Что для меня означает быть собранным?
Это способность выбрать из множества задач, стоящих передо мной в данный конкретный момент, какую-то одну. Понять почему именно она должна быть выполнена прямо сейчас, почему её приоритет выше чем у всех остальных. Понятно что для этого лучше всего подходит практика стратегирования, в ходе которой должны быть выбраны приоритетные проекты, и затем в ходе планирования (на неделю, на день) должны быть поставлены задачи, и затем в соответствии с планом эти задачи должны решатся - то есть в идеале приоритет задачи должен быть определён в ходе недельного и дневного планирования и в текущий момент наивысшим приоритетом должна обладать задача, запланированная к выполнению на это конкретное время. Ей должен быть выделен бюджет времени на основе анализа выполнимости её за этот временной отрезок.
Если все эти условия соблюдены, следует приступить к её выполнению, и не отвлекаться на другие задачи/оповещения/вопросы ровно до того момента как задача будет выполнена. Именно в этом состоит собранность.
Понятно что в ходе её выполнения может оказаться, что выделенного времени недостаточно. Причин по которым это происходит может быть несколько:
- время на выполнение задачи запланировано ошибочно. Объективно требуется больше времени
- времени было выделено достаточно, но я закопался в деталях, игнорируя принцип Парето. То есть вместо выполнения 20% действий для достижения 80% результата я стал заниматься перфекционизмом и потратил гораздо больше времени, в итоге стараясь достичь 100% выполнения задачи. Это характерно для меня и я стараюсь это отмечать и избегать этого
Здесь стоит отметить что не всегда просто отличить одну ситуацию от другой. Приобрести мастерство их различения - тоже одна из моих целей при прохождении данной резидентуры. И собранность в моём представлении состоит в том числе и в умении расставить приоритеты и понимать когда стоит остановиться и зафиксировать результат таким какой он есть.
Проблема обычно в том что есть задачи где нельзя сделать 80% работы, нужны именно 100%. Нельзя провести хирургическую операцию на 80%, пациент умрёт. Но при этом навести порядок в комнате на 80% - это вполне ок. Важно научиться в своей деятельности отличать хирургические операции от наведения порядка. Надеюсь, у меня получится.
Что касается собранности моих коллег - к ним это относится в той же мере что и ко мне. Среди них есть разные по характеру и степени организации люди. Есть те кто давно серьёзно подходит к планированию своей деятельности, и на кого я могу только равняться в этом. И есть те кто действует в большей степени ситуативно, реагируя на фактически сложившиеся обстоятельства и перенося возможно более важные дела на потом ввиду возникающих сейчас срочных (с их точки зрения) задач. Моя роль как руководителя в этой ситуации - точно расставлять приоритеты и стараться минимизировать наличие таких ситуаций, когда сотрудники будут принимать неверные решения в приоритезации задач.
Касательно важных задач в течение рабочего времени. Бывают разные ситуации, моё рабочее время не на 100% зависит от моих собственных планов, и поэтому иногда его приходится оперативно перепланировать.
- Если это перепланирование приводит к занятию слотов под выполнение важных задач чем-то более срочным - их выполнение приходится смещать либо на более позднее время, либо на другие дни.
- При этом бывают и такие дни где запас по времени есть, и в итоге увеличивать продолжительность рабочего дня для их выполнения не приходится даже при наличии вклинившихся срочных дел.
- Ну и разумеется иногда случаются дни когда всё идёт по плану и удаётся выполнить в срок всё что запланировано.
Если рассматривать разделение рабочих дней на такие три категории - я бы условно разделил их в пропорции 50/30/20.
Если заглянуть в мой трекер, то в нём можно увидеть несколько десятков незавершённых задач. Самая старая из них датируется 2023 годом, то есть ей около 3 лет.
При этом отмечу, что в моём трекере отмечены в том числе задачи, выполнение которых не нужно срочно, а вполне допустимо “по случаю”. И такие задачи время от времени выполняются. Буквально в прошлые выходные одна из них (потавленная пару лет назад) была выполнена, что принесло мне определённое удовлетворение, при этом сам факт её наличия эти пару лет никак меня не беспокоил так как я просто знал что она “ждёт своего часа”.
Говоря о задачах моей команды, могу сказать что самые долготерпящие из них висят в бэклоге около полугода. Здесь должен поблагодарить тех из коллег кто следит за его, бэклога, наполнением, и не позволяет задачам задерживаться в нём слишком долго - мы либо совместно решаем что задача неактуальна, либо всё же находится время как-то её закрыть. Всего задач висит на текущий момент несколько десятков, но как минимум часть из них - регулярные, возникающие автоматически раз в неделю/месяц, ну и часть - то что прорабатывается более длительное время и имеет скорее характер проектов чем задач. Тут уж вопрос к нашему инструменту тасктрекинга (битрикс24) и тому как мы его используем (в силу внутренней структуры иногда удобнее небольшой проект завести как задачу).
Из важных и недостаточно активно решаемых проблем нашей компании я бы сейчас выделил недостаточно активные продажи. Мы предпринимаем определённые шаги для их увеличения на протяжении последних полугода (формирование портрета идеального клиента ICP, описание нашего УТП для них, определение оптимальных методов для поиска контактов сотрудников подходящих под описание ICP компаний и методов взаимодействия с ними для активизации наших продаж), но пока результаты этих шагов недостаточны для достижения целевых показателей. Этот проект в работе компании у меня сейчас в приоритете (ну кроме процесса поддержания операционной деятельности, в рамках которого у меня есть обязанности которые я выполняю каждый рабочий день).
Исходя из этого текста - следовало бы определить собранность как сконцентрированность на решении проблемы недостаточного объёма продаж (чего пока не происходит, значит собранность в этой части недостаточная), и на поддержании операционной деятельности (в которой проблем на мой взгляд не возникает и тут я делаю достаточно, как и моя команда).
Вывод - следует больше внимания уделять решению вопроса с продажами, чем и планирую заняться в ближайшее время.