Моя подготовка к встрече состоит из написания повестки (шаблон упрощает эту задачу), и рассылки этой повестке участникам. Цель встреч - решить накопившиеся вопросы по текущим проектам. Но нет фокусировки на ожидаемом результате от встречи.
Попробую описать подготовку к встрече методом обратной инженерии.
Логично, что результат встречи - четкий план дальнейших действий. То есть сама по себе встреча состоит из:
- обсуждения проблем/узких мест;
- оценки действий, предпринятых для устранения проблем;
- постановки обновленных гипотез;
- корректировки дальнейших шагов;
- плана действий и ответственных за исполнение.
Данные пункты можно частично выносить в асинхронную коммуникацию, и для живой встречи оставлять только то, что не получилось решить. Теперь пройдемся по каждому из пунктов.
Проблемы/узкие места
Тут ответ на вопрос “Где”? А значит нужна понятная последовательность процесса, для этого подойдет одобренная командой схема процесса, чтобы четко определить а где что-то идет не так. Схема позволит также сфокусировать внимание на результате процесса. Здесь пригодится таблица с вопросами, которые добавляются по мере их возникновения. Какие-то из них можно решить в частном порядке.
Оценка предпринятых действий
Если запланированные действия отражаются в итогах предыдущей встречи, то где же место для фиксации выполненных? Также важно отразить привели ли эти действия к нужному результату. Значит нужна таблица где будут хранится запланированные и выполненные действия по проекту, с указанием статуса.
Гипотезы
На этом этапе проходят обсуждения и выдвигаются предложения, которые фиксируются в итогах встречи.
Корректировка шагов и планирование
На этих этапах определяются конкретные шаги для достижения конкретных результатов, назначаются ответственные.
Получается, что для качественного взаимодействия нужны:
- Список/таблица вопросов/предложений от участников команды;
- Таблица действий, где фиксируются исполнители, сроки, а также назначаются разные статусы;
- И самое сложное: мотивация команды использовать данные инструменты.
Стало понятно, что нужен новый шаблон повестки, где некоторые пункты надо сделать в виде ссылок на нужные таблицы, которые ещё предстоит разработать.