Удивился. Способен работать больше, чем думал. Продуктовое время почти 2 часа каждый день плюс инвестиционное почти 3 часа. Пять часов отличный результат для такого лентяя как я! ))
Расчет личной рабочей мощности
Цель: осознать, сколько часов в день вы реально продуктивно работаете, и перестать планировать больше, чем вы можете выполнить. Увидеть разрыв между вашим «представлением» о том, как вы работаете, и «реальностью» по данным объективного контроля.
После того, как вы выполните задание сами, его можно дать вашим сотрудникам, чтобы они тоже увидели разницу для себя.
Предварительная подготовка
Выберите экзокортекс, в котором будете считать мощность. Можете ли вы начать делать это легко и быстро? Удобно ли будет поддерживать расчет регулярно?
Создайте шаблон (табличку) для заполнения
Там уже есть
Попробуйте прописать метод расчетов: как распределяете время по категориям?
Критерии для определения категории:
- для чего реально использовалось время (должна была быть работа над задачей, но был скроллинг соцсетей = лишняя)
- какова польза от проведенного времени? (если стоит встреча, но реальной пользы от нее ни вам, ни вашей команде, ни вашим коллегам нет, и можно было бы встречу не проводить или заменить вас отчетом – то время не относим к продуктивному или инвестиционному)
Начинаю использовать тегирование для постфактум распределения времени: продуктивное (текучка по идущим проектам, использование существующих систем), инвестиционное (развитие себя и бизнеса, создание/обновление систем), быт (работы по дому, надо додумать), досуг (профилактика и восстановление сил). Продукт, развитие, быт, досуг, лишнее, непонятное. Спорные категории. Прежде всего, потому что быт это тоже продуктовое время, а досуг близок к инвестиционному. Ну ок.
Пришлите вашу табличку и ваше описание категорий времени ДО сбора информации по неделе целиком (попробовали прописать методику и прогнать по ней вчерашний/сегодняшний день – прислали). Обмениваемся минимальными рабочими продуктами, чтобы быстрее получить обратную связь.
Чек-лист выполнения
Выделите всю деятельность, которая относится к минимальному техобслуживанию организма: сон (8 часов), еда (обычная, не ужин в ресторане с друзьями), душ и так далее. Вычесть все это время из расчетов рабочей мощности/полного рабочего времени/work capacity (это около 10-14 часов в день).
Выделил. ТО занимает в среднем 10 часов в день!
Выделите время на досуг и быт, «досуговую мощность»: время отдыха, развлечений, занятий спортом, домом. Включите сюда все, что позволяет восстановить силы и обустроить среду вокруг вас. Это «время на досуг и быт». Оно не используется для того, чтобы заткнуть дыры в расписании (кроме как в случаях форс-мажоров вида «попал в больницу»).
С этим всё в порядке. Около часа каждый день и резкие всплески на выходных до 6 часов. В среднем по 2 часа в день
Выделите инвестиционное время/инвестиционную мощность: время обучения, занятий вашим личным проектом, повышением квалификации, попыткой реализовать новую интересную возможность. На работе это может быть время, которое вы или ваша команда инвестирует в получение сложных для контакта, но крупных клиентов («китов»). Это «инвестиционное время», которую можно использовать, если не хватает времени на реализацию рабочих продуктов до дедлайна.
Выделил по часу каждый день, но пока нестабильно. Есть провалы, два дня вообще не занимался
Выделите необязательные встречи по работе, по итогам которых не принимаются решения, работу в качестве «справочного бюро» для коллег (не обратная связь или делегирование, а думание за сотрудников). Это «лишнее время»/лишняя мощность, которую надо будет регулярно минимизировать / убирать из расписания.
Серьёзные потери в “лишнем времени”. 20 часов в неделю, почти по 4-5 часов
Выделить время, в которое непосредственно выполняются рабочие дела, стратегирование и так далее. Это «продуктивное время»/продуктивная мощность (обычно около 3-7 часов в день, у большинства примерно 4-5).
Считайте бюджет времени/рабочую мощность в течение недели (7 дней, включая выходные), чтобы определить, что у вас реально происходит. Ориентируйтесь не на свои представления о том, что вы делали, а на временны́е метки из экзокортекса. Например, история браузера покажет, реально ли вы выполняли задачу, или смотрели видео на YouTube. Не пытайтесь считать слишком точно: точности в 15 – 30 минут для первой грубой оценки достаточно. Важно получить первую грубую оценку, которую вы при желании можете уточнить, а не сделать идеально.
Приложите результат к задаче (в виде файла / скриншота / снимка) и напишите выводы по распределению времени.
Опубликуйте результат в клубе МИМ: https://systemsworld.club/
Расчет мощности можно выполнять с некоторой периодичностью (например, раз в квартал) или постоянно (поставить привычку).
В разделе 5 вы будете использовать эти расчеты для того, чтобы определиться с «лишними» занятиями, которые нужно убрать из вашего расписания.
Опубликуйте ответы из этого задания в Клубе