Определите, что из реально выполняемых работ можно:
- Не делать?
- Делегировать?
- Ускорить их выполнение (автоматизировать, сделать иначе)?
Практика мышления письмом позволяет откладывать (не делать) некоторые задачи. Просто откладываю задачу, а все идеи фиксирую в заметках, которые при разборе переношу в соответствующий проект, поэтому в мозге у меня не зудит, что надо что-то там сделать. Какие-то из задач просто протухают/теряют актуальность (что обнаруживается на сессии стратегирования, если проект выводится в приоритетный).
С делегированием у меня основная сложность. Так как у нас в организации происходит множество изменений, то по ходу приходится определять новые методы, которые нужно не только внедрить, но и адаптировать под наши ситуации, соответственно я не могу делегировать метод, которого нет. Попытки предложить коллегам описать и проанализировать свои методы работы ни к чему не приводят. То есть прежде, чем делегировать, мне нужно продумать и протестировать новые методы.
С ускорением проблем нет. Для частых рутинных задач пишу скрипты. Чек-листы кстати тоже повышают скорость. На них вообще по-новому взглянула. Одна из ситуаций: с коллегой разделяем между собой ответственность по выполнению работ, и в рамках обсуждения сразу для себя создаю чек-лист. И недавно поняла, что дальше я могу на базе этого чек-листа либо делегировать часть пунктов, либо автоматизировать.
Посмотрите на свой список проектов. Есть ли среди них те, которые сейчас неактуальны для компании и только отъедают время? Можем ли их:
- Убрать
- Отложить
- Ускорить завершение?
Понимаю, что у меня достаточно большой перегруз из-за количества направлений, регулярно напоминала руководителю о том, что нужно как-то ограничить количество проектов. На это мне говорят, что года через 3 должно стать легче. Поэтому выбрала для себя схему с работой над проектами по неделям (в прошлом задании описала), так как постоянные переключения плохо сказываются на скорости и качестве работы.
Ожидаемое время выполнения задач на день / неделю не должно сильно превышать вашу среднюю дневную / недельную продуктивную мощность.
С прогнозированием стало точно лучше. Тем более убрала для себя дедлайны. Если нужно решить несколько задач, к определенному сроку, то делаю выбор, которые действительно важны, так как все сделать нереально.
Попробуйте пожить по-новому и опишите результат.
По-новому живу наверно несколько месяцев. Акцент сместился со срочно-срочно на реальную оценку сроков с учетом ресурсов. Больше внимания уделяю своему состоянию/здоровью, и не пытаюсь добиться сверхрезультов за счет насилия над организмом. Вообще сменилась картина мира в сторону “вода камень точит”, вместо “добиться любой ценой”