Одни используют Помодоро в качестве трекера потраченного на задачу времени, другие — в качестве помощника для минимизации отвлеканий, пока тикают очередные 25 минут. Вот только и те, и другие не получают эффект от данной техники в полном объеме.
В ШСМ изучили все преимущества метода Помодоро и даже сделали его ключевой частью практики инвестирования и учета времени, которая позволяет:
- управлять вниманием;
- учитывать время, выделяемое на рабочие и личные проекты;
- повышать концентрацию и продуктивность, разбивая работу на более маленькие и управляемые интервалы;
- создавать специальный ритуал для настройки на работу, представляя какой рабочий продукт планируется получить за очередную помидорку;
- получать мотивацию не бросать начатое, что особенно актуально для долгосрочных проектов;
- вовремя прерываться на отдых, чтобы на разных интервалах времени чувствовать себя бодрым и полным сил.
О том, как пользоваться техникой Помодоро, чтобы получать ее пользу в полном объеме — читайте в этой статье.
Планировщик задач на день
Парадоксально, но продуктивность человека может быть низкой даже в случае, если он находится в бесконечном потоке дел и задач на протяжении всего дня. К вечеру с удивлением для самого себя (и часто с досадой) можно обнаружить, что какие-то срочные и важные дела забылись и не выполнились. Вот и получается, что вроде бы и занят был весь день, а все равно многое не сделано.
Чтобы избежать такого сценария, автор техники Помодоро Франческо Чирилло предлагает иметь под рукой 2 списка:
- общий список дел;
- список дел на день.
Он рекомендует ежедневно просматривать общий список дел и выносить из него в список задач на день те, которые нужно сделать срочно.
Аналогичный подход описывает и Дэвид Аллен в своей книге «Как привести дела в порядок», которая также входит в список рекомендованной литературы студентам ШСМ.
Если использовать такой подход, то будет гораздо легче ставить в приоритет список срочных дел, и только по мере их выполнения переходить к тем, по которым сроки не так поджимают. И как только будет сделано все то, что «горит», переходить к следующим по срочности задачам. Таким образом продуктивность будет направлена в нужное русло без ощущения, что половина усилий за день была потрачена зря. Кроме того, визуализированное представление в виде списка запланированных задач перед глазами не оставит мозгу шансов что-то забыть.
В ШСМ есть отдельная практика ведения заметок, которая предполагает, что человек должен составлять короткие заметки в течение всего дня не только о том, что нужно сделать, но и фиксировать различные мысли, идеи и инсайты, чтобы потом иметь возможность к ним вернуться.
*> *
> Данная практика тесно связана еще с одной — мышлением письмом, которая позволяет создавать более детальные и подробные записи своих идей, которые потом можно воплотить на практике и получить реальные результаты в физическом мире.
Использовать как ритуал
Бывает, что мы принимаемся за работу в рассредоточенном состоянии. Вроде бы рабочий день давно уже идет, а мы никак не можем подступиться к выполнению задач из-за того, что мозг занят не тем. «Что приготовить на ужин?», «Не забыть поздравить Петрова с юбилеем», «А куда делись мои синие брюки?», «Надо бы снова пропить курс витаминов» — мысли хаотично возникают в голове, а между тем компьютер уже успел перейти в спящий режим из-за отсутствия активности.
Хороший способ избавиться от хаоса отвлекающих мыслей — использовать Помодоро в качестве подготовительного ритуала. Перед запуском помидорки нужно подумать о том, чем вы будете заниматься в ближайшие 25 минут: какую работу нужно выполнить, в какой роли, по какой практике и какой рабочий продукт необходимо получить по окончанию помидорки.
Это поможет сосредоточиться на предстоящей задаче. При этом использование техники Помодоро вовсе не означает, что вы должны полностью заблокировать поток входящих мыслей, не касающихся текущей работы. Напротив, Помодоро помогает ничего не упускать из внимания.
Ассистент по входящим
Все то, что приходит в голову во время выполнения задачи, может быть важным. Но каждый раз отвлекаться от приоритетной работы и переключаться на что-то, о чем напомнил нам мозг — непродуктивно. Так мы рискуем везде все начать, но нигде ничего не закончить.
Франческо Чирилло предусмотрел такой сценарий, когда описывал свою методику Помидора. И вот, что он предлагает. Каждый раз, когда мы сами себя отвлекаем очередной вспыхнувшей мыслью, нужно остановиться, открыть свой список задач, вписать туда то, что пришло нам в голову, и вернуться обратно к работе.
Если задача срочная, нужно вписать ее в план на сегодня. Если нет — выставить дедлайн.
Так техника Помодоро позволяет нам не переживать, что мы упускаем из внимания что-то важное. Ведь мысль зафиксирована, и если даже наш мозг решит забыть о ней — у него ничего не получится. Заметка останется в вашем списке задач, и при первом взгляде на нее вы вспомните, что хотели/что нужно было сделать. В этом смысле техника Помодоро перекликается с практикой ведения заметок.
Чтобы не было лишнего соблазна переключаться на второстепенные дела, которые вспомнились случайно, автор техники Помодоро разработал специальное правило:
«Помидорка не должна быть прервана. Она отмечает 25 минут чистой работы. Не существует такого понятия, как половина Помидорки или четверть Помидорки. Помидорка — это атомарный отрезок времени. Если Помидорка прервана кем-то или чем-то, значит, нужно считать, что она и не начиналась. Установите новую Помидорку и начните сначала.»
Фрагмент из книги Франческо Чирилло «Метод Помидора»
Если вдруг из-за возникшей мысли вам нужно все-таки прервать текущую Помидорку (например, вы начали работу над презентацией нового продукта и вдруг вспомнили, что сегодня необходимо подготовить и сдать отчет по закупкам материалов), тогда ее нужно объявить недействительной, даже если до ее конца осталось всего пара минут. Отличная мотивация не отвлекаться на ерунду, не правда ли?
Аналитик инвестированного времени
Современные приложения, разработанные на основе метода Помодоро, позволяют видеть реальную статистику за день-неделю-месяц-год, и то, сколько времени ушло на разные проекты и задачи. Это дает ряд преимуществ.
Во-первых, перед глазами всегда честная и непредвзятая картина, что рабочий день в среднем длится не 8 часов, а, например, 4 часа 15 минут. Это повод лишний раз проанализировать, на что ушло оставшееся время, и подумать, как его использовать наиболее продуктивно.
Во-вторых, регулярный сбор такой статистики дает возможность точно прогнозировать, сколько времени уйдет на выполнение определенной задачи. И тогда в работе и жизни постепенно будет появляться все меньше ситуаций из разряда «ожидание — реальность».
В-третьих, очень часто в нашей жизни встречаются долгосрочные проекты, результаты которых становятся заметны спустя недели или даже месяцы. Например, сложно сбросить 10 кг веса или выучить английский всего за месяц. В этом случае Помодоро выступает отличным мотиватором не бросать начатое, ведь когда видишь, что план по выделенному времени регулярно выполняется и в проект уже инвестировано много времени — бросать не хочется.
Источник бодрости в течение всего дня
Техника Помодоро предполагает наличие обязательных перерывов между помидорками. В классической версии схема такая:
- каждые 25 минут — перерыв на 5 минут;
- каждые 4 помидорки — перерыв 15 минут.
Это способствует реализации практики организации досуга в течение часа и дня, которая помогает не выматываться в первые несколько часов работы и поддерживать бодрость на протяжении всего дня. Достигается это за счет двух составляющих:
- Досуг, даже если он длится всего 5 минут, помогает организму восстановить физические и ментальные силы.
«Во время этого перерыва можете встать и походить по комнате, попить воды, помечтать о том, куда поедете в следующий отпуск. Сделайте дыхательные упражнения или растяжку. Если вы работаете с другими людьми, можете перекинуться парой-тройкой шуток. Во время этого короткого перерыва не самым лучшим выбором будет заняться чем-то, что требует значительных умственных усилий. Например, не стоит обсуждать рабочие вопросы с коллегой, писать важные письма, делать срочные телефонные звонки и так далее. Подобного рода вещи блокируют конструктивную умственную интеграцию, которая вам нужна, чтобы подготовиться к началу следующей Помидорки.» — поясняет принцип работы перерывов Франческо Чирилло.
- Принудительный перерыв между помидорками помогает выйти из состояния потока, отвлечься от текущей задачи, а затем посмотреть на нее снова свежим взглядом. Это избавляет от риска «уйти не в ту степь» и вернуться на прямой путь к цели.
Например, в подготовке презентации можно увлечься оформлением визуала и забыть о том, что впереди еще 2 десятка информационных слайдов, на которые потребуется немало времени. Принудительный перерыв поможет оторваться от подбора цвета и стиля слайдов и вернуть фокус внимания на информационную составляющую.
Подведем итоги
Техника Помодоро — это не просто «засекатель времени» или «стимулятор фокусировки внимания на ближайшие 25 минут». В этой технике собран целый ряд преимуществ, которые позволяют человеку быть продуктивным в течение всего дня и распоряжаться своим временем наиболее эффективно и, главное, осознанно.
Использование техники Помодоро помогает:
- планировать задачи в краткосрочной и долгосрочной перспективе,
- расставлять приоритеты по степени важности и сперва выполнять задачи с высоким приоритетом,
- настраиваться на работу с помощью специального ритуала, даже если в голове хаос мыслей,
- корректировать список задач по мере поступления новых и не забывать о них,
- анализировать, на что уходит время в течение дня,
- оценивать, сколько времени требуется на выполнение проекта или задачи,
- прогнозировать сроки выполнения повторяющихся задач,
- поддерживать физическое и ментальное состояние организма на продуктивном уровне в течение всего дня,
- вовремя выходить из потока и корректировать действия, чтобы фокусироваться на главном.
Техника Помодоро лежит в основе практики инвестирования и учета времени, которая является одной из главных в системном саморазвитии человека. Узнать о ней подробнее можно на курсах ШСМ «Системное саморазвитие» и «Практики саморазвития».
