Личная рабочая мощность

Экзокортекс, в котором выполняется расчёт

Можете ли вы начать делать это легко и быстро?

Да, потому что уже несколько лет вношу фактический хронометраж в Google Calendar. И нечто подобное было когда-то в планах.

Удобно ли будет поддерживать расчёт регулярно?

В текущей реализации — нет.
Ручной расчёт занял 2 часа.
Если бы он был полностью автоматизирован, тогда вероятно пользовался бы.
Но трудозатраты на автоматизацию большие, и нет уверенности, что они окупились бы.

Собственно результаты

Минимальное ТО организма — 74 ч.

Рабочие продукты — 21 ч.

Инвестиции:

  • Саморазвитие — 26 ч.
  • Личные проекты — 19 ч.

Отдых, развлечения, спорт, дом — 18 ч.

Необязательные встречи по работе — 0 ч.

Не понял, куда относить в данной разбивке — 8 ч.:

  • Текущее планирование (день-неделя-месяц, т.е. не стратегирование) и обдумывание проблем — 6 ч.
  • Поддержка экзокортекса — 1 ч.
  • Триаж входящих — 1 ч.

Потери (время, неучтённое в календаре) — 3 ч.

Анализ

  • Потери на самом деле больше. Тут я вычел учтённую длительность из 168 часов. Но если суммировать длительность промежутков между задачами, то получится 12 часов. Так получается, потому что есть задачи, выполнявшиеся параллельно, в основном во время обедов и ужинов.
    Анализ с учётом параллельности задач уже становится нетривиальный. Его надо делать на SQL, пытаться сделать это в Power Query я посчитал нерациональным

  • Дополнение: ещё не учтено прослушивание аудиокниг, которое я тоже делаю параллельно. Суммарное время за неделю не знаю, но с четверга по субботу 1 час, в “Отдых, развлечения, спорт, дом”

  • Потери по-хорошему надо детализировать на 3 группы

    • Время после сна и перед сном, которое я не хронометрирую. В основном это то же “ТО организма”
    • Небольшие промежутки между задачами, возникающие из-за округления времени
    • Чистые потери. Их можно было бы считать “излишней мощностью” — но это не какие-то конкретные задачи, поэтому я не могу управлять этим временем напрямую. Конкретно на этой неделе у меня были большие проблемы с ритмом сна, к субботе я был сильно невыспавшийся и 1.5 часа тупил, не мог ни собраться лечь ещё поспать, ни делать что-то продуктивное
  • За неделю 6 часов потрачено на то, чтобы попытаться уснуть. Это время попало в разные группы:

    • 4 часа — в “Отдых, развлечения, спорт, дом”, потому что играл в телефон
    • 2 часа — в “Минимальное ТО организма” — ничего не делал, просто лежал

    Для меня 6 часов это немного, бывает сильно больше. Но всё равно существенно. Тоже управлять этим временем напрямую я не могу

  • Мой текущий “рабочий продукт” — это предоставление услуг, 8 часов в день. Этим временем я не управляю. Полезность и обязательность тут заказчик определяет, а не я. Поэтому и “необязательных встреч” у меня тоже не бывает.
    На этой неделе я реально отработал 21 час из 40 — в основном потому что я только вышел на проект после длительного перерыва, ещё не нарезали фронт работы, и у заказчика сотрудники ещё в отпусках. Остальное время потратил в основном на саморазвитие. Но рассчитывать, что так будет постоянно, я не могу.

  • Суммарная рабочая мощность (за вычетом ТО организма) — 94 ч. Из них продуктивная и инвестиционная — 66 ч.
    Сейчас для меня в приоритете мои цели (инвестиции), и моя инвестиционная рабочая мощность (на которую я мог бы рассчитывать) составляет 26 ч.
    Но, как указано в курсе, хорошая норма времени на инвестиции — 10% от суммарной рабочей. Таким образом, я мог бы оставить 10 ч. на инвестиции, а на 16 ч. в неделю взять ещё заказов

  • Дополнение: “ТО организма” и “Отдых, развлечения, спорт, дом” надо детализировать на то, что делаю регулярно, и то, что разовое. Потому что получается так:

    • Минимальное ТО организма

      • Регулярное
        • На этой неделе 69 ч.
        • Среднее (план) 74 ч.
      • Разовое на этой неделе 4 ч.
    • Отдых, развлечения, спорт, дом

      • Регулярное
        • На этой неделе 3 ч.
        • Среднее (план) 10 ч.
      • Разовое на этой неделе 14 ч.
    • Минимальное ТО организма получилось меньше в основном за счёт пропуска приёмов пищи. На постоянно это рассчитывать нельзя

    • “Дом” получился меньше по 3 причинам:

      • На этой неделе не посещал гипермаркеты
      • Не сделал некоторые задачи из-за того, что не выспался в субботу
      • Сознательно урезал/перенёс некоторые задачи в пользу инвестиций. Частично оправдываю это тем, что личные проекты и так во многом связаны с домом. Но тоже в долгосрочном периоде так делать не получится

    С учётом того и другого инвестиционная рабочая мощность составляет всего 14 ч.

    С другой стороны, разовые задачи запланировать невозможно. Разовые задачи отличаются от личных проектов только тем, что я их делаю за один раз. Поэтому я бы просто добавил бы это время к инвестиционному. Тогда получается 32 ч.

  • Разброс от недели к неделе получается очень большой. Использовать такие данные для долгосрочного планирования не получится

Проблемы с такой разбивкой времени

(помимо указанных 6 часов, которые непонятно, куда относить)

  1. Границы определены довольно смутно

    • В тексте главы “важные внерабочие дела” включены в досуговую мощность. С моей точки зрения, важные — это как раз саморазвитие и личные проекты (т.е. инвестиции). Но в тексте задания такого уже нет
    • Непонятно, что именно понимается под “личным проектом”. В моём определении проект это просто набор задач, и он далеко не всегда является инвестицией. Это может быть например разовая поддержка дома
  2. Для рабочего времени такая разбивка полезна только для узкой категории наёмных работников. Для всех остальных она бесполезна

    • Рядовой сотрудник редко имеет возможность оценивать полезность встреч и управлять своим временем
    • Далеко не у всех “работа” это создание продуктов
  3. Не учтена поддержка уже созданных продуктов. На этой неделе эта поддержка заняла у меня всего 1 час, но вообще трудозатраты на неё бывают существенными

  4. Заявленная цель задания: “Перестать планировать больше, чем вы можете выполнить”. Чтобы эту цель достичь, нужно не только реальную рабочую мощность знать, но и иметь оценки времени на задачи. У меня с оценками очень плохо. Поэтому некоторое время назад я вообще отказался от планирования по времени, и для меня эта цель просто неактуальна

В общем, в качестве задания по курсу я это сделал. Но такой разбивкой я пользоваться не буду.

Альтернативные способы агрегации времени

Агрегация по P.A.R.A.

1 Проекты — 43 часа
2 Области — 118 часов, из них

  • Работа — 21 ч.
  • Размышления, Стратегирование и Планирование — 5 ч.
  • Исследования и Саморазвитие — 2 ч.
  • Триаж входящих — 1 ч.
  • Поддержка и развитие продуктов — 3 ч.
  • Досуг — 11 ч.
  • Деньги — 1 ч.
  • Вещи — 4 ч.
  • Тело — 2 ч.
  • Еда — 16 ч.
  • Сон — 56 ч.

Агрегация с точки зрения борьбы с неудовлетворённостями

Месяца полтора назад я придумал такое деление:

  • Поддержка — то, что мы делаем, чтобы неудовлетворённости не появлялись (например, обновляем ПО, чтобы закрыть уязвимости. До того, как нас взломают) или чтобы устранить только что появившиеся неудовлетворённости (сломалось — починил)
  • Развитие — то, что мы делаем, чтобы устранить долгоживущие неудовлетворённости
  • Организация — общая организация (размышление и планирование) того и другого вместе (нельзя точно определить, организовывали в это время поддержку или развитие)
  • Удовольствие — то, что мы делаем только для получения удовольствия

Тут “Поддержка” примерно соответствует изначальному определению Области в P.A.R.A. (область деятельности со стандартом, который требуется поддерживать бесконечно долго). Нарушение стандарта — это и есть причина неудовлетворённости.
Деление конечно условное. Само по себе отсутствие развития может стать причиной неудовлетворённости.

Я для себя принял границу в 1 год. Если не удаётся решить возникшую проблему (неудовлетворённость) в рамках Поддержки за 1 год, значит принимаем текущее состояние за статус кво (реальность), и дальнейшие попытки считаем уже Развитием.

Смысл такого деления:

  • Если заниматься только Поддержкой, то не достигнешь существенного улучшения жизни
  • Поддержка имеет тенденцию к разрастанию. Созданные продукты, принятые договорённости, разрастающийся круг контактов — требуют поддержки
  • Поддержка по умолчанию в приоритете. Но надо отслеживать динамику. Если поддержка начинает отнимать слишком много времени, то надо что-то предпринимать (отказываться от чего-то лишнего, делегировать, автоматизировать и т.п.)

Мои данные:
Организация — 7 ч.
Развитие — 36 ч.
Поддержка — 109 ч.
Удовольствие — 13 ч.

3 лайка

Можно подробнее рассказать как ведётся хронометраж в гугл календаре и как собираются и анализируются данные оттуда?

В самом Google Calendar никаких специальных функций для хронометража нет. Просто на каждый блок времени — когда я непрерывно занимался задачей или какой-то деятельностью — создаётся запись.

Но вручную эти записи создавать неэффективно, надо интегрироваться с планировщиком.
Я пользуюсь двумя вариантами:

  1. SkedPal — планировщик 3 поколения, автоматически расставляет гибкие задачи в календарь. В течение дня-недели я отмечаю, что фактически сделал и когда. При нажатии на кнопку “Update Calendar” — SkedPal очищает старые планы, оставляя только факты, и строит новые планы на будущее (3 недели либо 2 месяца). И копирует всё это в Google Calendar.
  2. Notion — с базой данных (таблицей) “Задачи” связана другая БД “Блоки времени” (как один-ко-многим). Когда я закончил непрерывную работу над задачей, я добавляю в “Блоки времени” новую запись, например “20230820 2100-2230+3”.
    В Zapier настроен zap на событие “New database item”. Когда в “Блоки времени” появляется новая запись — он создаёт встречу с указанным временем в Google Calendar, добавляет тему задачи и ссылку на задачу в описание.
    Notion ещё в прошлом году пре-анонсировал прямую интеграцию с Google Calendar. Если бы она появилась, тогда Zapier был бы не нужен. Но учитывая объёмы данных, вряд ли появится. У меня за 2 месяца в БД “Блоки времени” 500 записей. Для тех интеграций, которые в Notion появились, — лимит 1000 записей. Т.е. всего на 4 месяца хватило бы.

Notion я пользуюсь для разовых задач без каких-то сроков.
SkedPal — для регулярных задач и для задач с внешними сроками.
Кроме того, в SkedPal заведено несколько задач типа уже упомянутой “Уснуть”. Они не планируются, на них я списываю только фактически затраченное время.

Если бы у меня получалось более-менее точно оценивать время на задачи, я бы пользовался только SkedPal.

Оба варианта не бесплатные. Но и у SkedPal, и у Zapier есть пробные периоды.
Кроме того, если достаточно интеграции Notion и Google Calendar, тогда есть более дешёвые альтернативы, чем Zapier.

Это то, чем я пользуюсь. Наверняка есть множество других планировщиков, которые интегрируются с календарём.
Например, EssentialPIM позволяет добавлять гибкие задачи в календарь. Правда не умеет разбивать задачи на блоки.

1 лайк

Для анализа данных, если делаете с нуля, я рекомендую попробовать TimeNavi. Это дополнение к Google Calendar, позволяет определять какие-то признаки из названий событий в календаре, группировать по ним и строить диаграммы. Экспорт в Google Sheets.

А я делал так:

  1. Данные из Google Calendar синхронизирую в Outlook по протоколу CalDAV. В Outlook встроенной поддержки этого протокола нет, поэтому нужно упомянутое дополнение CalDav Synchronizer
  2. Из Outlook делаю экспорт в CSV
  3. В Excel импортирую CSV
  4. В отдельной колонке вручную проставляю “Группа задач”
  5. Строю сводную таблицу

Для импорта CSV в Excel использовал Power Query, потому что

  • Календарей несколько, Outlook может экспортировать только один календарь в один файл. Надо объединить несколько CSV файлов в одну таблицу
  • Нашлись ошибки, пришлось несколько раз переделывать. Если бы я открывал CSV вручную, потратил бы больше времени

В Google Calendar я не нашёл готового экспорта в CSV. А синхронизация с Outlook была у меня уже настроена. Поэтому такое решение оказалось самым быстрым.

1 лайк

TimeNavi установил, пробую, спасибо.

Ещё 3 фичи, которыми я пользуюсь для хронометража:

  1. Google Timeline. Встроенной синхронизации с Google Calendar нет. Но тут можно посмотреть точное время, когда куда-то пришёл или ушёл, и учесть его при ручном хронометраже. Это проще, чем запоминать или записывать вручную
  2. Sleep as Android — умеет копировать периоды сна в Google Calendar, даже в бесплатной версии. Это единственное известное мне приложение для трекинга сна с такой функцией, даже в Google Fit её нет
  3. “Режим сна” во встроенном приложении “Часы” в Android. В разделе “Недавняя активность во время сна” можно посмотреть, какими приложениями я пользовался ночью (от отбоя до подъёма)

Спасибо за пост!
В целом, задание про грубые приблизительные расчеты. И в основном на выявление сильных перекосов в сторону “работы” и “отдыха”.

Сейчас на очных потоках будет обкатываться слегка другой вариант анализа расписания, возможно, в будущем задание будет изменено.

Не надо очень заморачиваться с расчетами. Параллелить задачи крайне не рекомендуется, в главе 7 есть задание про это.
Слушать аудио в качестве “пропитки” – это не значит фокусировать ресурсы S2 на решении задачи. Если это “сопровождение основной деятельности в ушах”, то учитывается для расчетов основная деятельность.

1 лайк

“Распараллеливание” получается, когда поставил кастрюлю на плиту и ждёшь, пока вода закипит. Тут технически сложно точное время хронометрировать, вот я как раз и не заморачиваюсь с расчётами.
Так-то согласен. Не любые задачи можно так делать. Если параллельная задача требует сосредоточенности и времени - падает качество приготовленного обеда, и время приёма пищи смещается.

Про аудио в фоне понял, ок. Это можно было бы в курсе написать перед заданием.

Да, остаётся вопрос про приём пищи. Предполагается, что человек будет фокусироваться именно на приёме пищи, и это время считается в минимальное ТО организма? То есть, осознанное питание. А если фокусируется на чём-то другом - тогда и не считаем?

В целом, тут больше для оценки рабочей деятельности задание. Тк у нас в основном люди, которые занимаются интеллектуальным трудом, а там свои “заморочки”.
В случае распараллеливания а-дя обед проще просто всю деятельность записать в “приготовление обеда” и не мучиться.

Прием пищи (если это не обед / ужин как развлечение) вычеркивайте из расчета мощности, там все равно качественной фокусировки на чем-то еще (кроме беседы ненапряжной) не получится.

Мой труд тоже чисто интеллектуальный. Дело не в виде труда, а в контрактной модели. В аутстаффинге, T&M, ретейнере — рабочим временем управляет заказчик, тут малополезно мощность в часах считать. Хотя кое-что другое посчитать и оптимизировать тут тоже можно