Согласно определению в курсе “Рациональная работа” от ШСМ, собранность
это мастерство управления вниманием агента в деятельности на разных временных шкалах.
Это мастерство позволяет:
- Навести внимание на важное по роли, несмотря на отвлечения;
- Удержать внимание на важном столько, сколько потребуется (дни – недели – месяцы – годы);
- Осознать, что что-то пошло не так, до того, как проблема «ударила обухом по голове»;
- Интегрировать информацию для решения проблем и принятия решений;
- Делать все это на минимальном усилии, чтобы сэкономить энергию и другие ресурсы.
Попробую рассмотреть мастерство собранности для себя как человека , как специалиста исполняющего определенную рабочую роль и мастерство собранности для команды.
В личной жизни, для наведения внимания на важном, удержания внимания(на интервале часы, дни ,недели, месяцы, годы) использую практику учета и инвестирования времени( практика Помодоро, планировщик Focus to do) , практику еженедельного стратегирования и планирования( Obsidian) .
Практика мышления письмом во время еженедельной сессии стратегирования и планирования используется для удержания внимания на длительных интервалах времени, а так же для анализа результатов и корректировки личной стратегии.
Делать все это на минимальном усилии пока не получается. Приходится прилагать целенаправленные усилия для следования практикам и периодически корректировать используемые методы.
В рабочей роли:
Для планирования встреч и учёта рабочего времени потраченного на задачи использую ms outlook.
Стараюсь следовать принципу, “если работы нет в планировщике, то она не выполняется”.
В качестве экзокортекса для учёта и контроля задач и сроков их выполнения работ используется 1c bitrix. Один из его плагинов поддерживает kanban доску.
Для поддержки мышления письмом, распределенной работы с документами, описания методов и чек листов используется wiki/confluence.
Для удержания внимания на важном и контроля достижения целей использую еженедельную сессию планирования по понедельникам с оценкой достигнутых результатов, корректировкой задач и планированием работ на неделю. В этом мне помогает Obsidian.
Практика Помодоро в рабочих задачах не прижилась в явном виде из за большого количества длительных встреч. Общий принцип чередования периодов нагрузки и отдыха пытаюсь соблюдать с переменным успехом.
Онлайн встречи/созвоны это в целом большая проблема текущего проекта.
Отличительными признаками являются:
1.Встречи длительность 1ч и более
2.Количеством участников созвона до 30 - 40 человек
3.Частый выход за тайминг/запланированную длительность
4.Планирование 3 - 4 созвонов впритык, без промежутков между ними.
5.Встречи без предварительной подготовки и рассылки программы/ списка открытых вопросов
Наиболее значимые на текущий момент проблемы:
1.большое количество потерянного времени на общих онлайн созвонах.
2.много не запланированных высокоприоритетных задач.
Что такое собранность для конкретного человека и как её можно достичь, более менее понятно. Теперь попробую сформулировать свое понимание собранности команды.
Что такое собранность команды и какими методами она достигается?
В формулировке курсов ШСМ,
Собранность команды — это мастерство управления вниманием её членов в процессе выполнения задач.
Это означает, что команда может навести и удержать внимание на важных для её роли аспектах, несмотря на отвлечения, и осознать, когда что-то идёт не так, чтобы своевременно исправить курс. Собранная команда способна интегрировать информацию для решения проблем и делать это с минимальными усилиями, экономя ресурсы. Это важно, потому что помогает команде эффективно работать над достижением своих целей, при этом избегая перегрузок и ошибок
1.Для команды наличие прикладной командной собранности означает, что встречи не проходят с нулевым «выхлопом», на встречи участники приходят подготовленными и обсуждают темы из повестки встречи, записывают результаты (о чем договорились) и далее проверяют выполнение принятых на встрече решений.
2.Используются трекеры задач. На текущий момент для наведения собранности команды, учета времени в работе используется 1С bitrix. При этом часто есть проблемы с “заземлением”, с оценкой эффективности выполняемых работ.
Нужно определиться что и как измеряем, как используем полученные значения для анализа, поиска ограничений и ускорения\оптимизации работ.
Есть определённые проблемы с планированием работ на интервалах более 1- 2 недель. Отсутствие явно выделенного метода среднесрочного планирования, это одна из причин подобной ситуации.
Если кратко подитожить, то на сегодня на личном и командном уровне получается навести внимание на важное, удержать внимание на важном на интервале (дни – недели – месяцы) и осознать, что что-то пошло не так, до того, как проблема «ударила обухом по голове.
Есть проблемы с интеграцией информации для решения проблем и принятия решений, и не получаетс делать все это на минимальном усилии, чтобы сэкономить энергию и другие ресурсы.
