Что означает "быть собраным"

Посты студентов Cистемное мышление
1

Итак, напишите (на стикере или в формате короткой заметки в клубе МИМ), что для вас лично означает «быть собранным». Когда вы в последний раз демонстрировали собранность? Как вы поняли, что это собранность, а не что-то иное? Можете ли привести пример, когда она помогла вам решить сложную задачу или, напротив, не сработала?

Быть собранным для меня значит находится в текущем моменте и решать текущую задачу, а не распыляться на несколько задач, четко осознавать, что я делаю, для каких целей, в каком контексте и какой роли. Приведу пример - сегодня обсуждали дизайн нового офиса для нашей компании и было много шума и лишних предложений и информации. Я предложил обсудить этот момент с точки зрения цели оформления офиса, выделить всех участников процесса и их цели. Исходя из этого маркетологами была создана концепция, которая учитывала цель оформления офиса с точки зрения всех участников процесса и компании в целом.

Выполнили? Вы молодец! Теперь опишите собранность ваших сотрудников или вашей команды в целом. Какова она по вашей оценке сейчас, до начала работы по руководству? Как это помогает или мешает вам? А как ваша собранность влияет на коллег? Допишите в ваш пост в https://systemsworld.club/ или напишите отдельный пост с размышлениями на эту тему.

Собранность коллег находится на среднем уровне. С одной стороны сотрудники понимают свой функционал и роли, с другой - много времени тратится на праздные дела и разговоры, некоторые задачи, совместно выполняемые, могут пониматься двояко разными сотрудниками. Моя собранность влияет положительно на сотрудников, часто приходится отсеивать мусор и концентрироваться на главном. Иногда нет определенности у некоторых сотрудников с теми ролями, которые они выполняют, это проблема в том числе и руководителей.

Дополните пост в третий раз. На этот раз распишите:

  • Успеваете ли вы сделать важные задачи в течение рабочего времени – или вам регулярно приходится задерживаться после его окончания? - Задерживаться не приходится в виду ограничения по времени жесткого, но часто бывает, что не все важные задачи выполняются своевременно, и запланированное не успеваю в виду средней эффективности выполнения задач и того, что некоторые сотрудники вклиниваются в мое рабочее время с незапланированными задачами.

  • Загляните в ваш трекер/планировщик задач и ответьте на вопрос: сколько задач у вас сейчас не завершено? Сколько дней (недель, месяцев) выполняется самая старая задача? - На сегодня 6 задач, но большей частью это задачи регулярные, выполняемые с определенной периодичностью.

  • Посмотрите в командный трекер задач. Сколько у вашей команды незавершённых задач или user stories, или иных объектов работ? Сколько дней (недель, месяцев) выполняется самая старая задача? - Большое количество незавершенных задач, есть со сроком несколько месяцев.

  • Какие важные проблемы вы не решаете уже давно? Какие важные проблемы не решает ваша команда? - Есть задачи, которые откладываю по несколько недель, например принять решение о старте внедрения некоторых программных продуктов у нас в компании, или звонок или общение с некоторыми людьми.

2

Петр, здравствуйте!

Я также как и Вы недавно занимаюсь в МИМ. У меня домашнее задание - ответить на несколько заготовок в клубе, обратив внимание на то, как они моделируют мир и какие главные понятия для этого используют. моделируют мир и какие главные понятия для этого используют.
Поэтому, я бы предложил обсуждение дизайна офиса в терминах МИМ сформулировать так:

При обсуждении целевой системы “офис компании” я предложил рассматривать интерьер не как набор дизайнерских решений, а как систему, создаваемую ради определённой цели. Мы определили роли участников и их интересы, что позволило маркетологам разработать концепцию, учитывающую цели и функции системы как с позиции отдельных ролей, так и надсистемы - компании в целом.

Здесь у нас сразу появляется несколько понятий из МИМ.

Целевая система - та система, ради которой осуществляется деятельность нашей системы. То, что мы хотим создать, изменить или поддерживать, чтобы достичь определённой цели. В нашем случае это офис компании.

Надсистема - это та система, частью которой является рассматриваемая система и ради целей которой она существует и функционирует. В нашем случае это сама компания.

Роль — это позиция субъекта в системе, определяющая его интересы, функции, ответственность и вклад в достижение целей системы. Через роль субъект взаимодействует с другими участниками и с самой системой. В целевой системе “интерьер офиса компании” можно выделить такие роли:

Роль Как проявляется участие Интерес
Руководитель компании (роль заказчика) Определяет стратегические цели оформления Репрезентация бренда, эффективность инвестиций
Сотрудник (роль пользователя) Использует офис в повседневной деятельности Комфорт, удобство, эргономика
Маркетолог (роль носителя бренда) Следит за визуальной идентичностью Узнаваемость, эмоциональное восприятие бренда
Архитектор (роль проектировщика) Формирует концепцию и решения Целостность и реализуемость дизайна
HR (роль организатора среды) Влияет на распределение рабочих зон Культура взаимодействия и вовлечённость сотрудников

Ролевой интерес — это осознаваемое стремление субъекта, занимающего определённую роль в системе, к такому состоянию системы или процесса, при котором его роль реализуется наилучшим образом. Это что хочет получить субъект от системы, исходя из своей роли. Один и тот же человек может иметь несколько ролевых интересов, если он включён в систему через разные роли.

Роль Ролевой интерес
Сотрудник (пользователь) Чтобы офис был удобен, эргономичен и поддерживал концентрацию
Руководитель (заказчик) Чтобы интерьер повышал престиж и мотивировал сотрудников
Маркетолог (носитель бренда) Чтобы оформление офиса выражало визуальную идентичность компании
HR Чтобы офис создавал культуру открытости и взаимодействия

Цель системы - это ради чего система вообще существует.
Она определяет желаемое изменение во внешней среде или надсистеме, которое должно произойти в результате функционирования системы. У системы “офис компании” цель — обеспечить условия, при которых сотрудники смогут эффективно работать, взаимодействовать и реализовывать цели компании. То есть офис нужен не ради мебели, планировок или ремонта, а ради изменения состояния компании — сделать её деятельность более эффективной и согласованной.

Функция системы — это то, что система делает ради своей цели,
роль, которую она выполняет в более широкой надсистеме. То есть здесь целевая система офиса компании входит в надсистему компании.

Функции целевой системы (офиса):

  • обеспечивать рабочие места (пространственную и функциональную поддержку деятельности сотрудников);
  • способствовать коммуникации и взаимодействию;
  • выражать идентичность и ценности компании;
  • поддерживать комфорт и благополучие персонала.

Предлагаю обсудить конкретные потребности Вашей компании в офисе. Мы можем разработать для Вас дизайн-проект, и параллельно поучиться вместе системному мышлению. То есть разрабатывать дизайн-проект пространства, используя методологию МИМ — с учётом ролевых интересов, целей и функций системы.