Часть 1. Практика Помодоро.
Про Помодоро знаю давно, но на практике не использовал. Мне казалось, что у меня нет значительных сложностей с фокусировкой на важном и это не было важной зоной развития для меня. Но по рекомендациям курса для выполнения домашнего задания 7 я установил Focus To-Do и приступил к практике.
Работать 25 минутными помидорками мне оказалось неудобно, но меня это не удивило и я к этому был готов. Из 3 выполненных задач одна заняла 1 помидорку (и это нестандартная задача), вторая - пять помидорок, третья - шесть помидорок. Поэтому один мой “присест” - это примерно 5-6 помидорок. При это интервалы 15 минутного отдыха между несколькими подряд помидорками вполне уместны и я ими пользовался, потому что чувствовал утомление. Интервалы 5 минутного отдыха между помидорками мне не удобны, потому что я с одной стороны не устал, с другой стороны, не было ожиданий, что можно завершить работу за этот интервал. Сами задачи объемные и это было ясно на входе.
Скриношот статистики по помидоркам за текущую неделю: 2023-10-25_21-43-26.png — Яндекс Диск.
Важным и несколько неожиданным для меня результатом стала плотность вторжений, которые надо было отфутболивать. Она сильно выше, чем я привык ее представлять. Из-за того, что работал таймер помидорки, больше внимания было уделено контролю отвлекающих факторов и их было больше, чем я полагал. Видимо, без использования помидорок я трачу на них больше времени, чем привык думать. Это очень полезное, на мой взгляд, наблюдение. Ну и вообще прикольная геймификация, когда задачи начинаешь измерять помидорками. Теперь попробую практиковать.
Часть 2. Практика работы с чек-листами.
Какую проблему решаю?
В роли директора по развитию я отвечаю за качество подготовки заседаний Проектного Комитета (качество и своевременность подготовки протоколов, проработка решений, формулировки плановых результатов и проч.) Меня не устраивает и довольно давно сложившаяся неприятная практика, что с текстами протоколов часто не успевают ознакомиться участники заседаний. Причиной этого явления в том, что сами тексты протоколов заседаний готовятся секретарем в день проведения и не всегда есть достаточный запас времени, что с текстом успели все ознакомиться. Из-за этого страдает качество подготовки, проведения совещаний и в итоге скорость и качество принимаемых решений.
Что я сделал?
-
Разработал чек-лист: 2023-10-25_22-05-42.png — Яндекс Диск в соответствии с требованиями регламента проведения заседаний Проектного Комитета.
-
Передал его секретарю для получения обратной связи, уточнений.
-
Учел два небольших уточнения от нее, это важно, потому что руками эту работу делает еженедельно она, а не я сам. Внес необходимые правки.
-
Попросил ее провести всю подготовку к заседанию на этой неделе согласно чек-листу, чтобы посмотреть на первые результаты.
-
Заседания у нас по четвергам, сегодня в среду вечером подвожу итоги.
Вся подготовка и драфт протокола были готовы к 18 часам среды, это точно большой шаг вперед. Раньше в лучшем случае он был готов в четверг за 1-2 часа до проведения заседания. Все требования соблюдены, решения сформулированы. У меня есть некоторая неудовлетворенность качеством формулировок в решениях от руководителей проектов, но это отдельная проблема (хотя ее тоже можно попробовать добить этим же чек-листом). Что касается исходной проблемы, которой я решал, можно точно сказать, что первый результат получился отлично. Теперь надо удерживать его на длинной дистанции. Буду наблюдать.
Выводы: эксперимент с применением чек-листа прошел удачно, я результатом доволен.
P. S. И я пока писал этот текст вспомнил, что у меня это не первый подобный опыт. Когда мы только начали проводить стратегические сессии три года назад, у нас были постоянные проблемы с организацией, то помещение неудобное, то проектор не подключается, то добираться неудобно и т.д. Кончилось это тем, что я сделал чек-лист подготовки к стратегическим сессиям. На следующий же раз чек-лист СРАБОТАЛ, мы поменяли по результатам прохождения чек-листа одно помещение на другое, все прошло идеально. И, самое главное, прошло уже больше 12 стратегических сессий с того момента, никаких проблем вообще больше ни разу не возникало. Так что инструмент отличный и работает. И воспоминания приятные)))