Без чего сложно обойтись, когда речь идёт о собранности, о результатах которые нужно достичь? В моём случае без удобного инструмента, который в каждый момент времени позволяет делать достаточный обзор проектов, задач, работ, дел, котое были мной запланированы, или которые неожиданно свалились на меня в течение дня.
В основе всего что будет описано ниже лежит несколько базовых подходов. Во-первых это GTD от Девида Алена, как он это описывает в своей книге «Как привести дела в порядок ». Во-вторых, это системный подход, которому обучает «Школа системного менеджмента». Однако сам подход, который я разрабатываю и использую, я бы не назвал калькой чего бы то не было. Каждый инструмент описываемый мной - результат адаптации, приземления общих подходов на специфику моей деятельности.
В качестве программы, в которой веду собственную базу знаний, а также использую как моделлер я выбрал Obsidian. Почему выбрал именно её, читайте в других постах моего блога.
В этом посте я делаю обзор основного инструмента, которым пользуюсь постоянно в течение дня. Это отдельная заметка, в которой практически весь контент создаётся автоматически с помощью плагина Dataview.
И так, какие разделы, блоки представлены у меня на странице обзора дня:
- Работы на сегодня
- Срочные работы из дел.
- Звонки.
- Работы по проектам.
- Работы из дел.
- Отчёты.
Работы на сегодня
Теперь подробней о каждом из них. Первый раздел “Работы на сегодня”. Данный раздел полностью автоматический, в нём формируются данные из других заметок. Структура таблиц – это всегда свойства отдельных заметок созданные встроенным плагином “Свойства” или “Просмотр свойств”.
Срочные работы
Первыми в нём указываются срочные работы. Это работы которые неожиданно, незапланированно появлялись в моём расписании: срочный заказ, звонок, срочная оплата и т.д… Это работы которые нужно сделать срочно, однако они могут быть не столь важны. Как писал дедушка Стивен Р.Кови срочные важные, или срочные не важные. Для фиксации этих работ я не использую отдельную заметку. Они отражены у меня просто как запись to-do в заметка с тегом Дела или Проекты. Всё ради оперативности. Что-то внезапно прилетело, быстро записал без излишней “оформительской” работы.
Звонки
Следующим разделом идут звонки. Всё просто – это звонки, которые у меня были запланированы. Это отдельные заметки в которых я указываю дату звонка и контакт кому, а также указываю проект или дело в рамках которых этот звонок совершается. Тело заметки используется для описания мыслей, чек-листа для звонка. Таблица автоматически собирается плагином Dataview.
Работы по проектам
Далее представлены работы по проектам. Это работы, задачи по тем проектам которые я реализую в данный момент, и которые были мной запланированы на сегодня. Хочу обратить на полезные моменты:
- Кроме указания работы, задачи в таблице присутствует колонка “следующее действие”. На сколько я помню это из подхода GTD. Следующая действие позволяет быстро увидеть, что нужно делать дальше, когда завершишь задачу. Другими словами, в момент завершения текущей задачи, не тратится энергия на планирование. На практике позволяет оставаться в контексте выполнения проекта.
- В шапке таблицы, в первом столбце указанна сумма часов на выполнение всех работ, запланированных на сегодня. Кроме этого в первом столбце, в каждой строчке, ниже названия работ, указано плановое количество часов на выполнения этой работы или первого этапа этой работы. Плановое время позволяет быстро в начале дня сверстать план работ на сегодня. Если вижу, что задач на сегодня накопилось больше, чем есть времени, можно легко перераспределить работы на следующие дни.
Ниже таблицы с работами располагается таблица работ, которые были мной завершены сегодня. Для меня смысл этого в одном – приятно видеть, результаты своей деятельности за сегодня. На завтра эта таблица обнуляется.
Работы из дел
Отдельной таблицей представлены работы, которые для меня являются рутинами. Работы которые я повторяю периодически по отработанным шаблонам, методикам. Это является расширением подхода GTD, которое мне помогло сделать более наглядным, более прозрачным процесс управления временем, работой, деятельностью. Каждая рутина – это также отдельная заметка. При этом рутины объединены в дела. Пару слов про различия между Проектом и Делом. Проект – это ограниченный по времени и другим ресурсам набор задач, действий, работ, которые приводят к запланированному результату. Как правило у меня проект связан с созданием чего-то нового, того что я до этого ещё не делал. В свою очередь Дело – это набор действий, работ, которые необходимо делать для поддержания чего-то в необходимом состоянии. Дело не ограничивается по времени, мне просто нужно это делать в обозримом будущем. Это может быть чистить зубы, разбирать входящие как по GTD, оплачивать счета и т.д. Выделить отдельно работы, задачи по проектам и делам пришлось по разным причинам, об этом я рассказываю в других постах своего блога. Тут лишь намекну, что при выполнении уникальной работы по проекту, целесообразней выделить наиболее продуктивное время суток, например для меня это утро. А для рутин из дел, там где уже понятно что и как делать можно оставить время в середине дня или отложить на вечер.
Так же обращу внимание, что в шапке таблицы, в первом столбце собирается сумма планового времени по всем рутинам на сегодня. Это также как и с проектами помогает в начале дня определить сколько времени у меня займут рутины и может быть смериться с тем, что что-то не успею сегодня, а может быть наоборот понять, что есть резерв времени.
Отчёты
Следующий раздел – отчёты. Данный раздел сервисный. Сделал его для удобства. В нём перечислены статичные ссылки на другие заметки, которые позволяют быстро корректировать планы. Что в нём указано:
- Распорядок дня – заметка в которой я рассчитал свою мощность, и определил слоты времени. Об этом подробней в другом посте.
- Таблица в которой перечислены ссылки на заметки. Каждая заметка – это автоматический отчёт, который позволяет работать с работами, задачами по проектам и делам:
- Работы на неделю или 7 дней – автоматический отчёт, который позволяет удобно распределять задачи по проектам на ближайшие 7 дней.
- Приоритетные проекты с задачами – автоматический отчёт, который позволяет проконтролировать наличие следующих действий по проектам, как это предлагает Девид Ален в своём GTD, при еженедельном обзоре.
- Контроль рутины на неделю и месяц – позволяет удобно планировать периодичность рутин.
- Рутины по делам и областям интереса – позволяет вести учёт всех рутин в разрезе дел.
В заключение хотелось бы сказать важные на мой взгляд моменты. Первое, гибкость таких программ как Обсидиан позволяет вам самостоятельно проектировать, настраивать программы под себя. Это очень удобно, хотя и требует наличия определенной концепции, виденья. Как я уже сказал я использую два базовых подхода: GTD и Системное мышление от ШСМ. Без них гибкость Обсидиан оборачивается сложностью и неопределенностью, что в конечном итоги требует больше времени на планирование, чем на исполнение самих планов.
В данном посте я лишь описал один из фасадов настроенной мной конфигурации Obsidian. В других постах моего блога я рассказываю:
- как я формирую содержание страницы “Обзор дня” каждый день;
- что такое собранность человека, организации с точки зрения практичного и научного подхода;
- зачем нужен экзокортекс и как я его использую в своей деятельности;
- почему я выбрал Obsidian;
Я уже перестал относиться к процессу создания экзокортекса с позиций выпуска «релизов». Есть отдельная рутина в которой, по ходу эксплуатации, собираю идеи для реализации, раз в неделю уделяю время для проработки, реализации одной - двух идей.