Кейс: Управление работой по подготовке вебинара через экзокортекс
В рамках внедрения принципа «не делаю ничего, что не записано в экзокортексе», провёл эксперимент при подготовке очередного вебинара по ИИ в среду.
Мой экзокортекс: Заметки + Google Calendar (иногда доски в Trello)
Срок наблюдения: неделя до и день вебинара(описываю опыт+наблюдение).
Как вел работу:
Весь план подготовки (сценарий ивента, презентации, рассылки, взаимодействие со спикером и командой) - был заранее расписан в экзокортексе отдельными задачами.
Всё, что появлялось внезапно (перенос времени встреч/звонков, просьба от спикера внести изменения, неожиданный вопрос от участников/пожелания от руководителя, форс-мажор в платформе pruffme) - сразу фиксировалось как отдельная задача и отмечалось временем выполнения.
Очередь задач поддерживал в Заметках и Google Calendar(иногда доски в Trello). Работы, которые возникали “по ходу”, вносил сразу же, прежде чем приступить к их выполнению.
Результаты наблюдения (за 3 рабочих дня до вебинара + день проведения):
Запланированные задачи: 16 (подготовка слайдов, созвон со спикером, рассылка приглашений, проверка оборудования, технический прогон, оформление постов для анонса).
Выполнено по плану: 12 задач.
Стихийные (неплановые) задачи: 7 (срочные корректировки презентации по просьбе спикера, создание доп. гугл-формы по фидбеку, срочный вопрос по оплате+согласование бухгалтерии, добавление экстренной информации в рассылку, техническое устранение сбоя и пр.).
Время на плановые задачи: 9,5 часов.
Время на стихийные задачи: 2,5 часа.
Итого:
Общая загрузка -12 часов,
Плановая нагрузка -79% (9,5 ч)
Стихийная - 21% (2,5 ч)
Выводы и рекомендации
Большинство времени удалось удержать на плановых задачах, но стихийные работы всё равно возникали (и это нормально).
Планирую закрепить практику: любая работа - только после фиксации в экзокортексе. Раз в день провожу рефлексию по итогам: что получилось по плану, а что пришлось подхватывать на лету и почему.
p.s. Буду рад обратной связи от коллег -кто внедрял экзокортекс и учёт работ в своей команде? Какой результат? Какие ловушки встретили? Чем пользуетесь?