Инфраструктура заметок и управления информацией по проектам
"Чеклист организации сессий рабочего развития. Соответствие
Памятка по факторам работоспособности, п.3 Текущая нагрузка"
Заставил посмотреть свою систему управления очередями заданий и логистикой кусочков информации по проектам и задачам рабочим и личным.
Мне всегда казалось, что у меня достаточно простая низкоуровневая dumb и robust система работы с рабочей информацией пока не взглянул на нее со стороны, пока выполнял очередное упражнение по РР.
Что есть сейчас в качестве рабочего инструмента:
- Фреймворк: org-mode::Приложение
- Интерфейс: Emacs::Приложение
Так как работаю на нескольких физических устройствах мне необходимо держать одинаковый инструментарий вне зависимости от текущего рабочего места (за которым работаю в моменте).
На каждом рабочем месте мне необходимо одинаковое рабочее окружение и его поведение.
Меняться могут только обрабатываемые данные (рабочие данные, личные данные) - файлы с заметками, данными и информацией.
Основной формат данных - текст.
Текст - универсальный формат который может быть открыт с высокой вероятностью практически на любом устройстве.
Ведется работа:
- с данными и c информацией, а не с ее представлениями,
- с информацией на уровне raw-text, способами как с text.
Могут быть нюансы с кодировками. Но не существует универсального варианта который одинаково хорошо себя показывает во всех сценариях использования и при этом еще и удобный.
Текстовые заметки хранятся на диске ПК в одной папке, чтобы не расползались по ПК.
Информация собирается или в большие файлы с заметками или в отдельные заметки по какой-то теме.
Любая заметка может стать задачей по мере необходимости или стать чек-листом.
Задачи в процессе обработки могут двигаться по такому графу состояний:
- INBOX → NEXT → ВРАБОТЕ → СОГЛАСОВАНИЕ → ОЖИДАНИЕ → ЗАМОРОЖЕНО → ВЫПОЛНЕНО → ОТМЕНЕНО
между которыми возможны произвольные переходы до того момента как задача считается окончательно завешенной.
И то не факт, что не может быть переоткрыта повторно.
Отдельные состояния задачи для обозначения контейнера с задачами:
- PRJ
Конфигурация рабочего окружения для каждой отдельной заметки может быть локальной и содержаться в самой заметке (каждая заметка может иметь свои собственные внутренние настройки поведения которое учитывается системой - влияет на поведение системы). Конфигурация заметки управляет поведением фреймворка.
Фреймворк исполняется редактором Емакс.
Емакс настраивается собственным локальным файлом конфигурации. Емакс на каждой машине настраивается отдельно. Там где есть возможность выхода в открытый “нефильтрованный” интернет для доступа в репозиторий, там обновление библиотек и Фреймворков выполняется быстро, там где нет такой возможности - пакеты и библиотеке доставляются вручную, по мере такой необходимости.
Есть виртуальный “Inbox”.
Мета-сущность “Inbox” нужна для сбора любых входящих по всем возможным жизненным и рабочим вопросам.
“Inbox” реализуется следующими устройствами и приложениями:
- ПК-рабочий:
- Корп почта::Приложение + Скайп::Приложение
- Ручной ввод с клавиатуры (вариант приложения Емакс::Приложение, Блокнот::Приложение, Ворд::Приложение, Ексель::Приложение)
- Мобильный телефон
- Заметки на телефоне::Приложение
- Telegram::Приложение группа inbox
- Почта в РФ-сегменте::Приложение
- Фото::Приложение
- Заметки для org-mode::Приложение
- wahatsapp::Приложение
- Заметки Google Keep::Приложение
- Почта Google::Приложение
- Календарь Google::Приложение
- Задачи Google::Приложение
- ПК-домашний 1 и 2:
- Почта личная в РФ-сегменте
- Почта Google::Приложение
- Telegram::Приложение Группа Inbox
- Ручной ввод с клавиатуры (вариант приложения Емакс::Приложение, Блокнот::Приложение, Ворд::Приложение, Ексель::Приложение)
- Аналоговые заметки (в любом месте)
- Рукописная заметка в блокноте, листе бумаги любым пишущим прибором
- Голосовая запись (Диктофон::Приложение, Заметки Google Keep::Приложение)
Не использую плотно облачные решения.
Облака использую лишь в части обмена тяжелыми файлами между своими устройствами, которые не пролезают в почту.
Сейчас с обменом файлами умеренного объема справляется и Телеграмм.
Инфраструктура должна быть устойчива к тому, что любая часть приложений может просто отвалиться по независимым от меня причинам. Это, в основном, относится к внешним сервисам - например, полностью ляжет Телеграмм и надо будет искать альтернативу мессенджеру. Работоспособность инфраструктуры не должна при этом значительно пострадать.
Домашние ПК соединены домашним облаком, чтобы можно было некоторые данные положить в одно физическое место, а далее редактировать с разных рабочих мест и не возиться с разными версиями одного файла.
При этом практически их любого места любая часть информации может переместиться в любое место в формате текста (копипаста).
С изображениями сложнее, но они редко используются в чистом, необработанном виде. В основном, из изображений извлекается текстовая информация и складывается справочники в которых ее потом можно достаточно надежно найти за приемлемое время.
Почти все инструменты умеют приемлемо искать по тексту.
Некоторые умеют искать по произвольному набору символов (искомые символы не обязательно должны находится в начале слова, не обязательно должны идти подряд, в том же порядке в каком вводятся)
Для повышения надежности поиска заметки можно обогащать ключевыми словами (теги, хештеги). Так как в моменте добавить тег очень просто, а через год искать по размеченным заметкам проще.
Корпоративный клиент почты используется как:
- Таск-лист рабочих задач
- База знаний по проектам и событиям по проектам
- Используется свой собственный список задач интегрированный с календарем и письмами
- Календарь
Почта дает относительно высокие гарантии доставки напоминаний о задачах, событиях при условии что эта информация была заранее внесена в систему, в объеме достаточном, чтобы напоминание было самодостаточным по своей содержательности.
И такой набор программ и приложений получился при условии что сам себя отношу к “техно-реалистам” и стараюсь минимизировать количество приложений для работы с информацией и заметками.
Минимизация количества мест где может храниться информация снижает фрагментацию личной базы знаний и справочников, с которыми ведется работа.
Таким образом снижаются затраты времени и сил:
- на поддержку инфраструктуры,
- на поиск информации - я знаю все места, куда может попасть информация, и если в этих местах она не находится, значит ее у меня с высокой долей вероятности нет, или она мимо меня не проходила.
Такой подход:
- работает по принципу - “Не записано - значит этого не было”
- снижает нагрузку на голову
- повышает скорость отклика и скорость принятия решений