В заметке описаны мысли по поводу использования планировщика в рабочих задачах.
В курсе Рациональная работа от ШСМ высказывалась мысль, что планирование должно начинаться от ресурсов.
Перед началом любого проекта необходимо оценить, достаточно ли ресурсов, в первую очередь времени, для инвестирования в новое дело.
Соответственно, если мы ясно видим что ресурсов для проекта недостаточно, то нет никакого смысла в него ввязываться. Проект либо не сможет стартовать, либо растянется на неопределённый срок. Длительное время до получения первого практического результата означает серьёзные проблемы с мотивацией, и как следствие постепенное умирание нового начинания.
В этом же материале был дан простой практический совет - любая задача должна быть забита в планировщик. Нет задачи в планировщике - нет никаких действий. Таким образом можно явно увидеть есть ли у вас свободное время для любых дел, а так же позволяет проконтролировать на что ваше время тратиться помимо плановых задач.
На момент прочтения материала курса я сказал себе - “ок, занятная мысль, но все это какие то лишние, не оправдывающие себя телодвижения”.
И это было абсолютно верный вывод. Мои текущие рабочие задачи были достаточно структурированы и могли планироваться на 5 - 10 дней вперёд с высокой степенью определенности.
Последнее время резко выросло количество незапланированных заранее задач, возникающих внезапно, и вклинивающихся в моё рабочее расписание. В связи с этим появилась необходимость более рационально подходить к планированию, и особенно к отслеживанию потраченного времени.
Пререквизит: в качестве планировщика рабочих задач используется Microsoft Outlook.
Хочу описать несколько лайфхаков о которых я прочно забыл, но вдруг пришлось вспомнить:
1.Обед должен быть забит в планировщик наравне с рабочими делами. Подобное решение абсолютно не гарантирует, что этот временной слот не попытается занять встречей какой то ушлый малый, но вероятность спокойно поесть увеличивается. Да и само по себе напоминание будет не лишним.
2.Важные дела требующие длительного непрерывного интервала времени должны быть забиты в планировщик, или ваш день произвольно разделят встречами на мелкие таймслоты не позволяющие сосредоточиться на выполнении важной задачи. Состояние потока станет недостижимым.
3.Все менее важные, но запланированные на день дела тоже обязательно должны быть занесены в планировщик. Это позволит оценить наличие времени на их решение, и ничего не забыть. Чтобы не возникало ситуации, когда ваш день плотно забит, и поставить встречу другому человеку просто некуда, необходимо отмечать эти отрезки как Свободные. Т.е. с одной стороны вы запланировали все необходимые дела, а с другой, у вас есть достаточно “условно свободных” тайм лотов для созвонов.
4.Если потраченное на задачу время отличается от запланированного, то запись в Outlook необходимо скорректировать приведя к реальному. Зачем спросите вы? Для отслеживания реально затраченного времени и улучшения планирования в будущем.
Пара мелких баянистых напоминаний напоследок:
все важные для вас задачи ставьте в первой половине для, пока вы бодры и веселы.
Не ставьте встречи впритык, оставляйте 5 - 10 минут между ними на отдых, что позволит размять пятую точку и выдохнуть. Иначе следующая встреча будет значительно менее продуктивной. Как при этом не вспомнить о технике Помодоро, прямо предписывающей делать перерывы между работами.