После прочтения книги "Getting Things Done" Дэвида Аллена начал воплощать описанные идеи. В статье описываю, сколько времени затратил с кратким описанием, что сделал.
Дисклеймер
Строительство с нуля в Notion GTD-системы - времязатратный процесс. На рынке существует много уже готовых вариантов - выбирай приложение себе по душе. Моим стимулом создать с нуля были 3 вещи: 1) $0 за пользование; 2) гибкость, чтобы подогнать под себя; 3) желание разобраться в Notion.
Потребности и требования
В начале определил надсистему - "Я, пользующийся системой GTD в Notion". После - потребности:
- возможность проходить все 5 шагов, описанных в книге
- не возникает трудностей: знаю, куда положить, где посмотреть, как быстро выбрать next action с фильтрами
- обзор текущей активности: знаю, на что идут время и другие ресурсы, а также знаю, почему что-то не делаю
- система удобна для еженедельного ревью: что-то убирать, обновлять, добавлять
- улучшаю мастерство владения инструментом Notion
Далее определил целевую систему - "система GTD в Notion". Описал требования:
- каждый входящий инпут - отдельная страница (для обрастания подробностями)
- "Calendar" - только для дата-специфичных дел
- быстрый перевод из "Inbox" в "Someday/maybes", "Reference"
- возможность ревьюить "Project list" раз в неделю: что сейчас делается по каждому проекту (без деталей, только имена задач)
- быстрое активирование проекта из "Someday/maybes"
- в "Waiting list" видно "чего ожидает задача" и видна "дата начала ожидания"
- в секции "Next actions" выбираю следующее действие только активных проектов (не "Someday/maybes" проектов)
- фильтры в "Next actions":
- по приоритету: high, medium, low
- по контексту: на улице, у интернета, у клавиатуры (включает дела "у интернета"), агенда для каждого человека (партнер, друг, семья, и пр.), дома
- по количеству свободного времени: "< 10 min", "10-60 min", "> 1 hour"
- по количеству энергии: 1-10
- быстрое удобное создание project и быстрое назначение next action, который сразу появляется в "Next actions"
- в "Reference" айтемы сгруппированы
- возможность ревьюить key areas of focus вместе с активными и неактивными (someday/maybes) проектами; обозревание выполненных проектов в каждой области
Строительство
Затратил 16 часов от начала строительства до реального использования (первого шага GTD-практики - Capturing).
Опускаю технические детали реализации системы в Notion. При строительстве руководствовался требованиями: проектировал часть - строил - создавал тестовую задачу - воспроизводил условия реального использования - проектировал и строил вторую часть - проверял как работают вместе - и т.д.
Когда понимал, что что-то надо перестроить - осознавал: "хорошо, что выявил проблему на тестовом прогоне, ведь ошибку исправить сейчас гораздо дешевле, чем после наполнения системы n-сотней айтемов".
Запуск
Наполнил систему - Capturing - 15 часов. Создал 270 айтемов: выгрузил все из головы, прошелся по чекпойнтам из книги, разобрал дисковое пространство и физическое пространство.
Выполнил - Clarifying и Orginizing - 22 часа. Во время этого, после 10 обработанных айтемов, осознал необходимость изменений в системе и прочуствовал, как "больно" исправлять уже на этапе эксплуатации.
Итог
Строительство структуры с нуля в Notion - 16 часов, ее наполнение - 15+22 часов (последний этап может быть меньше и напрямую зависит от количества айтемов; Аллен говорит: "в среднем до 150 айтемов").
Система готова. Поставил задачу оценивать эффект использования каждый день на протяжении 2-х недель.