Этот пост — итоговое эссе по результатам прохождения резидентуры R1 мастерской инженеров-менеджеров. В нём я опишу метод работы, который использую при планировании и ведении проектов.
Целевая система
Любая моя деятельность начинается с определения целевой системы. Иногда её описание фиксируется в документах, а иногда удерживается в памяти. Такое определение помогает осознать пользу, которую деятельность приносит реальному миру.
Осознание этой пользы мотивирует работать и становится основой для конструктивных договорённостей с другими людьми. Целевая система также служит проверкой полезности любой деятельности: если работа не влияет на целевую систему, возможно, её не стоит выполнять.
Проекты
С целевыми системами связаны проекты — действия, направленные на изменения в определённый срок. При описании проектов и работ помогает заземление — мыслительный приём, при котором с помощью воображения моделируется реальная ситуация, стоящая за абстрактным описанием. Заземление позволяет проверить, насколько рассуждения адекватны действительности.
В начале проекта я включаю этап предварительной подготовки. На этом этапе происходит сбор необходимой информации, моделирование успешного завершения проекта, а также планирование работ и ресурсов.
Проекты ведутся в двух системах: личном экзокортексе и корпоративном. Для рабочих проектов основная информация хранится в корпоративном экзокортексе, а в личном остаются только ссылки и вспомогательные материалы.
Предварительная подготовка и заземление используются практически в любой деятельности, а не только в проектах.
Задачи
Проекты декомпозируются на задачи. По сути, задачи — это те же проекты, но с меньшим сроком исполнения и меньшими требованиями к ресурсам. Результаты задач становятся частью результатов проекта.
Определение результата происходит на этапе предварительной подготовки — как для проекта в целом, так и для отдельных задач и актов работы.
Задачи также ведутся в двух системах по аналогии с проектами. Однако существуют задачи, отражённые только в личном экзокортексе. Например, я фиксирую консультации коллег в чатах и на встречах. В корпоративной системе такой формат учёта пока не принят.
Работы
Задачи декомпозируются ещё детальнее — до отдельных актов работы, которые я могу физически выполнить самостоятельно. Такие работы планируются только в личном экзокортексе.
Например, задача может занимать шесть часов и иметь результат в виде технического задания. Однако я не могу работать шесть часов подряд без снижения эффективности, поэтому задача разбивается на отдельные работы с промежуточными результатами:
- функциональная схема — 1 час;
- варианты реализации — 1 час;
- выбор и обоснование решения — 2 часа;
- вторая версия по результатам ревью — 1 час;
- буфер — 1 час.
В корпоративном экзокортексе пока не принят настолько детальный учёт времени. Кроме того, этот подход для меня ещё новый и пока не готов к тиражированию.
Планирование
Основной горизонт моего планирования — неделя. У меня есть:
- 20 часов на продуктивную работу;
- 10 часов на «влёты»;
- 10 часов на непредвиденные задачи.
На неделю я планирую рабочие продукты, которыми буду заниматься. Я знаю свои слоты продуктивности: два до обеда, один после обеда и один вечером. В начале каждого дня я распределяю работы по этим слотам. Связанные работы внутри задач, при наличии свободных слотов, планируются последовательно.
Бывают дни с большим количеством встреч, поэтому заранее детально распланировать неделю практически невозможно. Из-за этого ежедневное планирование строится вокруг очереди задач — приоритизированного списка того, что необходимо выполнить. Если приоритетные задачи требуют больше времени, остальные могут откладываться.
Между встречами иногда появляются большие временные окна, и я начал экспериментировать с продолжительной сфокусированной работой. В некоторых случаях удавалось работать в потоке до двух с половиной часов.
Хронометраж
В конце дня и недели я фиксирую фактически выполненную работу. По сути, запланированные задачи постепенно становятся отражением реальной деятельности. План детализируется до состояния фактического описания работы.
Пока я не сравниваю план и факт напрямую. На моём уровне детализации такой учёт оказался бы слишком дорогим с точки зрения времени и усилий, особенно для задач продолжительностью около часа.
В конце дня и недели я оцениваю выполнение плана: анализирую, на что ушло время, насколько эффективно оно использовалось и насколько близки приоритетные задачи к завершению.
Также я выявляю лишние работы, которые можно исключить или оптимизировать. Некоторые задачи, потерявшие актуальность, переношу на более поздний срок.
По итогам анализа я могу скорректировать план или запланировать изменения в подходе к работе. Часть изменений внедряется сразу, по мере необходимости.
Ведение хронометража и анализ выполненной работы позволяют мне равномернее распределять нагрузку и спокойнее организовывать деятельность.
Язык
Отдельная область, которую я пока только начинаю осваивать, — это выделение языков коммуникации. В сложных проектах с большим количеством участников важно выбирать язык общения и язык документации.
Приходится учитывать адресатов и выбирать формы описания, которые будут для них понятны и полезны.
Именно такие описания становятся результатами задач и работ, определяемых на этапе предварительной подготовки.
Метод
При планировании результатов проектов, задач и работ приходится думать не только о результате, но и о способе его достижения.
Например, часть документов можно подготовить самостоятельно, а часть — с использованием ИИ. В таких случаях происходит выбор и оценка доступных ресурсов.
Как архитектор, я много работаю с архитектурными решениями как результатом деятельности. Поэтому для меня важно не только создавать решения, но и выстраивать более эффективные способы их разработки.
В рамках обучения мне удалось создать первую версию подхода к работе с архитектурными решениями. Такая документация помогает ускорять работу и совершенствовать сами методы проектирования.
Результат обучения
Главный результат обучения для меня — уверенное понимание основ операционного менеджмента. Я наконец разобрался со смыслом очередей проектов и задач, понял, как повышать производительность работы и как организовывать эффективный учёт деятельности.
Сейчас у меня настроена собственная система учёта работы, и я понимаю, что такое эффективная организация деятельности. При необходимости я могу выстроить аналогичный подход и для команды.