Задание из курса Рациональная работа "Что такое собранность?"

[aleksandr-barbiniagra]

Что лично для меня означает “быть собранным”?

• Что для вас лично означает «быть собранным»?

  • Собранность понимаю как мастерство в способности направлять и удерживать внимание на важном и исключать на время или вообще из внимания неважное и/или отвлекающее, включая выбор рациональных методов работы. Собранность состоит из:
    • Способности выделять вниманием важное. Нужно понимать, что является важным (какой рабочий продукт есть результат работы по методу и в/из какой роли). Что является в контексте рассматриваемой проблемы или задачи “первым принципом”, доказанным фактом, от чего дальше отталкиваться и строить гипотезы по решению проблемы. Собранный всегда опирается на выявленные неудовлетворенности, цели, препятствия и исходя из этого формирует приоритеты как в личных, так и командах. Важное это то, что способствует снятию неудовлетворенности или решению проблемы.
    • Способность удерживать внимание на важном и не отвлекаться на неважное
    • Способность исключать (отбрасывать или не учитывать в контексте решаемой задачи) из внимания неважного в моменте или промежутке времени.
    • Ограждение от отвлекающего. Собранный человек способен выявить отвлекающие факторы как в окружении, так и во внутреннем текущем состоянии, дать описание этих факторов и проработать исключение или как минимум снижение оказываемого влияния на внимание
    • Собранный агент использует всегда экзокортекс как в проектах личных, так и коллективных. Необходимо иметь все это где-то записанным, то есть необходимо использовать внешние накопители информации, экзокортекс, чтобы позже всегда можно было вернуться и “продолжить думать” с того же места, где остановился, или при необходимости совместно подумать с командой. Другими словами необходимо использовать приемы мышления и моделирования письмом
    • Собранный человек использует практики планирования, соблюдает режим труда и досуга, чередует их.
    • Собранный человек сохраняет спокойствие и тревожится меньше чем не собранный

• Когда вы в последний раз демонстрировали собранность?

  • Стремлюсь быть собранным и получается сегодня чаще чем не получается на ежедневной основе. Очень помогает моделирование и ведение записей в таблицах и текстах

• Как вы поняли, что это собранность, а не что-то иное?

  • Появляется ощущение уверенности, внутреннего спокойствия и удовольствия от работы даже когда вокруг все не спокойно

• Можете ли привести пример, когда она помогла вам решить сложную задачу или, напротив, не сработала?

  • Что сработало
    • Из личных проектов о развитии и семейные: Таблица и моими неудовлетворенностями упрощает понимание самой проблемы и строить гипотезы и открывать проекты по устранению
    • В рабочих проектах: 1. Формирование общих онлайн ексель таблиц с проблемными вопросами помогает совместно обсуждать, описывать проблемы и находить стратегии по решению, 2. Формирование среды хранения и отслеживания прогресса решения задач в тикет системе совместно с командой помогает не терять задачи, удерживать внимание на важных задачах и находить совместно решения, 3. Планирование своего расписание и ведение календаря мероприятий и определение блоков времени на задач с делением на слоты для а) важных, б) срочных, в) текущих и г) проблемных помогает удерживать внимание на важном
  • Что пока плохо работает
    • В личных проектах не каждую субботу получается проводить сессии стратегирования
    • В рабочих проектах не всегда получается работать по намеченному на день плану, по-прежнему часто отвлекают звонки и срочные авральные задачи

• Теперь опишите собранность ваших сотрудников или вашей команды в целом.

  • Какова она по вашей оценке сейчас, до начала курса?
    • в команде управления проектом
      • ==чего нет, но что хотелось бы улучшить и прокачать==:
        • ежедневного плана задач на текущий день сами сотрудники себе не формируют, пока задачи на день нарезаю сам. На ежедневных 15 минутных утренних планерках начинаем с этого, но пока в целом получается не очень
          • нужно продолжать ежедневно пропитывать команду на формирование задач на день
        • еженедельного плана задач на текущую неделю нет. Тут самому сложновато с этим разобраться, задач внеплановых и срочных поступает много
        • планирования бюджета рабочего времени на день сотрудники не ведут, нет плана количества задач по временным издержкам
        • учета фактически затраченного времени
        • для членов команды управления по прежнему как-то размыта ответственность за рабочие продукты команды управления
          • табличка с рабочими продуктами сформирована, но еще нуждается в корректировке
        • общая вовлеченность в работу на результат слабовата, хотя на ежедневных стендапах начинаю с обозначения нашей общей как команды управления, команды проекта и компании в целом цели в этом проекте, объяснения за что нам платят и что является результатом нашей работы
          • нужно все таки сделать документ где это прописано и дать общий доступ
        • периодически от одного участника команды происходит саботаж по выполнению поручений, затягивание и не выполнение задач, а иногда и откровенный саботаж
          • сформирована таблица с описанием того, что по моему мнению является проступками, вопросами к компетенциям по занимаемой должности и какое это негативное влияние оказывает на проект и интереса дела в целом
          • 1 апреля проведу встречу с передачей обратной связи в виде таблицы и ожидаемой корректировки (третьей по счету), и будет запушена процедура увольнения и поиска нового зама
      • ==что получается уже хоть как-то==:
        • планерки с командой проводятся регулярно
        • все задачи погружаются в одну общую тикет систему (выбрана YouGile)
        • по областям внимания проекта активно пользуемся совместными онлайн ексель таблицами с возможностью единовременного редактирования
    • в команде проекта в целом (включая разработчиков)
      • ==чего нет, но что хотелось бы улучшить и прокачать==:
        • у ответственных разработчиков нет четкой установки с фиксацией внимания на том что является результатом работ каждого специалиста
        • часто возникает путаница при обработке поступающих тикетов с замечаниями от заказчика на предмет что это за характер замечаний и что с ним делать, является ли это объемом работ текущего контракта или это уже предмет дополнительного соглашения. Таблички в этой части заполняются плохо часто без глубокого понимания
          • нужно продолжать тратить время на пропитку команды и разъяснения
  • Как это помогает или мешает вам?
    • собранность помогает создать производственный конвейер, когда каждый участник команды знает в каждый момент времени что зачем для чего и с каким критерием качества должен делать. Это делает команду в целом как систему более устойчивой и продуктивной: если кто-то ушел в отпуск, или пришел новый член команды производственные просадки в продуктивности менее ощутимы
    • если этого нет, то приходится играть в “героя” это вытаскивать срочные вопросы часто самостоятельно и с большими энергетическими расходами, переработки и напряжение в команде и рабочих группах
  • А как ваша собранность влияет на коллег?
    • с одной стороны положительно:
      • есть ощущение контроля и общего понимания кто что делает и что все относительно того что было раньше под контролем
      • появляется так же ощущение прозрачности, все видят задачи всех
      • вскрывает проблемы, которые есть в установках и рабочих процессах в команде
    • с другой стороны:
      • участники команды ощущают что задачи поставленные не снимутся пока не будут выполнены или отменены, и это создает некоторое давление
      • открытость таблиц и тикет системы создает некоторое ощущение что ты как бы под колпаком и все тебя видят, что создает то самое ощущение “шкуры на кону”. А это далеко не всегда и не всем комфортно, и не всех и не всегда заводить и мотивирует. Периодически чаще начинаю слышать
      • вопрос личностной и ролевой ответственности пока открытый и требует проработки