Термин "распожаризация" был предложен Юлией Чайковской, которая заметила как вдруг исчезают "пожары" и "авралы" после выполнения рекомендаций курса "Системный менеджмент". Мне слово понравилось, и я включил его в курс. Вот полный текст подраздела курса, в котором я описываю шаги, ведущие к этой "распожаризации", он расположен в разделе "6. Практика управления работами (операционный менеджмент)". Самое важное тут, что собственно управления работами там полтора шага из пяти, а остальное -- работа инженеров. Менеджмент и инженерия переплетены более чем тесно, их нельзя рассматривать отдельно друг от друга!
"Распожаризация" и управление работами
Главное — это понимать, что операционный менеджмент в конечном итоге сведётся к правильному размещению во времени потока/flow работ (по-русски вместо «потока» говорят «ход», отсюда и неминуемые «шаги», в английском используются разные слова, чтобы подчеркнуть непрерывность и дискретность — поток, работы текут!) по ресурсам-агентам, которые ведут эти работы. Так что организация для управляющего работами/операционного менеджера — это сеть, по которой текут работы, а главный интерес — поднять throughput/«проход» как то, что протекает через сеть ресурсов-агентов, работающих по каким-то практикам, чтобы получить на выходе или товар-продукт, или обработанную чужую целевую систему как «предоставление сервиса». В одну сторону (от поставщиков сырья или исходной информации) текут потоки вещества, информации, работ и вытекают из фирмы к клиентам, а в другую встречным потоком текут деньги, из которых происходит оплата за каждый ресурс, проводящий обработку потока. Поэтому на обложку нашего учебника попал фрагмент дорожной сети, в которой всё запутанно, но пока вроде как всё едет. Тем не менее, в дорожной сети легко образуются «пробки», когда уже никто никуда не едет. На работе это характеризуется «пожарами» и «авралами», когда самые разные люди вдруг обнаруживают, что всё вдруг резко остановилось или вот-вот встанет в масштабах фирмы из-за того, что они что-то не успевают. Как выполнять «распожаризацию»? Понятно ведь, что если автомобильчиков много, то пробки всё равно будут — а уж если всё остановилось, то и убрать пробку быстро нельзя! Будет «непрерывный пожар и аврал», но это совсем не та «непрерывность всего», которую мы хотим!
Тут есть следующие шаги:
- Нужно выполнить инженерную работу по принципам Lean/элегантности. То есть надо найти то, что можно не делать — и при этом риски что-то ухудшить останутся более-менее приемлемыми. Учтите, что вы сейчас собираетесь резко ускорить работу. Ненужную работу не нужно ускорять, она вредит делу! Поэтому просто перестаньте эту работу делать. Элон Маск как-то сделал замечание, что если вам не приходится возвращать одну из десяти убранных работ, то вы слишком мало убираете ненужных работ: ищите их тщательней! Это инженерная, содержательная работа.
- Ни в коем случае не начинайте ускорять работы, пока вы не наладили управление конфигурацией (помним про учёт и контроль, в том числе про включение разбиения работ/WBS в управление конфигурацией, в том числе это относится к кейсам — все кейсы, которые знаете, надо учитывать/отслеживать/track, используйте правильный софт для этого). Операционный менеджмент требует операционного учёта, учёта экземпляров, и учёт тут всего, включая деньги. То есть сначала надо добиться того, что вы ничего не делаете дважды и трижды из-за конфигурационных коллизий. Если у вас в проекте беспорядок, то вы будете быстро-быстро производить эти конфигурационные коллизии: подавать к супу вилку, варить в супе вместо картошки хлеб, потом говорить «ай, извините» — и переделывать это всё. Нет, сначала наладьте управление конфигурацией. Помним, что это «серая зона» между менеджментом (поскольку вроде как «учёт») и инженерией целевой системы (поскольку объекты учёта дают инженеры целевой системы, при этом если речь идёт о собственно организации-создателе в цепочке создания и оргпроектах, то тут менеджеры и есть те самые инженеры, к ним все слова про управление конфигурацией организации тоже относятся. Автор этих строк как-то консультировал холдинг, в котором невозможно было найти актуальную версию органиграммы: вроде как в фирме были подразделения, только никто не знал, на текущий момент, какие они!). Это тоже инженерная работа, в «Системной инженерии» делали замечание, что эту «серую зону» мы отдаём инженерам, а не менеджерам (кроме, конечно, управления конфигурацией самой организации). В какой-то мере это обратная работа для первого пункта: если по первому пункту делалась лишняя работа, то тут наоборот, не делалась какая-то важная работа по управлению конфигурацией, что вело к коллизиям и повторным работам. Чтобы убрать много инженерной работы, нужно добавить немного учётной работы, «навести бюрократию».
- Дальше устраняем wait time, время пауз в работе. Берётся специфическая точка зрения «изнутри работы», то есть это время, которое объект обработки готов принять работу ресурса над собой, но его не трогают, поскольку ресурсы заняты чем-то другим, или просто не знают, что нужно обрабатывать этот объект. Это терминология подхода TameFlow, которая по большому счёту и отражает современное состояние операционного менеджмента — то, как именно нужно «управлять работами» (помним, что без предыдущих двух пунктов использование этой книги будет вредным! Вы резко ускорите беспорядок! Будет не хаос и пожары на работе, а крайне быстрый хаос и пожары!). Вот это «устранение времени пауз», предотвращение «пробок» в работе, поддержание стабильного скоростного потока — это и есть операционный менеджмент.
- После того, как вы добились успеха в устранении времени пауз (там очень, очень много нюансов, для их понимания нужно читать специализированные учебники операционного менеджмента, в нашем общем курсе менеджмента мы не сможем об этих нюансах рассказать, но только скажем, какие учебники надо читать), вам нужно опять обратиться к инженерии и заняться уменьшением времени обработки рабочих продуктов на определённых операциях (touch time), которые будут вам даны по итогам предыдущего шага. Важно, что не нужно сокращать время любых производственных операций, а только находящихся на критических местах в потоке работ — вся арифметика для нахождения этих мест вам будет дана на предыдущих шагах. И это опять будет инженерная задача, которая потребует уже решений по существу инженерного вопроса, а не чисто менеджерская задача по распределению работ по ресурсам и учёту выполнения этих работ.
- Не давайте инерции себя остановить! Вернитесь к пункту 1 и повторите всё с самого начала: выкиньте лишние операции, наладьте управление конфигурацией (операционный учёт), займитесь принятием решений по уменьшению времени пауз в работе, а затем вернитесь к определению тех операций, которые нужно изменить инженерно, чтобы сократить их время.
Картинка на обложке, упоминаемая в тексте:
