В рамках задания 3.1 я ввёл “не делаю ничего, что не записано в календаре”, соответственно все задачи которые у меня появлялись в ходе недели, даже если занимался я ими сразу - я добавлял в календарь перед их выполнением. Для того, чтобы потом как-то анализировать результаты своей деятельности я в календаре так же ввёл следующую цветовую индикацию:
- Синий - задача запланирована
- Зелёный - задача была запланирована и выполнена
- Красный - задача не была запланирована, но была сделана.
- Серый - задача была запланирована и по итогу не выполнена
Сразу стоит отметить, что под “запланирована” я подразумеваю, что задача была добавлена в календарь в рамках еженедельной понедельничной задачи, с которой я начинаю рабочую неделю. Это значит что над этой задачей я планирую работать на этой неделе. Соответственно если задача “не была запланирована”, значит делать я её не планировал и в календаре соответственно её не было.
И вообще что такое задача в моём контексте - это запись в календаре выделенная под какое-либо времяпровождение, например “Обед” который есть в календаре - я тоже учитывал как задачу, при этом задачи между собой не консистентны по размеру, их объем времени варьируется в диапазоне от 15-ти минут до 2-ух часов.
По итогам двух недель получилось следующее:
- За первую неделю подобной практики было:
1.1. запланировано и выполнено: 34 задачи
1.2. не запланировано и выполнено: 33 задачи
1.3. запланировано и не выполнено: 10 задач - За вторую неделю:
2.1. запланировано и выполнено: 53 задачи
2.2. не запланировано и выполнено: 13 задач
2.3. запланировано и не выполнено: 10 задач
Появившиеся задачи, т.е. “скрытые” по ходу первой недели можно разделить на несколько категорий:
- Ежедневные задачи, над которыми я постоянно работаю, но в явном виде не планировал их раньше: разбор личных сообщений (2 раза в день,), разбор системы трекинга поручений (2 раза в день), 15-ти минутный перерыв (2 раза в день) - понял что без него никак, либо я его запланирую и нормально в него отдохну, либо начну отвлекаться во время задач и потрачу это же время только менее эффективно.
- Встречи не уложившиеся в тайминг, т.е. если встреча например была запланирована на 1 час и в календаре она так и стояла, то при её задержке например на 30 минут я добавлял это в календарь отдельной задачей, что на неё ушло время.
- Возникшие срочно внеплановые задачи, их спрогнозировать нельзя было, они имели не большие времязатраты, но тем не менее их нужно было выполнить.
Первая категория из “скрытых” задач это на самом деле работа, которая может быть полностью плановой, собственно я поработал над тем, чтобы во 2-ой неделе моей практики они были включены в календарь и я с ними работал. Вторая категория “скрытых” задач плановой не является, но она совершенно точно управляема, соответственно видя какой итог подобные события оказывают на неделю стал больше удерживать во внимании контроль проведения встреч. С третьей категорией я ничего делать не стал и думаю что сделать с этим по крайней мере сейчас мало что можно, но если соберу больше данных и смогу определить тендецию по скрытым задачам, например в какие дни они обычно возникают и какого объема времени, можно будет запланировать в эти дни слоты для работы с ними. По итогам 2-ой недели точность планирования значительно улучшилась и из “скрытых” задач появились в основном задачи 3-ой категории и отменённые по ходу недели встречи, из-за которых я брал в работу другие вещи, заранее не запланированные.
По заданию 3.2 сейчас задач которые можно не делать или делегировать - нет, во многом потому что за последний месяц я периодически работал над этим вопросом и по итогу внёс изменения, которые можно было произвести. Если говорить конкретно, 6 еженедельным встречам я изменил периодичность на раз в 2 недели, что освободило мне 6 часов времени, а часть задач, которые по являются по итогам определённых встреч я стал регулярно делегировать. Но в работе есть ещё 2 задачи которые уже на сегодняшний день можно автоматизировать, что дополнительно освободит для меня время, наладить эту автоматизацию у меня в планах и в рамках октябре она появится.
Но это в любом случае всё изменяется и с течением времени я смогу больше своих задач делегировать, что-то будет появляться что можно будет автоматизировать, какие-то задачи будут терять актуальность, поэтому над этим надо задумываться регулярно, что я в общем то и делаю уже.
Не актуальных проектов которые бы только отъедали время сейчас нет, они порой появляются, но в рамках планирования недели если выявляется подобная работа - её я исключаю.
В итоге в рамках конкретно задания 3.2 я ничего не изменил, потому что подобным уже занимался в недавнем времени и некоторые изменения уже запланированы, но как уже писал выше это не разовая работа, все эти вопросы правильные и их нужно разбирать регулярно.