Как вернуть упорядоченность в делах?

Как бы хорошо не был спланирован день, объективные причины будут вносить в него корректировки. Нам приходится отвлекаться от выполнения запланированных задач, что приводит к росту неудовлетворенности – задачи не выполнены, «время тратится впустую», сроки сдачи рабочих продуктов сдвигаются. В определенный момент это приводит к срыву, а в дальнейшем – к выгоранию.
Особенно часто такие ситуации возникают в профессиональной деятельности, когда в нескольких проектах выполняются разные роли и возникает необходимость выполнения срочных задач.
Например: есть три проекта в которые мы вовлечены. В первом проекте мы выполняем роль проектировщика, во втором – сметчика, а в третьем – руководителя проекта. При составлении плана работ на день у нас есть тайм-слоты участия в каждом проекте и сформированы задачи, которые мы должны выполнить. Однако, при выполнении работ по первому проекту, нам приходит срочный запрос с ограничением по времени из третьего и отложить его выполнение невозможно. Мы вынуждены обработать запрос, а потом вернуться к выполнению прерванной задачи.
Работа в таком ритме приводит к быстрому истощению – постоянно меняется фокус внимания, необходимо держать в памяти что и как делалось и что нужно сделать.
Выходом из такой ситуации является наполнение тайм-слотов чек-листами. Каждая из задач в тайм-слоте разбивается на элементарные и понятные задачи, которые не требуют длительного выполнения и долгой фокусировки внимания. Параллельно с этим для каждого пункта чек-листа составляется заметка, содержащая ключевую информацию.
У такого подхода есть один недостаток – он требует времени для планирования и предварительной проработки задач.
Однако преимущества такого подхода перевешивают его:

  • устраняются неопределенности при выполнении задач;
  • сокращается время на выполнение задачи;
  • использование заметок позволяет вести журнал проекта (фиксируются все события и действия по проекту, что позволяет минимизировать разночтения и разногласия между участниками проекта);
  • при переключении на срочные задачи из смежных проектов не возникает неудовлетворенности, так как выполнение основной задачи не требует высокой степени собранности.
    Очень важно использовать не исчезающие заметки, а постоянные (например: заметки в карточке проекта в Trello).

Виталий, отличный пост, спасибо!

Действительно, практики функциональной декомпозиции задач и составления чек-листов очень помогают продвигать рабочие продукты и избавиться от этого неприятного ощущения “день прошел, много что делал, но ничего не сделано”.

Отлично, что у вас практики прижились! Планирование при их использовании действительно занимает больше времени, но это с лихвой компенсируется сокращением времени на непосредственно выполнением работ. Те “хорошо подумать, прежде чем делать” оказывается быстрее по итогу, чем “сразу бросаться делать”. Это достаточно контринтутивно, как и мышление письмом или медленное чтение с заметками (кажется, что записывать идеи долго, читать вдумчиво тоже, но по факту скорость обработки идей и внедрения их в жизнь оказывается куда выше при выполнении “медленных” практик).

Анна, спасибо.