Пост по заданию из курса ШСМ с примером использования инструмента для удержания коллективной собранности.
Интро
Мы работаем в матричной структуре. При старте проекта под него выделяется информационное пространство - каталог на сетевом ресурсе, где собираются все административные и технические документы. Для обсуждения текущих оперативных вопросов используем электронную почту, чаты в мессенджерах и MS Teams. Стараемся держать центр компетенции в офисе - потому для живых обсуждений есть еще доски с маркерами. Не могу сказать, что перечисленного не хватает для ведения регулярных проектов. Все работает.
О главном
Однако, случился проект, где я всерьез задумался, как бы сделать информацию доступнее.
Организация получила контракт на пусконаладочные работы комплекса систем физической безопасности в Африке. Контракт подразумевает вахты инженеров с высоким уровнем компетенций. Необходимо удерживать внимание на множестве факторов: новая удаленная локация со сложной логистикой, новые системы и зависимости между ними, новые стейкхолдеры и их предпочтения. При этом, оперативная информация поступает только от одного инженера, работающего сейчас на сайте.
Хотелось сохранять поступающую информацию, чтобы: не наступать на одни и те же грабли многократно, уменьшать риски, выглядеть одной командой перед заказчиком, давать больше уверенности инженерам перед мобилизацией на сайт.
Мою роль в проекте можно описать как визионера. Смотрю за выгодностью проекта в долгой перспективе, убеждаюсь, что он приносит прибыль, а не убыток. Считаю вменённые издержки.
Появилась идея сделать что-то вроде проектного блога. Из инструментов были перед глазами доски MS Teams и Notion. Корпоративный сайт не рассматривал как слишком публичный, корпоративный интранет портал - как, напротив, чересчур закрытый для внешнего доступа. Ведь цель - вносить информацию по мере ее поступления, даже из зала ожидания аэропорта посредине Африки. Выбрал Notion, потому что использую этот инструмент как моделер для собственных задач и знаю его возможности.
Механики
Виват NoCode инструментам - под такие задачи они заточены изначально. Технически никаких проблем не было. Создал страницу, дал доступ на редактирование проектной группе, добавил разделы:
- Как пользоваться редактором Notion - информация о мета-модели;
- Контакты;
- Проектные документы - описание объема работ;
- Мобилизация - описание необходимых прививок, визовых требований, логистики, основных и запасных каналов связи;
- Контакты - контактные данные стейкхолдеров.
Что добавили позже сами инженера:
- Странички личных блогов;
- Ссылки на онлайн инструменты и порталы с документацией вендоров.
Уроки полученные
Что понравилось и почему утяну идею с Notion (или аналогом) в другие проекты: скорость развертывания, низкой порог вхождения, инструмент на-кончиках-пальцев. Cамое главое - то, что он "взлетел". Команда проекта использует его самостоятельно, потому, что им лучше работается с инструментом, чем без.
В цикле OODA описываются необходимые свойства для адаптирующейся команды - ясная тактика, квалификация на кончиках пальцев, доверие и наличие фокуса. Как минимум доверия и фокуса на общей цели становится больше, когда используем такой инструмент.
Компромиссы/tradeoffs: Notion - внешний ресурс, даже не корпоративный, а личный аккаунт. Отсюда вопросы по двум пунктам из триады CIA информационной безопаности: конфиденциальность и доступность. Смягчаю риски тем, что регулярно делаю бэкапы. Никакой ценовой информации на ноушн страничку не выкладываем.
Мне нравится концепция медленных переменных (упоминал в этом посте). Ощущение, что вот такой инструмент не только повышает корпоративную собранность, но и сохраняет медленные переменные вдолгую, сквозь проекты. Тем самым организация обучается и становиться сложнее.
Заглавная страница проекта в Notion