Экзокортекс. Часть 2. Ведение заметок

[vaburov]

Итак, как было упомянуто в части 1 (с которой стоит начать, если вы вдруг сразу оказались здесь), экзокортекс это расширение мозга, его функций мышления и памяти. Основной частью его воплощения (но не единственной) является система Personal Knowledge Management, или, для простоты система ведения заметок (но может быть еще и файлов).

Тьяго Форте предлагает метод работы с заметками, который он называет CODE. Главная идея метода состоит в том, что мы не просто копим абстрактные знания, но знания привязанные к нашей деятельности, а значит заметки должны приводить к зримому результату, изменению физического мира. Таким изменением может и запись в блоге, и ремонт в доме, и все что угодно. (И, согласитесь, это очень соответствует философии ШСМ, не так ли?) Соответственно, метод предлагает конкретный пайплайн для конвертации собираемой информации в действия.

Эту модель вполне можно воспринимать обобщенно. Тьяго предлагает свои варианты реализации каждой стадии (и о них будет дальше), но в принципе ничто не мешает их кастомизировать под себя (о вариациях тоже поговорим). Главная идея: не сваливаться в только накопление информации, но создавать из нее продукты.

Пройдемся по стадиям.

Capture

Какого рода информацию вообще стоит сохранять?

1. Все что резонирует в окружающих информационных потоках (статьи, блоги, подкасты) импортируем в виде кусков текста
2. Заметки к книгам сделанные в ридере импортируем сюда же
3. Собственные мысли по поводу прочитанного, услышанного, наговоренного, мышление письмом, личный дневник
4. Материалы к рабочим проектам: важные письма, документы, выписки, списки, чек-листы, данные, слайды, excel-таблички, и все такое прочее

Короче, все, для чего требуется память.

Что не следует сохранять?

1. Самую чувствительную информацию (например пароли), все-таки это не самое секьюрное место
2. Очень большие файлы которые могут сказаться на производительности системы, доступности на разных устройствах и т.п.

Однако существует риск увлечься накоплением. Слишком много информации создает и дополнительную нагрузку на поддержание заметок большинство из которых никогда не понадобятся, затрудняет поиск действительно нужных заметок. А наша цель не копить, а изменять мир. Для качественной фильтрации входящих потоков информации предлагается техника 12-ти проблем Ричарда Фейнмана.

Техника 12-ти проблем

Идея техники заимствована у Ричарда Фейнмана и состоит в том, чтобы сформулировать 12 интересующих вас проблем (вопросов, целей, тем, и конечно не строго 12), и затем, когда попадается какой-то интересный кусок информации, сверяться с этим списком: может ли информация помочь в решении какой-то из проблем? Таким образом мы фильтруем входящий поток информации в соответствии с актуальностью именно для нашей жизни.

Вот пример личного списка Тьяго:

1. Как я могу создать эффективное онлайн-обучающее сообщество, которое поддерживает себя?
2. Как я могу перенести принципы из теории ограничений Голдратта в современную работу со знаниями?
3. Как я могу каждый день готовить здоровую пищу для своей семьи, которая не занимает слишком много времени и при этом имеет приятный вкус?
4. Как я могу тренироваться с радостью каждый день?
5. Как будет выглядеть окончательное корпоративное предложение для нашей программы «Создание второго мозга»?
6. Как я могу создать успешную компанию, которая обслуживает людей по всему миру, сохраняя при этом свое свободное время и душевное спокойствие?
7. Как мы можем создать лучшую в мире бесплатную библиотеку контента для цифровых заметок на YouTube таким образом, чтобы это было финансово устойчивым?
8. Как можно использовать информатику для личностного роста людей?
9. Как я могу научить своих детей вечным ценностям и принципам, если мои собственные постоянно развиваются?
10. Где в мире мы хотим жить (и как долго), чтобы вдохновить чувство приключений и новизны, а также обеспечить стабильность и прочную дружбу для наших детей?
11. Как я могу поддерживать и помогать людям, которые мне небезразличны, не мешая их собственному обучению и росту?
12. Какова правильная структура нашей компании, чтобы дать каждому свободу и баланс, а также стимулировать личный рост и прогресс?

Важно, что это нетривиальные и открытые вопросы, провоцирующие мышление и поиск. Подробнее о составлении хорошего списка стоит почитать здесь: https://fortelabs.com/blog/series/12-favorite-problems/ И, разумеется, список можно и нужно время от времени пересматривать и уточнять.

Organize

Существует множество методов организовывать важную информацию. Выбор зависит как от личных предпочтений, так и от типа деятельности который поддерживается системой заметок. Например, Zettelkasten организует заметки по контексту и отлично подходит исследователям, которые разрабатывают какую-то тему, как это делал Луман. Или писателям. Вариант Левенчука, - все складывать в публичный блог, - в принципе разновидность Zettelkasten. Но этот подход ничего не предлагает для приземленной проектной деятельности: куда мне положить список вещей в путешествие, рабочие meeting minutes или идеи для ремонта на кухне? Какие-то подходы (в том числе Tiago Forte) предлагают организовывать заметки в связи с деятельностью. Какие-то подходы организуют заметки по темам (Maps of contents), какие-то по датам (Daily Notes), какие-то не организуют вовсе, а полагаются на поиск.

Далее я опишу систему P.A.R.A. от Тьяго Форте, которая оказалась мне наиболее близка, но рекомендую изучить разные и найти свой (Zsolt Viczian сделал краткий 17-минутный обзор самых распространенных, который я очень рекомендую посмотреть). Кроме того, разные подходы вполне можно комбинировать - они не противоречат друг другу, вполне можно сочетать, пробовать разное и менять. Главное не сильно усложнять и учитывать стоимость поддержки системы во времени. Так, я сейчас использую сочетание P.A.R.A. и Daily Notes, в дополнение, вот, пробую использовать блог для разработки темы Экзокортекса.

Метод P.A.R.A.

Попытки делить заметки на категории, вроде “Психология”, “Архитектура”, и т.д. в перспективе приведут к значительным усилиям на поддержание иерархии, трудностям поиска в ней, а кроме того вид одних и тех же неизменных папок на протяжении лет может действовать демотивирующе.

Вместо этого предлагается организовывать куски информации для удобства действия с ними. Не по типу информации, а по типу действия над ней. По Actionability. Основной вопрос, который стоит себе задавать: “Как это поможет продвинуть мои проекты?” И в зависимости от ответа выбирать место.

Тьяго предлагает организовывать все материалы всего в четырех папках с не более чем тройной глубиной в них.

Projects - самая посещаемая папка. Здесь все текущие проекты, имеющие конкретную цель и ограниченные во времени. Одна подпапка - один проект. Внутри - все к ней относящееся с минимальной подиерархией. Может три заметки, может двести. В основном будет хватать всего трех уровней иерархии. Каждый проект когда-то закончится и будет перемещен в папку Archives.

Areas - некоторые постоянные зоны ответственности, которые требуют регулярного внимания, но не ограничены во времени как проекты. Здесь могут быть папки посвященные здоровью, саморазвитию или финансам. Эти папки посещаются реже, чем проектные, но чаще, чем следующие.

Resources - папка связанная с постоянными интересами, всякая полезная информация, которая может пригодиться в будущем.

Archive - все из трех категорий выше, что более кажется не актуальным, но, если что, можно найти в будущем.

Заметим, эта структура не исключает использования ссылок между документами - благодаря им мы одновременно можем использовать остальные подходы вроде Zettelkasten или Daily Notes. Ну и поиск тоже никто не отменял, так что в "дальних" папках Resources/Archives можно позволить себе некоторый хаос.

Перемещение заметок между папками - естественное дело. Так, я могу собирать ссылки и материалы по изучаемому мной французскому языку в папку Areas, но для подготовки к экзамену взять часть из них в соответсвующий проект раздела Projects, а позже переместить эти материалы в Archives. И здесь проявляется психологическое преимущество подхода: момент завершения проекта становится зримым, мы видим движение (особенно в папке Projects), а значит прогресс (который мы бы не видели раскладывая материалы по категориям) и это здорово поддерживает мотивацию.

А кроме того, вся структура отражает нашу реальную деятельность и адаптируется под нее: самое нужное кладем близко и туда куда ходим часто, редко используемое - подальше.

В результате структура может выглядеть как-то так:

Еще может быть полезной папка Inbox (с той же целью что в GTD). Тьяго сам ее имеет, но в общей модели не упоминает.

Если структура со временем протухает, Тьяго предлагает примерно раз в год устраивать перезагрузку: все скопом переносить в Archives (если что понадобится, найдем поиском или по ссылкам), а "деятельностные" папки начинать с чистого листа.

Больше информации по методу P.A.R.A.: https://fortelabs.com/blog/series/para/

Продолжение: Часть 3. Экзокортекс. Использование заметок.

[basil]

Как правило, экзокортекс не с нуля создаётся, а у человека уже есть какая-то информация. Если её много и не получается быстро разобрать, то советую к P.A.R.A. помимо Inbox добавить ещё папку Dump (свалка). На какое-то время - год-два. В неё пока положить всё, что не удалось по P.A.R.A. разнести.
Если её сразу в Inbox положить - тогда не получается организовать регулярный его разбор. И Inbox сам становится свалкой.

[vaburov]

Здесь не упомянуто (но добавим когда материал пойдет в курс), но Тьяго Форте предлагает в сущности тоже самое: в папке Archives создать подпапку с сегодняшней датой, типа Dump_<Date>, и свалить все туда.

[basil]

В некоторых облачных сервисах только один уровень папок (или списков). Там не получается P.A.R.A. реализовать в таком виде.

Как я это решил у себя:

• Пронумеровал папки. Кажется, это и у Тиаго есть - но он не акцентирует на этом внимание
• 1 Проекты
• 2 Области
• 3 Входящие
• 4 Свалка
• 5 Ресурсы
• 6 Архив
• 7 Служебное
• Если сервис с одним уровнем папок, то я не создаю эти папки "1 Проекты", а использую просто цифру как префикс. То есть, в полноценной структуре у меня есть подпапка "Курс Системное саморазвитие" в папке "1 Проекты", а в плоской - папка "1 Курс Системное саморазвитие". А если вдруг понадобится подпапка внутри, я создам "1 Курс Системное саморазвитие - Подпапка".

Дополнительный плюс нумерации: даже если сортировка по алфавиту и не настраиваемая, порядок всё равно поддерживается.

[basil]

У вас расхождение от Тиаго в определении Областей и Ресурсов.

В оригинале вот так:

An area of responsibility is “a sphere of activity with a standard to be maintained over time.”

A resource is “a topic or theme of ongoing interest.”

Интересы это всё-таки Ресурсы. А у области должен быть стандарт (которые требуется поддерживать неопределённое время) (и тут проявляется отличие области от проекта).

И если по здоровью и финансам понятно, какие стандарты, то по саморазвитию или по “интересам” какой сформулировать стандарт? Какой критерий, по которому определяется, в порядке эта область, или требуются корректирующие действия?

Я уже 1.5 года пользуюсь P.A.R.A. Но как я ни бился, у меня не получилось сформулировать стандарт.
Формулировки в затраченных часах, страницах и т.п. ведут к просиживанию времени или работе на количество без перехода в качество (и без какого-либо удовольствия).
А потоковые формулировки, в настоящем времени “Я читаю/пишу/…” - только в моменте выполняются, как проверять их за неделю-месяц - непонятно.
И оба варианта не дают понимания, зачем всё это делать. Для сравнения, стандарт “Я здоров” самоочевиден. Можно сказать, что он ценность сама по себе. А эти искусственные стандарты - не ценности.

У Тиаго тоже саморазвитие в Областях - но я у него не нашёл, какой же он себе стандарт поставил.

А без стандарта - области саморазвития или интересов получаются заваленными материалами. Нет чётких критериев, что читать, а что можно пропустить.

При чтении “Системного саморазвития” у меня возникла мысль, что более удобно выделить на верхнем уровне отдельную папку “Досуг”.
Тогда:

• В "Областях" останется быт и работа
• "Саморазвитие" делится на 2 части
• "обязательное" саморазвитие. По работе и т.п. Для него стандарты "Я владею практикой X" или "Умею выполнять рабочую роль Y". Это идёт в Области
• нравится, просто интересно, для себя - идёт в Досуг

То же касается и Путешествий.

Что это даёт:

• (Для человека, который первый раз внедряет) Сразу видно, какая деятельность для удовольствия, а какая “для галочки”, и какие тут есть зоны роста. Например, у меня спорт остался в областях. А у трудоголика папка Досуг может вообще оказаться пустой
• Избавляемся от необходимости выдумывать какие-то стандарты для досуга
• В таск-менеджере становится явно видно, что надо минимизировать (время на области), а что максимизировать (время на проекты и досуг)

P.S. В курсе хотелось бы видеть какое-то развитие системы Тьяго, с учётом подходов школы, а не просто копию один в один

[vaburov]

Да, цифры Тьяго использует. А я вот Архив переименовал в Vault чтобы он у меня шел последним по алфавиту.

[vaburov]

Это верное замечание про области и ресурсы, спасибо, поправил!

[vaburov]

> А без стандарта — области саморазвития или интересов получаются заваленными материалами. Нет чётких критериев, что читать, а что можно пропустить.

По идее здесь фильтром могут быть “12 вопросов”?

Про отделение рабочих областей от досуговых - это интересный опыт, хочется подумать глубже.

“Овладеть практикой X” по работе - вообще-то звучит как проект, нет? Есть конкретная цель (особенно если описать необходимый уровень владения) и скорее всего предполагается некий дедлайн… Или это типа как “в принципе надо регулярно совершенствоваться, но никто не гонит”?

Не очень понял, почему время на овладение рабочей практикой нужно минимизировать. Имеется ввиду меньше выделять времени регулярно, то есть делать дольше? (Но тогда это не очень важно? Тогда что мешает минимизировать до нуля?) Или имеется ввиду постараться завершить как можно быстрее? (Но тогда проекты по идее тоже нужно завершать как можно быстрее)

[basil]

“Овладеть” - да, проект. “Владею” - стандарт.

Саморазвитие по работе - это например, еженедельно читать профессиональные и отраслевые новости или следить за выходом новых НПА. Или какое-то обязательное и регулярное обучение, к примеру, метод. советы у педагогов. Они регулярно проходят - не делать же на каждый метод. совет отдельный проект.

Тут предполагается, что у человека уже есть какой-то уровень владения, пусть и не мастерство. Этот уровень пока устраивает, а открывать проект и выделять время чтобы дальше развиваться - человек сейчас не готов, но хочет просто поддерживать текущий уровень, чтобы не скатиться.

Но может быть и не считать вообще это саморазвитием…

[basil]

Да, максимизировать и минимизировать - я имел в виду просто стараться, чтобы в календаре становилось больше суммарного времени одного и меньше другого. Когда возможно, освобождать своё время от второго и тратить его на первое.
Автоматизировать, делегировать, просто делать реже и т.п.

[basil]

По поводу стандарта для обучения - я понял проблему.
Я пытаюсь сформулировать стандарт для бесконечного саморазвития.
По P.A.R.A. раз бесконечный - значит не проект.
Но все остальные стандарты - поддерживают то, что есть. А этот должен развивать. Вот такие области развития - выбиваются из общего списка областей.

Возможно, надо не Досуг отдельно выделять, а Бесконечное саморазвитие… Надо ещё подумать

[vaburov]

Вот, кстати, нужно прояснить различия между папками и добавить в текст…

Ключевое различие между Projects и Areas - наличие дедлайна. Проект всегда должен быть завершен, Areas - длится во времени, когда завершится и завершится ли неизвестно. Однако общее между ними то, что для обоих мы самообязуемся (коммитимся) на какие-то действия. Проект - сделать ремонт. Areas - следить за здоровьем, финансами, саморазвиваться.

Ключевое различие между Areas и Resources - для Areas мы самообязуемся на регулярные действия: трекать здоровье, финансы, заниматься саморазвитием. Что именно мы делаем в некоторой области и с какой регулярностью и есть стандарт, который мы для себя определяем для этой области. Соответственно, в Areas хранятся материалы необходимые для этих регулярных практик. В то время как Resources просто интересная и полезная информация за которой не знаем когда придем, когда будет желание/время/возможность.

Ключевое различие между Resources и Archives - в ресурсах лежит то, что нам сейчас актуально, но мы не знаем когда что-то с этим будем делать и не самообязуемся (иначе это идет в Projects/Areas). А в архивах лежит то, что нам более не актуально: старые проекты, неактуальные более материалы. Но мы их храним на всякий случай, если вдруг станет опять актуально или вдруг что пригодится.

Я изучаю французский язык. В Resources я складываю все что мне попалось и показалось интересным, может пригодиться, но я не знаю когда руки до этого дойдут. В Areas у меня собираются полезные материалы по французскому языку, с которыми я работаю постоянно и регулярно, не имея дедлайна. Так, минимум одну помодорку в день я самообязался делать по французскому - это трекается в habit-трекере, а материалы из Areas. Однако, когда я соберусь сдать формальный экзамен на уровень, то подготовку к этому экзамену я оформлю в проект, выберу и переложу туда необходимые материалы именно для экзамена (не все!) и займусь им в усиленном режиме к некоторой дате. Пока же просто поддерживаю и продвигаю уровень минимум 25 минут в день. В Архивы идут те материалы, которые уже проработаны. Вот это и есть P.A.R.A. от Тьаго Форте - сортировка по actionability, а не по теме/классу/типу.

С точки зрения такой системы, я думаю что даже если саморазвитие бесконечно, то он оно должно делиться на этапы-майлстоуны, а достижение хорошо сформулированного этапа может быть оформлено в проект. Но может и не быть, если пока не критичен дедлайн. И тогда это относится к Areas, а регулярность трекается habit-трекером.

Аналогично, бесконечное саморазвитие по работе может быть оформлено например как регулярная привычка что-то читать по работе или обозревать какие-то материалы. Например, подписаться на тематические блоги/рассылки и с какой-то степенью регулярности выделять время на их чтение и трекать выполнение как привычку.

[vaburov]

Именно в этой системе, как мне кажется, не нужно что-то минимизировать/максимизировать, а есть фокус на том, чтобы реалистично спланировать/закоммититься, а затем своевременно выполнять спланированные действия и регулярные действия в соответствии с запланированным стандартом. При этом с некоторой регулярностью (раз в месяц, например) заниматься стратегированием: пересматривать состав и приоритеты разных проектов/областей, реалистичность прежних планов и успех в их выполнении, соответственно менять планы и коммитменты.

[basil]

Что именно мы делаем в некоторой области и с какой регулярностью и есть стандарт

Вопрос как слово "стандарт" понимать. Я его понимаю как состояние (жилища, вещей, тела, мозга, экзокортекса и т.д.). Описание эталона. А действия это не стандарт.

[basil]

Если всего одна помидорка в день на саморазвитие — тогда действительно нет смысла заниматься оптимизацией.

• Важно ещё, как быт организован. Я живу один, поэтому весь быт тоже на мне.

А если у меня 9 интересов, сколько нужно закоммитить? Я сейчас не могу позволить себе на каждый интерес по 1 помидорке в день.

[vaburov]

Но решение-то принимать все равно нужно. Либо размазывать время между интересами (не обязательно каждый обслуживать в день же: по вторникам один, по средам другой и т.п.), либо приоритизировать и какие-то откладывать до лучших времен. Думаю, главное не оставлять подвешенное состояние: “хочу все, но все не могу, но буду пытаться, пусть идет как идет” - это голова страуса в песке.

[vaburov]

Главное понять, что имеет в виду Тьяго!

[basil]

От своей идеи я отказываюсь ) Обдумал ещё раз — делать папку Свалка на верхнем уровне не нужно.

Если из свалки выбрать actionable и переложить в Проекты и Области, то в ней только останутся:

• ресурсы (активные и архивные)
• архивные проекты и области.

И под то, и под другое папки уже есть. Ещё одну папку делать незачем. Выбрать можно быстро, и это обычно человек и так делает, когда PARA внедряет. И если дальше не разбирать и архивные проекты от ресурсов не отделять, тогда как раз получается решение Тьяго.

У меня исходная проблема была в том, что в Ресурсах уже есть список подпапок/категорий, а “Свалка” это всё, что в эту структуру не вписалось.
Такую же ситуацию я наблюдал у большинства людей, кому с компьютерами помогал.
В таком случае правильнее внутри Ресурсов структуру дорабатывать. Например, сделать внутри Ресурсов подпапки “Озеро” (в смысле “озера данных”) и “Структурированное”.