Ввести правило «не делаю ничего, что не записано в планировщике»[footnoteRef:91]. Все работы должны «проявляться» через экзокортекс. [91: https://tenchat.ru/media/938907-pravilo-ne-delayu-nichego-chto-ne-ukazano-v-lichnom-planirovschike ]
Несколько лет назад познакомился с джедайскими техниками и стараюсь вести задачи по ним. Если не записал что-то, то, скорее всего, забуду сделать. Новые задачи записываю в список "входящие" или заметки, чтобы потом разобрать и запланировать. Рабочие задачи ведутся в JIRA, но в личном списке задач я завожу для них задачи по всей работе целиком или первому шагу, чтобы можно было оценить время и запланировать задачу на день. В календаре веду блоки времени под действия, которые привязаны ко времени, это не всегда встречи.
Формируем очередь задач на выполнение, приоритизируем задачи сразу по очереди и берём из очереди.
Есть список задач на неделю. Он пополняется на еженедельном "стратегировании". Каждый вечер из него выбираются задачи на следующий день в дополнение к тем, которые должны быть сделаны в этот день. Приоритизация делается очень просто, как описано в джедайских техниках: двигаем задачи в списке на день сверху вниз, задачи выше делаем перед задачами ниже. Также в календаре выделены блоки времени под встречи, focus time и утром под обуечение. Выделено два блока по полчаса на общение с внешним миром: почта, чаты, ревью merge request'ов, не всегда нужно делать что-то в это время, это скорее чтобы ограничить время на эту активность. Во время этих блоков как раз могут выявляться новые срочные задачи.
Срочные задачи тоже добавляем в очередь на выполнение. Нет задачи в экзокортексе – она не выполняется.
Срочные задачи добавляются во входящие, потом разбираются и вносятся в список задач на неделю. Если нужно сделать сегодня, то задача не переносится в список на неделю, ей просто ставится сегодняшняя дата, чтобы она попала в список задач на сегодня. Мелкие срочные задачи обычно не записываю, потому что через пару минут они будут готовы и можно о них забыть. Таких задач много не бывает.
В конце дня / начале следующего подведите итог: сколько задач вы записали и выполнили, а сколько оказались скрытыми. Сколько времени выполнялись скрытые работы в среднем? Сколько часов от вашей продуктивной (или продуктивной + инвестиционной) мощности они занимают? А какой процент времени от продуктивного или продуктивного + инвестиционного времени они занимают? Сколько времени остаётся на плановые задачи (плановая нагрузка)?
Вчера было 8 задач, выполнены все, 1 из них срочная, но уровня зайти в аптеку возле дома по дороге с работы. Скрытых задач типа контроля обычно мало, потому что я умею их записывать и редко кого контролирую. Из последнего могу припомнить, что на прошлой неделе потратил 6-8 часов вместо часа-двух на задачу, потому что неверно оценил её сложность. Задача в списке задач была, но выявились скрытые детали и пришлось в них разобраться, чтобы её завершить. Стала ли задача скрытой, перестала ли бы плановой? Вряд ли. Были ли в ней скрытые работы - скорее всего. Можно ли было бы сформулировать отдельные задачи/подзадачи на "разобраться", чтобы подсветить их - думаю, что да, но сами по себе они не очень ценные. Если посчитать за прошлую рабочую неделю в среднем, то получается, допустим, час в день из 3.3 (5.3) часов. В процентах это 30% (19%). На плановые задачи остаётся 70% (81%) времени. Я бы считал данный пример исключением, а не правилом, но, возможно, я ошибаюсь и всегда так работаю.
Про плановые задачи хочу сказать отдельно: меня начинает трясти, когда в списке задач на сегодня я вижу с утра около 15 задач, потому что при грубой прикидке по джедайским техникам (задаче не более получаса) выходит, что это задач почти на 8 часов. Конечно, они могут занимать меньше времени, но пока их не станет менее 10, я не могу успокоиться. Поэтому я не стараюсь загрузить себе каждый день под завязку, а выбираю пару важных задач, которые нужно сделать, чтобы продвинуться по проекту. Я не стартапер, у меня нет цели истощить себя каждый день. Будет время - возьму следующую задачу из списка на неделю или JIRA. И всегда есть какой-то буфер для срочного и неизбежного.
Попробуйте пожить по-новому и опишите результат.
Пока что новизны нет. Подумал, что мог бы попробовать отдельно формулировать задачи на непредвиденные работы для их учёта.