В качестве поста (выполнения домашнего задания в рамках курса Моделирование и Собранность. Глава 3) поделюсь своей практикой планирования задач и управлением рабочим временем. Возможно, это не совсем строгое выполнение дз, но, как получилось.
Начну с того, что по мере прохождения курса я часто слышу о том, что необходимо максимизировать свое время концентрации, делать только важные запланированные задачи и всячески оптимизироваться. Все это прекрасно, но только в случае, если человек живет в вакууме. Я не представляю себе реальность, в которой свое время можно распланировать таким образом, чтобы реализовать такой план. Скорее всего это обернется потерей коммуникации, замедлением процессов компании. Однако я, как личность, буду работать просто прекрасно.
Представим, что у моего коллеги возник какой-то вопрос, но в моем экзокортексе не стоит задачи отвечать на подобные запросы, то сколько ему нужно ждать? А если таких коллег несколько? А если они еще и между собой общение планируют в календаре? Это становится похожим на документооборот - медленно и неэффективно.
Теперь как я планирую и контролирую свою деятельность. Сразу оговорюсь, что моя деятельность предполагает довольно много общения с коллегами, созвонов, так и индивидуальную (сконцентрированную) работу. На идеальность подхода не претендую.
Мой рабочий день начинается в 7.30 утра. Почему так рано? Во-первых утро - максимально продуктивное утро для меня. В это время все спят и я могу сконцентрированно поработать. День начинается с перечитывания самых важных целеполагающих заметок. Это дает мне общий настрой и не дает скатиться в выполнение мелких задач с быстрым, но маловажным результатом. Затем я перехожу на страницу с планированием, где я вычеркиваю сделанные задачи и добавляю новые. Все задачи делятся на три категории: быстрые (делаю сразу), важные, средней важность и неважные. Если задача висит долго - то я ее просто выкидываю.
Помимо выполнения задач, за утро я рассылаю “тихие”, либо отложенные сообщения коллегам, чтобы придя на работу у них уже были ответы на вопросы, либо задачи от меня. Таким образом я экономлю их время, т.к. с начала рабочего дня они знают, что делать.
В конце каждой неделе я крупно планирую следующую. В последнее время, если я назначаю встречу, то вместо классического “часа”, я ставлю 50 минут, чтобы за 10 оставшихся минут можно было написать мемо, сделать заметки и успеть переключиться на след встречу.
Что касается остального рабочего дня, то как правило он у меня довольно жестко расписан в календаре, но почти всегда я оставляю к себе доступ, чтобы у коллег не было лишних пауз. Если мне нужно действительно сконцентрироваться, то я просто не прихожу на работу. Если нужно сконцентрироваться надолго, то уезжаю в другой часовой пояс.
Первую половину дня я стараюсь проводить за решением самых важных задач, т.к. это самое продуктивное время. Все встречи и созвоны увожу на вторую половину, т.к. голова работает хуже.
Прочтя главу 3 я уловил некоторые сходства своего подхода с материалами. Например, учет межвременного разрыва, и разной скорости выполнения задач, использование экзокортекса и т.д. Если вы нашли недостатки моего подхода, либо появились вопросы, с удовольствием обсужу.
Причиной кажущегося мне “передёргивания” в сторону эффективный человек “живёт в вакууме” или “успевает делать разное и быть доступным коллегам” является наличие разного типа мышления у людей, разного характера, разной специфики работы, разных должностей. Менеджер и эксперт по конкретному профилю могут мыслить и работать по-разному, у них разная специфика работы. Тут главное не причесывать всех под одну гребёнку ни с одной ни с другой стороны.