МиС-2024 Глава 3. Подходы собранности в работе

В качестве поста (выполнения домашнего задания в рамках курса Моделирование и Собранность. Глава 3) поделюсь своей практикой планирования задач и управлением рабочим временем. Возможно, это не совсем строгое выполнение дз, но, как получилось.

Начну с того, что по мере прохождения курса я часто слышу о том, что необходимо максимизировать свое время концентрации, делать только важные запланированные задачи и всячески оптимизироваться. Все это прекрасно, но только в случае, если человек живет в вакууме. Я не представляю себе реальность, в которой свое время можно распланировать таким образом, чтобы реализовать такой план. Скорее всего это обернется потерей коммуникации, замедлением процессов компании. Однако я, как личность, буду работать просто прекрасно.

Представим, что у моего коллеги возник какой-то вопрос, но в моем экзокортексе не стоит задачи отвечать на подобные запросы, то сколько ему нужно ждать? А если таких коллег несколько? А если они еще и между собой общение планируют в календаре? Это становится похожим на документооборот - медленно и неэффективно.

Теперь как я планирую и контролирую свою деятельность. Сразу оговорюсь, что моя деятельность предполагает довольно много общения с коллегами, созвонов, так и индивидуальную (сконцентрированную) работу. На идеальность подхода не претендую.

Мой рабочий день начинается в 7.30 утра. Почему так рано? Во-первых утро - максимально продуктивное утро для меня. В это время все спят и я могу сконцентрированно поработать. День начинается с перечитывания самых важных целеполагающих заметок. Это дает мне общий настрой и не дает скатиться в выполнение мелких задач с быстрым, но маловажным результатом. Затем я перехожу на страницу с планированием, где я вычеркиваю сделанные задачи и добавляю новые. Все задачи делятся на три категории: быстрые (делаю сразу), важные, средней важность и неважные. Если задача висит долго - то я ее просто выкидываю.

Помимо выполнения задач, за утро я рассылаю “тихие”, либо отложенные сообщения коллегам, чтобы придя на работу у них уже были ответы на вопросы, либо задачи от меня. Таким образом я экономлю их время, т.к. с начала рабочего дня они знают, что делать.

В конце каждой неделе я крупно планирую следующую. В последнее время, если я назначаю встречу, то вместо классического “часа”, я ставлю 50 минут, чтобы за 10 оставшихся минут можно было написать мемо, сделать заметки и успеть переключиться на след встречу.

Что касается остального рабочего дня, то как правило он у меня довольно жестко расписан в календаре, но почти всегда я оставляю к себе доступ, чтобы у коллег не было лишних пауз. Если мне нужно действительно сконцентрироваться, то я просто не прихожу на работу. Если нужно сконцентрироваться надолго, то уезжаю в другой часовой пояс.

Первую половину дня я стараюсь проводить за решением самых важных задач, т.к. это самое продуктивное время. Все встречи и созвоны увожу на вторую половину, т.к. голова работает хуже.

Прочтя главу 3 я уловил некоторые сходства своего подхода с материалами. Например, учет межвременного разрыва, и разной скорости выполнения задач, использование экзокортекса и т.д. Если вы нашли недостатки моего подхода, либо появились вопросы, с удовольствием обсужу.

6 лайков

Глеб, спасибо за пост - что поделился именно своими практиками и как ты выстраиваешь свой рабочий процесс.
Для меня особенно подсветились две вещи:

  1. День начинается с перечитывания самых важных целеполагающих заметок. Это дает мне общий настрой и не дает скатиться в выполнение мелких задач с быстрым, но маловажным результатом.
    В своей работе я, как оказалось, очень часто могу выбирать последнее, при этом потом очень сильно переживаю за накопившийся хаос и что более глобальные дела стоят на месте. Очень хорошо, что благодаря твоим мыслям вывожу на осознанность свои модели поведения.

  2. Все встречи и созвоны увожу на вторую половину, т.к. голова работает хуже.
    На этой неделе сразу одну встречу перенесла на после обеда. При этом одну пятничную встречу не смогла увести - все равно осталась стоять на 10. В любом случае, понаблюдаю за этим. Но очевидная работоспособность твоей практики есть - я ведь на этой неделе осознанно подошла к вопросу и потрекала время исполнения задач/своих действий - моя продуктивность на высоте примерно до 13:00. Далее идет спад. А самое продуктивное время я порой и часто занимаю различными встречами (в т.ч. отнимается продуктивное время и наших коллег).

2 лайка

Глеб, спасибо за пост :slight_smile: Причиной кажущегося мне “передёргивания” в сторону эффективный человек “живёт в вакууме” или “успевает делать разное и быть доступным коллегам” является наличие разного типа мышления у людей, разного характера, разной специфики работы, разных должностей. Менеджер и эксперт по конкретному профилю могут мыслить и работать по-разному, у них разная специфика работы. Тут главное не причесывать всех под одну гребёнку ни с одной ни с другой стороны.

К твоему распорядку дня хотелось бы подкинуть одну идею, часто встречавшуюся мне в литературе. Предлагается планировать день не утром этого дня (тратя своё самое продуктивное время), а вечером предыдущего дня, как бы в конце рабочего дня. Как и твоё планирование следующей недели в пятницу, а не в понедельник, такой подход позволяет уменьшить потерю продуктивного времени с утра и позволяет сразу вступить в бой с важнейшими задачами в 7:30 утра. Но это так, к размышлению.

2 лайка

спасибо!

спасибо!

Глеб, пост - просто бомба =) Класс

Пробовали вести такое же правило в конце дня - анализ прошедшего времени, написание мемо и переключение?

Спасибо за ответ. На самом деле, такой анализ по результатам дня стоит делать. За день очень много всего происходит, поэтому резюме будет полезно.