В нашем Центре обозначилась проблема (=возникла потребность): нам нужен «подходяшка» на роль офис-менеджера.
Коллеги перекинули список потенциальных задач, которые на этого человека готовы «свесить» прямо сейчас (потому что самим становится трудно вывозить увеличившийся объем работ).
Сначала я сама в этот список накидала допработ (вернее, своего видения). Потом, внимательно посмотрев на этот список (в т.ч. где-то обсудив с коллегами), стало явно видно дублирующие задачи, а также становится очевидным, что требуется вычленение конкретных работ/методов/практик этой роли. Получилось так:
| № | Название задачи | Практика |
|---|---|---|
| Из блока магистерских программ | ||
| 1 | Подготовка предварительных и основных экзаменов, пересдач, их сканирование и отправка преподавателям. | Собирание информации, сканирование, печатание файлов |
| 2 | Ведение успеваемости студентов (таблица с оценками), подготовка и отправка оценок студентам. | Заполнение шаблонных документов, отправление писем |
| 3 | Мониторинг и планирование аудиторий для занятий. | Бронирование |
| 4 | Планирование и подготовка консультаций перед сессией, согласование с преподавателями и студентами. | Бронирование |
| 5 | Подготовка и подписание отчетной документации в Главном, 20-м корпусах. | Собирание подписей, контролирование потока документации |
| 6 | Подготовка и сбор информации по вопросам ВКР (договоренности о консультациях и проверке ВКР с преподавателями). | Собирание информации, бронирование |
| 7 | Создание распоряжений, приказов для 2-го года магистратуры. | Заполнение шаблонных документов |
| 8 | Выгрузка тем ВКР в эл. деканат. | Заполнение электронных форм |
| 9 | Составление писем-приглашений на защиты групповых и индивидуальных проектов. | Оформление и отправка писем |
| 10 | Сбор подписей преподавателей для титульных листов ВКР студентов, Подготовка материалов для защит ВКР, Подписание договоров ГАК, Контроль преподавателей по проверке работ в ЭБС. | Собирание информации, собирание подписей |
| 11 | Участие в защитах в качестве помощника секретаря ГАК. | Заполнение шаблонных документов |
| 12 | Ведение документации к проф. переподготовке. | Собирание информации, заполнение шаблонных документов, собирание подписей |
| Из блока по коротким курсам | ||
| 13 | Подготовка приказов на аттестационную комиссию, экспертиз, информационных писем, заявлений для слушателей, анкетирования. | Заполнение шаблонных документов |
| 14 | Подготовка КП, договоров, протоколов, реестров. | Заполнение шаблонных документов |
| 15 | Обработка заявлений слушателей: добавление личности в базу слушателей в эксель, в базу ИПК, формирование списка группы. | Заполнение шаблонных документов и электронных форм |
| 16 | Рассылка информационных писем слушателям перед курсом. | Оформление и отправление писем |
| 17 | Подготовка папок для слушателей, подготовка аудиторий. | Заполнение шаблонных документов, бронирование |
| 18 | Встреча слушателей в первый день курса. | Организация приема посетителей |
| 19 | Организация кофе-брейков (закупка и оформление). | Организация приема посетителей, закупка товаров, подготовка и оформление помещения под мероприятие |
| 20 | Подготовка тендерной документации. | Заполнение шаблонных документов |
| 21 | Консультирование слушателей по курсам | Отвечание на вопросы коллег и сторонних лиц |
| Из блока по административной части | ||
| 22 | Контроль документооборота Центра (сбор подписей, печать) - удерживание на контроле, что, когда и куда передано с возможностью выстраивания коммуникации, чтобы документы подписывались вовремя). | Собирание подписей и контролирование документооборота |
| 23 | Оформление тендерной документации. | Заполнение шаблонных документов |
| 24 | Организация кофе-брейков (в т.ч. контроль отчетности по представительским расходам) | Организация приема посетителей, закупка товаров, подготовка и оформление помещения под мероприятие, заполнение шаблонных документов |
| 25 | Контроль хозяйственных запасов и их своевременная закупка (вода, стаканчики, сахар, чай и пр. – что пребывает в общем доступе в Центре). | Закупка расходных материалов и контроль, чтобы всего и всегда находилось в нужном количестве |
| 26 | Сопровождение закупочных процедур (по участию в конференциях, по организации выпускного, уход за цветами, закупка мерча и пр. - т.е. такие, где нет повышенного уровня сложности). | Заполнение шаблонных документов и электронных форм |
| 27 | Организация подарков и поздравлений для внешних сотрудников (подготовка подарков для защит групповых проектов; защит индивидуальных проектов; новогодние праздники; 8 марта). | Закупка товаров, заполнение шаблонных документов и электронных форм |
| 28 | Контроль клининга помещений Центра. | Слежение за чистотой и порядком, наличием нужного количества расходных материалов |
| 29 | Организация массовых мероприятий (корпоративы, выпускной), поздравления с днями рождений сотрудников. | Организация приема посетителей, закупка товаров, подготовка и оформление помещения под мероприятие |
| 30 | Оформление командировок сотрудников во время отпуска/больничного сотрудника, у кого эта задача находится в основном функционале. | Заполнение шаблонных документов и электронных форм |
| 31 | Оформление курьерских отправок и прием корреспонденции | Заполнение шаблонных документов, прием и отправка корреспонденции |
| 32 | Организация визита делегаций (бронь аудиторий, подготовка их к готовности, встреча или заказ пропусков, бронь обедов/ужинов, отчетность). | Бронирование, заполнение шаблонных документов |
То есть при поиске «подходяшки» не нужно акцентировать свое внимание на тех задачах, которые хотелось бы, чтобы офис-менеджер начал выполнять (колонка «Название задачи»). Сегодня эта задача есть, завтра она трансформируется во что-то другое. Или будут немного другие задачи, но где потребуется выполнять именно, например, «заполнение шаблонных документов» (и не важно, какого направления это касается в тот или иной момент: магистерских программ, коротких курсов или что-то подтянется чуть позже – например, из НИОКР, что в табличке мы пока не отобразили).
Таким образом, роль офис-менеджера в нашем Центре сводится к конкретным практикам:
- собирание информации
- собирание подписей
- контролирование потока документации
- печатание и сканирование документов
- заполнение шаблонных документов и электронных форм
- прием и отправка корреспонденции
- бронирование
- организация приема посетителей
- закупка товаров
- подготовка и оформление помещений под мероприятия
- коммуникация с сотрудниками и внешними представителями
- слежение за чистотой и порядком, наличием нужного количества расходных материалов (мыла в мыльнице, кофе в кофе-машине и т.п.).
Хотелось бы немного дополнить этот текст еще своим видением на счет личных качеств. Очевидно, что на роль «офис-менеджера» мы примем сейчас именно человека, а не AI. Допустим, придет такой человек, который владеет практикой «заполнения шаблонных документов», умеет контролировать подписание документов и пр. (т.е. умеет делать то, что есть у нас по списку практик), но делать он это будет как-то не так – без шустрости, без доброжелательности и пр. Вольется ли такой человек к нам в коллектив? Вряд ли. Потому что качества человека важны и нужны (более того, у нас сейчас есть человек на «месте» офис-менеджера, но текущий агент «не подходяшка» - не в состоянии обеспечить необходимый уровень требований, который диктует надсистема – Центр::подразделение университета).
Поэтому дополню ролевое описание офис-менеджера еще и качествами, которые присуще нашей «подходяшке»:
- Обязательность - если надо, то надо сделать хорошо и в срок, т.е. умеет эффективно управлять временем и приоритетами и умеет обеспечить должный результат.
- Проактивность - готовность выдавать в работе немного больше, чем кажется, что требуется (мы не можем задокументировать, что в обязанностях офис-менеджера является способность рассмотреть «некрасивое пятно на стене», но способность офис-менеджера (как работающей шестеренки в механизме Центра) уметь это заметить и вовремя принять меры, чтобы найти способ его устранения. «Пятно на стене» в данном случае примитивный пример, который может касаться не только хозяйственной части, но и какой-то части административных процессов.
- Открытость, доброжелательность и готовность помочь – легкость в общении очень важна, т.к. она позволяет выстраивать эффективные коммуникации как с сотрудниками университета (например, из 20-го корпуса (где находится дирекция нашей школы) и главного корпуса (где находится дирекция университета), а также с сотрудниками нашего Центра (важно, чтобы сотрудники не боялись обратиться, а наоборот почувствовали облегчение в своей работе, т.к. у нас теперь наконец-то появился нужный нам «офис-менеджер» - палочка-выручалочка в задачах, где он владеет нужными практиками).
- Аккуратность и внимательность - в документах, в выполнении поручений, в оценке ситуации.