Опубликуйте пост в клубе МИМ.
в) подготовку к «высокому сезону» на работе.
Цель
Обеспечить бесперебойную работу отдела при росте нагрузки в период закупки, своевременно и качественно обработать все договоры.
План действий
За 3 месяца:
подготовить статистику всех договоров, которые были подготовлены в прошлую закупку 2025
подготовить статистику сколько человек принимало участие в подготовке договоров в период закупки, учесть сезон заболеваний
За 2 месяца:
Подготовить сотрудников, которые будут дополнительно подключены в период пика нагрузки: провести обучение, подготовить инструкции и чек-листы.
Провести наличие доступа к необходимым системам
Назначить наставников для передачи опыта
подготовить список сотрудников, кому необходимо продлить доверенность на право подписи подготовленных договоров
За 1 месяц:
Организовать тестовый период для новых или подключаемых сотрудников.
Организовать период т, что новые сотрудники подключены к подготовке договоров в тестовой базе, с поддержкой наставника, затем для самостоятельного выполнения.
если отдел не справляется с нагрузкой, то обученные сотрудники подключены к выполнению работ
Назначить ответственного за отслеживание загрузки сотрудников и контроль качества выполнения задач.
За 2 недели:
Провести финальную проверку готовности команды и технических ресурсов.
Настроить коммуникацию: отчет руководителю о нагрузке отдела, общий чат для срочных вопросов
Ожидаемый результат
Команда готова к пиковым нагрузкам.
в случае, если основной состав сотрудников не будет справляться, то подключаются дополнительные сотрудники
Договоры обрабатываются и отправляются клиентам в срок.
Сокращено количество задержек.
Время обработки договора не более 2 рабочих дней.
Количество ошибок в документах 0%.
Количество просроченных договоров = 0%
Риски и меры
Риск: недостаточная подготовка сотрудников.
Мера: подключены сотрудники, которые уже готовят договоры, им только изучить новый вид
Риск: технические сбои, подготовка доверенностей на следующий год
Мера: проверка доступов заранее и подтверждение сотрудников. Доверенности продлены на новый год для права подписи договоров
Риск: рост нагрузки выше прогнозов.
Мера: список сотрудников для экстренного подключения.