каком месте у вас проблема.


4 лайка

Я бы добавил вопрос ЗАЧЕМ (делать) перед ЧТО (делать).
Это и про прагматизм и про этакий очень лайтовый (левоспектровый) вариант разделения надсистемы и целевой системы.

PS: “бесчеловечная часть” ))

Читала пост и думала о своей сложной задаче. Поняла, что не хватает проработки пункта «Какие эмоции я испытываю». Мне кажется, что нежелание и недостаточная мотивация мешают сесть выполнять задачу даже в выделенное для неё время.
Большое спасибо за пост! Буду прорабатывать мотивацию и дисциплинированность)

Изначально предполагалось, что на этот вопрос уже есть ответ)) тк менеджмент про организацию работ, а не про содержание.
Но в контексте “подумай, а имеет ли вообще смысл выполнять эту задачу и именно с помощью этой практики, чтобы пройти нужную контрольную точку” может иметь смысл.

Пожалуйста)
Да, вот такие штуки неявные, но очень мешающие. Поэтому рекомендуем наводить на них внимание и думать, что с ними сделать (спойлер: иногда ничего, иногда надо просто пойти отдохнуть).

У меня явно есть проблемы “по человеческой части”, но что с этим делать я пока не придумал.
Ну то есть если конкретно сегодня есть недосып (ребенок болеет, всю ночь кашляет - ничего ты с этим не сделаешь), но задача запланирована бесчеловечная часть определена, то… задачу все равно надо делать.
Тоже самое с эмоциями. Да, вставать в конкретную роль и делать конкретную задачу на работе может не хотеться именно сейчас, но надо вот прям вчера. И ты главный в этом вопросе и задаче, поэтому “встал и пошел делать”.
То есть мотивация кнутом, что по сути плохо, но какие варианты - непонятно.

Это подробнее в “Собранности” разбирается.
Во-первых, планирование задач исходя из имеющихся ресурсов. Если вы в своем текущем состоянии физически не можете выполнить задачу, то никакие хотелки никого не имеют значения. Ну, или пусть вам ваш руководитель или еще кто покажет, как нарушать законы физики.
Во-вторых, для входа в роль использовать ритуалы входа в роль, в частности, пропитку. Мозг можно обмануть, если “завлечь” его чем-то интересным. Нужно это делать до выработки привычки. Потом уже легче: даже если делать не хочется, вас отсутствие галочки напротив задачи будет “грызть”.

Хороший чек-лист.

А как связать личные неудовлетворенности с выполнением задачи?
Нужно ли это?

Еще один набор вопросов по выходу из “ступора” : что или кто, где, когда, почему или зачем, еще кому это надо?

:sunglasses:

1 лайк