На этой неделе в каналах ШСМ успел зацепить взглядом тему корпоративных экзокортексов. Думаю, пора оформить свои личные наблюдения в виде публикации.
Во-первых, надо отметить, что корпоративный экзокортекс кратно сокращает потери времени. Если коммуникация — это обмен картинами мира, то об этих картинах можно договориться заранее и не дёргать друг друга по поводу того где что лежит. Я имею в виду информацию о планах, результатах, задачах, файлах в совместной работе…
Во-вторых, на текущий момент (октябрь 2022 года) имеет смысл рассматривать корпоративные экзокортексы с "корнями" в РФ.
Попробую рассмотреть ключевые с точки зрения человека, который хочет выбрать подходящий сервис. Что чаще всего интересует?
1. Возможность управления задачами. Минималистичное решение здесь — табличка с формулировками, сроками и ответственными. В отдельном поле можно фиксировать комментарии. Рекомендую добавить ещё поле статуса. Самый большой минус табличек — отсутствие напоминаний;
2. Отдельная возможность использовать разные представления статуса задач для наглядной аналитики и фильтрации нужных данных (например, у кого больше всего просроченных задач);
3. Возможность планирования времени (аналогично гугл-календарю), приглашения на встречи;
4. Возможность файлового хранилища (обычно, можно вложить в задачу или встречу, но иногда требуется именно облачный диск);
5. Возможность CRM, тут без комментариев, кому действительно нужно, уже давно определились и работают;
6. Возможность автоматизации (бизнес-процессы, маршруты согласования и т.п.), чтобы не нужно было вручную менять статусы и ответственных, делать много кликов мышкой. Пускай после триггера сработает робот!
7. Безопасность (как с точки зрения безопасности данных, так и с точки зрения размещения хранилища на своём сервере).
Какие возможны варианты от простого к сложному?
1. Простой задачник с непростыми возможностями — pyrus.com. Каждая задача представляет собой чат, работа с которым организована по принципу "Ноль во входящих" электронной почты. Как только произойдёт изменение в задаче, с которой вы связаны (сработает напоминание, или другой участник напишет комментарий), задача попадёт во "Входящие" — папка, таким образом, содержит только неотработанные вами задачи. В Пайрусе можно назначать и встречи, в этом случае у задачи добавляется время начала/окончания. А настройка автоматизации в этом инструменте одна из самых простых, однако доступна только на платном тарифе (но можно сто раз попробовать как это работает). Имеется возможность разместить данные на своём сервере;
2. Битрикс24. В представлениях не нуждается, чаще всего воспринимается как конкурент amoCRM, но по сути представляет собой полноценный корпоративный портал. Тут и лента новостей и задачи с проектами и графиками Гантта и базы знаний и даже сайты можно делать в конструкторе! Есть бесплатный тариф, пробовать можно, но для небольших команд, считаю, инструмент тяжеловат. Если же вы сразу настроены строить корпорацию, мимо Битрикса24 будет тяжело пройти. Данные можно разместить и в облаке и на своём сервере;
3. Яндекс.Почта+Календарь+Диск+Трекер+++... Мощная инфраструктура, которая становится доступна, как только подключите свой домен. К сожалению, многие только на почте и останавливаются, ну ещё диск иногда подключают. А ведь, трекер, например, создавался как улучшенная альтернатива Jira! На входе не рекомендую, слишком велик разрыв между привычными инструментами почты и диска и всеми остальными. Можно рекомендовать для продвинутых руководителей, которые любят сами всё настраивать. Данные в облаке Яндекса.
А какой корпоративный экзокортекс используете/рекомендуете Вы?
скорее для небольших организаций - сложность в том чтобы все взимодействовали по единым правилам управления информацией.