Возвращаю задолженность - публикую пропущенную заготовку по практике планирования со стажировки.
В планировании есть пункт “понять как менять планы, если появляется срочная работа”. Это как раз тот момент, который я не делаю и, когда появляется 2-3 срочных дела, теряю контроль, берусь за них, упускаю важное и вечером недоволен своими результатами. Ещё после выполнения срочной задачи бывает, становится ясно, эту задачу вообще делать не нужно, и я зря потратил время. Как выстроить процесс:
- Срочную задачу - описать. Какой рабочий продукт ожидается. Как надолго можно отложить?
- Запланировать время на срочные задачи и понять, когда чаще всего они получаются. Обычно это после дейли - 11-12 часов. Люди пришли на работу и увидели что-то не так, или рассказали, что столкнулись с проблемой и им нужна помощь. Выполнение личных проектов обеспечивается управлением своим вниманием - временем. Именно за этим мне нужно следить - куда направлено моё внимание сейчас. То есть даже не “чем занимаюсь” и “на что отвлекаюсь”, а “куда направлено внимание”. Направлено ли оно на создание рабочего продукта по текущей задаче?
Идея запланировать время в виде буфера на срочные задачи мне не нравится. Если срочных задач не случилось - сделать всё сегодняшнее и взять что-нибудь из завтрашнего? Как будто появляется свобода взять что попало или потерять время. Или же заранее подумать, что я не возьму в работу сегодня, если будут срочные задачи?
Нарезание работ сотрудникам: описание рабочего продукта, метода, срока? Задачи для себя тоже должны быть хорошо проработаны и спланированы. У меня хорошо получалось работать, когда я писал детальный план выполнения задачи - последовательность шагов и некоторые подробности того, как сделать. Потом было легко начать следующий шаг, а также запланировать время на каждый шаг. Где-то здесь витает идея сбора чек-листов для реализации задач (шагов выполнения и Definition of Done).
Тогда ещё я не знал идеи рабочего продукта из руководства по практикам, но с выделением РП этот процесс должен бы работать ещё лучше. Однако, после начала работы с руководствами я начал планировать на сессии стратегирования обобщённые РП на неделю и перестал делать детальные планирования по задачам.
Сейчас мне нужно как-то разделить стратегирование с определением рабочих продуктов на неделю и формирование детального плана по задачам, которые этого требуют. Делать такие планы на стратегировании выглядит неподходяще, так как фокусирует меня на слишком мелких деталях для недельного стратегирования. Но когда я запускаю таймер по сформулированному на стратегировании РП, у меня упущен момент планирования по задаче и я сразу приступаю к задаче интуитивно. В случае приоритетных проектов мы на сессии стратегирования описываем неудовлетворенности и проекты, подбираем гипотезы по методу и ближайшему рабочему продукту. В случае РП, требующих декомпозиции как будто нужно отдельная “встреча с собой” для подбора гипотез методов, рабочих продуктов этапов по задачам на рабочий спринт, либо выделить этап планирования в каждом заведенном РП по задаче, где это требуется. Попробую сначала добавить такое планирование как подзадачу в трекере Focus To-Do по рабочим задачам.
В главе “Как классифицировать работы и составлять бюджет времени” говорится, что работы тоже планируются заранее на сессии планирования. Когда происходит сессия планирования? Сейчас я во многие дни утром смотрю задачи в трекере на день, расставляю ориентировочные блоки в календаре. Но внутрь задач я не вникаю. А как раз по многим рабочим задачам нужно подумать прямо над задачами и шагами их выполнения. В то же время, интуитивно, хочется такое подробное планирование делать после утренней учебы (систематического медленного чтения). Как будто, задача обучения важнее планирования, потому что обучение - важное, а планирование работает и с важным, и с текущим.
В тексте говорится о необходимости различать задачи и работы. Далее читаем, что при планировании задачи перерабатываются в формулировки работ. Ага, задача - действие, которое нужно выполнить по проекту с указанием метода (а рабочий продукт?). Работа - кто делает, в какой срок, в какой роли, по какому методу, какие ресурсы (время, деньги), какой рабочий продукт в результате. Сейчас попробовал формулировать работы для проекта ремонта балкона, и уже выполнение этих работ кажется реальным.
Как отличить важные задачи от текущих - в текущих используем известные методы работы, а важные связаны с новыми методами работы.
Вопрос - как используется список неудовлетворенностей в роли входящего рабочего продукта практики планирования? Кажется, что мы должны на входе брать в первую очередь список работ по приоритетным проектам и текущие/срочные работы + аналитику по прошлым периодам. То есть список неудовлетворённостей, всё таки, на входе для стратегирования, а полученный там список приоритетных проектов идет уже на вход планирования.
Заметка между делом - когда выспался, концентрироваться на задачах гораздо легче, и получается их собранно и быстро выполнять.
После недели занятий планированием стало понятно, как плохи списки отложенных дел с напоминаниями-уведомлениями. Списки напоминаний с датами, в которые не заглядываешь до срабатывания напоминания - просто списки отложенных срочных дел, на которые никогда нет времени. И в момент напоминания они также остаются срочными, или даже внезапно становятся такими. И приходится адаптировать свой график, либо откладывать напоминание. В такие списки с уведомлениями должны попадать только дела, жестко привязанные к контексту времени. А у всех остальных дел (проектов, задач, работ) может быть срок, по которому мы их планируем на будущий период планирования, но нет уведомления по времени.
Практики стратегирования и планирования для меня составляют ядро деятельности, с ними рядом незримо практика системного моделирования. Сама собой появляется практика организации досуга и практика формирования окружения. Практика инвестирования и учета времени уже вошла в привычку по большей части. Систематическое медленное чтение с мышлением письмом уже тоже близко к привычке, они стали моим основным методом работы с источниками информации. Мышление проговариванием больше всего отстаёт, но я помню принцип “если думаешь, что понял - проговори” и время от времени пользуюсь.
По поводу срочных задач и похвалы себя. Сегодня начал все срочные задачи записывать в трекер и только после этого выполнять. Заношу срочное в трекер в таком виде: 1. завести задачу №1 и разобраться с сутью срочной задачи, что можно сделать. 2. завести задачу №2 - на следующий период планирования или принять, что нужно работать над срочным сейчас и выполнять её сейчас. Учесть срочное в отдельном списке срочных задач для анализа повторяющихся паттернов позднее. При таком подходе даже срочные и сделанные в этот день задачи не ломают процесс работы, поддерживается мотивация, вечером всё также есть список рабочих продуктов, за которые себя можно похвалить.
Через трекер времени (Focus To-Do) получилось встроить в процесс исполнения текущие, ранее откладывавшиеся задачи, не относящиеся к приоритетным проектам. Хотя, всё ещё бывает так, что я их игнорирую и откладываю.
В некоторых задачах без плана работ я на итерацию планирую один рабочий продукт, а получаю другой. Такое бывает с новыми задачами, где я ещё не знаю точно, что нужно будет сделать для результата. Может быть, это - нормально? Начать делать, и попутно выяснить, что должно быть сделано.
По поводу разделения работ. У меня получается две группы - важные-текущие-срочные, как в трекере, и постоянные-временные. Важные и текущие - они и так плановые. Тогда нет смысла надстраивать ещё один уровень классификации, можно сделать её плоской. Постоянные-временные - это тоже, как будто, происходит из особенностей экзокортекса и неудобства доступных инструментов, а не из необходимости. В идеальном приложении я бы не делал постоянных задач кроме тренировок. Хочется видеть в формулировке, что именно сейчас буду делать для меньшей вероятности прокрастинации.
Не увлекайтесь дедлайнами - почувствовал, чем это плохо. Работа с дедлайном - это просто ещё одно срочное, да и на здоровье создаваемый стресс сильно влияет. В начале обучения я, используя трекер времени для “подстегивания” себя к работе, прямо чувствовал это напряжение в себе, которое заставляло меня бежать вперед. И, кажется, это негативно влияет на психическое состояние и, далее, физическое. Со стратегированием и планированием я уже знаю, что не сделаю больше запланированного, и знаю, что именно нужно делать. Стал чувствовать себя лучше.